1. Genel olarak

4734 sayılı Kanunun 29/I maddesinde “İlân yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. Değişiklik yapılması zorunlu olursa, bunu gerektiren sebep ve zorunluluklar bir tutanakla tespit edilerek önceki ilânlar geçersiz sayılır ve iş yeniden aynı şekilde ilân olunur.” hükmü yer almaktadır. Anılan hüküm gereğince, ilan yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. İhale dokümanında değişiklik yapılması zorunlu olursa, kural olarak bunu gerektiren sebep ve zorunluluklar bir tutanakla tespit edilerek önceki ilanlar geçersiz sayılır ve iş yeniden aynı şekilde ilan olunur.

Ancak ihale dokümanında değişiklik yapılması zorunluluğu her zaman önceki ilanların geçersiz sayılarak işin yeniden ilan edilmesini gerektirmez. Bunu dikkate alan kanun koyucu,  Kanunun 29/II maddesinde ilan yapıldıktan sonra, tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksikliklerin idarece tespit edilmesi veya isteklilerce yazılı olarak bildirilmesi halinde, ihale dokümanında zeyilname (yazılı ilave veya ek anlamına gelmektedir.) ile değişiklik yapılabilmesine imkan tanımıştır.

İstekli olabilecek veya aday sıfatını haiz olmayan kişilerin de ihale dokümanında değişiklik yapılması talebiyle idareye dilekçe vermesi mümkün olup, idarenin bu çerçevede kendiliğinden zeyilname yapması da mümkündür.

2. Zeyilnameye konu olabilecek hususlar

Sadece tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksiklikler zeyilname ile değiştirilebilecektir. Buna göre, zeyilname üç durumda söz konusu olur:

Maddi hatalar: İhale dokümanında 1 tonluk kamyon yerine sehven 10 tonluk yazılmış olması gibi.

Teknik hatalar: Teknik şartnamede inşa edilecek binada PVC doğrama yapılacağı yazılacakken, yanlışlıkla ahşap doğrama yapılacağı yazılmış olması gibi.

Teknik eksiklikler: İhale dokümanı kapsamındaki uygulama projesinin eksik verilmiş olması gibi.

İhale dokümanının kendi içinde yer alan tutarsızlıkları da zeyilname ile değiştirilebilir.

3. İlana yansımış bir hususun zeyilname ile değiştirilip değiştirilemeyeceği

İlana yansımış olan bir hususun sadece zeyilname ile değiştirilmesi mümkün değildir. Örneğin, idari şartnamede ve ilanda fiyat farkı verilmeyeceği belirtilmiş iken, sadece zeyilname düzenlenerek fiyat farkı verileceği yönünde idari şartnamede değişiklik yapılamaz. Zira, ortada ilana yansımış bir düzenleme söz konusudur.

Aynı şekilde, ilana yansıyan hususlara (yeterlik kriterleri vb.) ilişkin olarak da sadece zeyilname ile değişiklik yapılamaz. İlana yansıyan hususlara ilişkin olarak mutlaka düzeltme ilanı yapılmalıdır. Zira, ilana yansıyan hususlar işletmelerin ihaleye katılıp katılmama noktasındaki tercihlerini etkileyebilecek niteliktedir ve mutlaka düzeltme ilanı yapmak suretiyle giderilmelidir. Söz gelimi, ilanda kalite yönetim sistem belgesi istenmişken, bu husustan vazgeçilmesi durumunda zeyilname düzenlenmesi yeterli olmayacaktır, mutlaka düzeltme ilanı da yayımlanmalıdır.

Tereddüt konusu olabilecek husus; ihale ilanında yer verilmesi zorunlu olmayan bir düzenlemeye ilanda yer verilmiş olması ve daha sonra bu düzenlemede değişikliğe gidilmesine karar verilmesi durumunda sadece zeyilname ile yetinilmesi ve düzeltme ilanı yapılmaması mevzuata uygun mudur?

Kanaatimizce, ilanda yer verilmesi zorunlu olmamakla birlikte, söz konusu husus ilanı okuyanlar açısından teklif verilmesini veya hazırlanmasını etkileyebilecek nitelikte ise, sadece zeyilname ile yetinilmesi doğru olmayacaktır.

4. Zeyilnamenin süresi ve yapılış usulü

İhaleye teklif verecek isteklilerin teklif fiyatlarını etkileyebilecek nitelikte bir belge olan zeyilname hangi kurallara uyularak yapılacaktır?

