YEMEK İHALELERİNDE KAMU ZARARI RİSKİ

Kamu kurum ve kuruluşları tarafından yemek sunumu, kendi yemekhanesinde kendi personeli ile hizmet sunma, kendi yemekhanesinde hizmet alımı yöntemiyle hizmet sunma ve ticket usulü de diyebileceğimiz personele verilen kartlarla bu hizmeti sunma gibi usullerle gerçekleştirilmektedir.

Belli bir süre ile ihale edilen yemek ihalelerinde, ihale süresi boyunca belli adet yemek sunumunu yüklenen firmanın, yemek sayısına sözleşme süresinden önce ulaşması ve yemek bedeline dahil olan yemek malzemesi dışındaki, işçilik, yemeklerin kurumun başka binalarına taşınması gibi giderlerden kaynaklanan maliyet unsurlarının akıbeti bir risk unsuru olarak düşünülmelidir. İdarelerin görevi ihaleyi sözleşme süresi ve bedeline sadık olarak yürütmektir. Bu iki unsurdaki sapmanın başka değişkenleri de etkileyebileceği unutulmamalıdır.

Belirli bir zaman içinde sunulacak yemek adedine göre birim fiyat üzerinden çıkılan ihalelerde, sözleşmede öngörülen süre sonrasında iş artışı kapsamında %20 oranında artışın aynı fiyattan verilebileceğini ifade etmek mümkündür. Özellikle ihalenin yapıldığı zamanda elde edilen birim fiyatın sözleşmenin bittiği tarihte yenilenecek ihalede oluşacak yeni fiyattan daha düşük olma ihtimali de düşünüldüğünde kamu yararına olacağı düşünülen iş artışının verilmesi hukuken de sorunsuz bir idari işlemdir.

Ancak süresinden önce biten yemek adedi için iş artışı verilip bunun da aynı fiyattan verilmesi acaba kamu yararı mı sağlamaktadır? Yoksa kamu yararının aksine kamu zararına mı neden olunmaktadır? Analizde bu konu detayı ile ele alınacaktır.

Konuya İlişkin Örnek Uygulama

Örneğe İlişkin Sözel ve Sayısal Veriler

Bir üniversitemiz memur personeli ve öğrencileri için 24 aylık yemek ihalesine çıkmış olsun. Yemeğin birim bedeli ihale sonrası 9 TL olarak belirlenen bu ihalede 24 ay boyunca verilmesi istenilen yemek adedi toplam 2.000.000 adet olarak tespit edilmiş olsun. Yani 24 ayda 9 TL birim fiyattan 2.000.000 adet yemek üzerinden 18.000.000 TL bedelli bir sözleşme akdedilmiş olsun.

İdarenin yemekhanesinde yüklenici firma personeli tarafından hazırlanan yemeğin hazırlanması, servis edilmesi, bulaşıklarının yıkanması, mekanın temizliği ve üniversitenin değişik fakültelerine dağıtımı da firma uhdesinde olsun. Çünkü yemek ihalelerinin önemli kısmı bu şekilde yapılmaktadır.

Bu ihalede verilmesi düşünülen yemek adedi olan 2.000.000 adet yemeğe 18. ayda ulaşıldığını düşünelim. İdare, personel ve öğrencilerin mağdur olmaması için 4735 sayılı Kamu İhale Kanununun 24. maddesinde yer alan “birim fiyat teklif almak suretiyle ihale edilen mal ve hizmet alımlarıyla yapım işleri sözleşmelerinde ise % 20 'sine kadar oran dahilinde, süre hariç sözleşme ve ihale dokümanındaki hükümler çerçevesinde aynı yükleniciye yaptırılabilir.” hükmüne dayanarak birim fiyat olan 9 TL’den %20 iş artışı yaparak 400.000 adet daha yemeği aynı yükleniciden almaya devam etmek istemektedir. Yani 400.000 adet daha yemeği yine 9 TL den almaya devam etmek istemekte ve bunu da 18. Ay ile 24 ay arasında yapmak istemektedir. Ancak verilen %20 iş artışının da 21. ayın sonunda bittiğini ve son üç ay iş artışı ile bile yemek verme imkânı olmayan bir ihale uygulamasını inceleyelim.

24 aylık ihalenin süresi bittikten sonra %20 iş artışının aynı fiyattan verilmesinde sorun görmediğimizi yukarıda ifade ettikten sonra, sözleşmedeki süreden önce biten iş için verilecek iş artışının aynı fiyattan olmaması gerektiğini de ifade etmek gerekir.