Kanunun 29. maddesinde “yapılan bu değişikliklere ilişkin ihale dokümanının bağlayıcı bir parçası olan zeyilnamenin, son teklif verme gününden en az 10 gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ihale dokümanı alanların tamamına gönderileceği” ifade edilmiştir. Zeyilnamede yer alan hususların ihale dokümanı alanlara maddede öngörülen süre içerisinde bildirilmesi önem taşımaktadır, zira zeyilnamede yer alan hususlar teklif hazırlamasını etkileyebilir mahiyettedir.

Zeyilnameye ilişkin olarak Kamu İhale Kurumu tarafından yayımlanmış bir standart form bulunmamakla birlikte, zeyilnamede ihale kayıt numarası, idarenin adı, değiştirilen düzenlemenin önceki ve sonraki hali belirtilmelidir.

Zeyilname düzenlemenin hazırlanacak teklifleri etkileyebilir olması karşısında kanun koyucu teklifini zeyilname ile getirilen düzenlemeden önce vermiş olan isteklilere tekliflerini geri çekerek yeniden teklif verme hakkı da tanımıştır. (4734 sayılı Kanun m. 29/II)

5. Zeyilname ile ihale tarihinin ertelenmesi

4734 sayılı Kanuna göre ihale tarihinin zeyilname ile ertelenmesi iki durumda mümkündür:

a) Kanunun 29. maddesine göre hata veya eksikliğin idare tarafından kendiliğinden tespit edilmesi veya isteklilerce yazılı olarak bildirilmesi.

b) Kanunun 55. maddesine göre idareye şikayet başvurusu üzerine.

Bu başlık altında esasen Kanunun 29. maddesine göre hata veya eksikliğin idare tarafından kendiliğinden tespit edilmesi veya isteklilerce yazılı olarak bildirilmesi halinde düzenlenecek zeyilname ile ihale tarihinin ertelenmesi hakkında açıklamalar yapılmıştır.

Kanun koyucu “zeyilname ile yapılan değişikliklerin nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, ihale tarihi bir defaya mahsus olmak üzere en fazla yirmi gün zeyilname ile ertelenebileceğini” hüküm altına alarak, idareye ihale tarihini öteleme imkanı vermiş ve isteklilerin tekliflerini daha sağlıklı hazırlamalarına fırsat tanımıştır. Düzenlemeden anlaşılacağı üzere, idare ihale tarihini en fazla 20 güne kadar ve sadece bir kere erteleyebilecektir. İdarenin ihale tarihini söz gelimi 8 gün erteledikten sonra 20 gün içinde kalsa dahi tekrar ertelemesi mümkün değildir. Dolayısıyla, idarelerin istekli olabileceklerin tekliflerini hazırlayabilmelerine imkan verecek ölçüde uzun bir süre belirlemesi uygun olacaktır. Diğer taraftan yeni ihale tarihi,  zeyilnamenin 10 gün önce istekli olabileceklere bildirilmesine imkan sağlayacak şekilde belirlenmelidir.

Zeyilnamenin son teklif verme gününden en az 10 gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ihale dokümanı alanların tamamına gönderileceği düzenlemesi karşısında, idarenin son teklif verme gününden önceki 10 gün içinde Kanunun 29. maddesine göre zeyilname ile hiçbir şekilde değişiklik yapamayacağı, artık bu hakkın kullanılamayacağı söylenebilir mi?

Öncelikle belirtmek gerekir ki, kural olarak Kanunun 29. maddesine göre ihale tarihinden önceki 10 gün içerisinde zeyilname ile değişiklik yapılamaz. Ancak ihale tarihinden önceki 10 gün içinde kalsa dahi idarenin ihale tarihini ertelemek, başka bir ifadeyle ötelemek suretiyle zeyilname ile değişiklik yapma hakkına kavuşabileceğini düşünüyoruz. Zira, ihale tarihinin ertelenmesi durumunda esas alınacak tarihin yeni ihale tarihi olduğu ve buna göre değerlendirme yapılması gerektiği kanaatindeyiz. Örneğin, ihale tarihinin 20.08.2014 olarak belirlendiği ve ihale tarihinden 4 gün önce idarece zeyilname yapılması gereğinin farkına varıldığını düşünelim. Kanaatimizce, idare bu durumda yeni ihale tarihi ile zeyilnamenin tebliğ tarihi arasında en az 10 gün kalmasını sağlayacak şekilde zeyilname yapabilecektir. Yeni ihale tarihinin esas alınmasında hiçbir sakınca yoktur, zira önemli olan isteklilere tekliflerini hazırlayabilmeleri için gerekli olan süreyi tanımaktır.

Diğer taraftan, henüz idareden hiç ihale dokümanı teslim alınmamışsa, ihale tarihine 10 günden az süre kalmış olsa bile, idare tarafından kendiliğinden zeyilname yapılabilecektir ve bu konuda herhangi bir tereddüt bulunmamaktadır.

6. Zeyilname ile ihale tarihinin ertelenmesi durumunda ihale dokümanının satılması

Zeyilname ile ihale tarihinin ötelenmesi durumunda ihale dokümanı satılmaya devam edilecektir. Aksi durum, 4734 sayılı Kanunun temel ilkeleriyle çelişir. Buna göre, ihale tarihinin ertelendiği durumda, yeni ihale tarih ve saatine kadar doküman satın almak isteyenlerin bu taleplerinin idare tarafından karşılanması gerekmektedir.

Zeyilname ile ihale tarihinin değiştirilmesi durumunda, yeni ihale tarih ve saatine kadar ihale dokümanı EKAP üzerinden indirilebilmektedir. 

7. İlan süresi asgari 7 gün olan ihalelerde zeyilname yapılması

Zeyilnamenin doküman satın alanlara ihale tarihinden 10 gün önce tebliğ edilmiş olması zorunluluğu karşısında, ihale tarihinden en az 7 gün önce ilan yayımlanmasının zorunlu olduğu ihalelerde (Kanun m.13/b-1) zeyilname düzenlenmesi fiilen imkansızdır. Ancak, bu durumun iki istisnası bulunmaktadır. Birinci istisna, ilanın zorunluluk olmamasına rağmen en az 10 gün öncesinden yayımlanması, ikinci istisna ise henüz idareden hiç ihale dokümanı satın alınmamış olmasıdır. İlan süresi asgari 7 gün olan ihalelerde, sadece bu iki istisnai durumda Kanunda öngörülen diğer şartlar yerine getirilerek zeyilname yapılması mümkün hale gelmektedir. İlana yansıyan düzenlemelerde (yeterlik kriterleri vb.) sadece zeyilname ile değişiklik yapılamaz, bu durumda mutlaka düzeltme ilanı da yayımlanmalıdır.

Diğer taraftan, her ne kadar anılan ihalelerde zeyilnameyi en az 10 gün öncesinde tebliğ etmek işin tutarıyla pek denk gözükmese de, Kanunun en az 10 gün öncesinde tebliğ zorunluluğuna ilişkin ayrım yapmamış olması karşısında, en azından yukarıda belirtilen şekilde ihale tarihi ertelenerek ihale işlemlerine devam edilebileceğini düşünmekteyiz.

8. Zeyilnamenin EKAP’a kaydedilmesi ve bildirilmesi 

İdare tarafından zeyilname yapılması durumunda, düzenlenen zeyilnamenin aynı gün EKAP’a kaydedilmesi gerekmektedir. EİUY’nin 17/I maddesinde bu durum “İhale veya ön yeterlik dokümanında, ilgili uygulama yönetmeliğinde belirlenen esaslara uygun olarak değişiklik yapılması gerekirse, bu değişikliklere ilişkin zeyilname aynı gün EKAP’a kaydedilir ve daha önceden dokümanı satın alanlara bildirilir.” şeklinde ifade edilmiştir.

Zeyilnamenin EKAP üzerinden görülmesi ve indirilmesi mümkün olmakla birlikte, daha önceden doküman almış olanların zeyilnameden hangi yöntemle haberdar edileceğine ilişkin bir yukarıda yer verilen düzenlemede bir açıklık bulunmamaktadır. Şu an için, doküman EKAP üzerinden indirilmiş olsa dahi bu kişilere zeyilnamenin EKAP üzerinden gönderilmesi şeklinde bir uygulama söz konusu değildir. Dolayısıyla, idarenin zeyilnameyi doküman satın alınırken kabul edilmiş tebligat yöntemi (iadeli taahhütlü posta, faks veya elektronik posta) esas alınarak bildirilmesi gerekmektedir.

İHALE HUKUKUNA İLİŞKİN TÜM SORUNLARINIZA YÖNELİK DANIŞMANLARIMIZLA HER ZAMAN GÖRÜŞEBİLİRSİNİZ. 0 535 645 00 20 HEMEN ARAYIN