Şöyle ki, yemek hazırlanması, sunumu ve dağıtımı kapsamında ana kalemler olarak üç maliyet unsurundan bahsedebiliriz ki bu hesaplama idarenin yaklaşık maliyetinde yer almalıdır. Ancak idare bir şekilde hazırlamamış olsa bile iş artışı esnasında bunun hazırlanması gerekir. Maliyet unsurları olarak örneğin yaklaşık maliyetin 10 TL olduğu hesaplamada

Yemek malzemelerinin bedeli……………………………………………………..5 TL

Yemek hazırlayacak, bulaşık yıkayacak, servis yapacak vs personel bedeli……..3 TL

Yemeğin dağıtımıyla ilgili araçların yakıt ve personel gideri…………………….2 TL

Olmak üzere üç temel maliyet çeşidinden oluşan bir tablonun karşımıza çıktığını varsayalım.

Sözleşme kapsamında personel ve araç artışını gerektirecek bir süre uzatımı olmadığı halde sadece yemek malzemesindeki artıştan dolayı birim fiyatın aynen artırılması personel ve araç giderleri için ikinci defa bedel ödenerek kamu zararına sebep olacaktır. Zira yüklenici firma belli sayıdaki personeli ki onun sayısını da zaten idare ihale öncesi şartnamelerinde asgari sayıda belli etmiştir. Personeli ve aracı 24 ay boyunca üniversite bünyesinde çalıştıracağını taahhüt eden yükleniciye 18. ay ile 21. ay arasında birim yemek maliyeti içinde yer alan personel ve araç giderinin düşülerek yeni fiyat oluşturulması veya hesaplanabiliyorsa bunlar düşülerek fiyatın yenilenmesi gerekmektedir.

Örneğimize dönecek olursak 10 TL yaklaşık maliyetli bu işte %10 kırım olduğunu ve işin sözleşme birim fiyatının 9 TL olduğunu kabul edelim. Her bir maliyet unsurunun fiyatını %10 düştüğümüzde

Yemek malzemelerinin bedeli……………………………………………………..4,5 TL

Yemek hazırlayacak, bulaşık yıkayacak, servis yapacak vs personel bedeli……..2,7 TL

Yemeğin dağıtımıyla ilgili araçların yakıt ve personel gideri…………………….1,8 TL

Olmak üzere 9 TL olan sözleşme fiyatından 2,7 TL personel ve 1,8 TL olan dağıtım giderleri düşerek 4,5 den verilmesi gerekir. Söz konusu işlemle ilgili olarak idare ile yüklenici arasında yeni birim fiyat düzenlemesi yapılması gerekmektedir.

Aksi halde sözleşme birim fiyatı içerisindeki 4,5 TL mükerrer ödemeden dolayı kamu zararı ortaya çıkabilecektir.

24 aylık ihalede 18.ayda biten yemek adedi için %20 iş artışı kapsamındaki miktar için sözleşmedeki bedelle iş artışı yapılmamalı kamu zararına sebep olunmamalıdır.

18.ay ile 21. ay arasındaki %20 iş artış miktarı olan 400.000 adedin personel ve dağıtım giderleri düştükten sonra kalan bedel olan 4,5 TL üzerinden yapılabileceği düşünülmektedir. Ayrıca iş artış sınırının bitirilmesi sonucu iş artışı da yapılamayacak olan 21. Ay ile 24. Ay arasındaki personel ve dağıtım giderlerinin yükleniciye verildiği ancak bunun karşılığında hizmet alınmadığı için ayrıca kamu zararı oluşturacağı düşünülmektedir. Çünkü istekliler ihale öncesi işin 24 ay süreceğini düşündükleri için personeline 24 ay ücret sigorta vb giderleri yapacağını dağıtım giderlerini de aynı şekilde 24 üzerinden ödeyeceğini düşünerek birim yemek maliyetini hesap etmektedirler.

Sonuç

24 aylık yemek ihalesinin 18. ayda yemek adedine ulaşılması sonucu %20 iş artışı verilmesiyle 21.aya ötelenmesi sonucu; 18.ay ile 21. ay arasındaki 3 ayda personel ve dağıtım giderlerinin düşülmesi gerektiği, 21. ay ile 24. ay arasındaki 3 ay da ise iş artışı yapılamayıp iş de yapılmadığı halde bu aylara ilişkin personel ve dağıtım giderlerinin de daha önceden ödendiği öngörülerek yapılan ödemelerdeki personel ve dağıtım giderlerinin de kamu zararı oluşturacağı düşünülmektedir.