Yapım İşlerinde Yer Teslimi ve Sonrasında Yaşanan Sorunlar ile Yer Teslimi Sonrası İşin Yapı Sürecine Yönelik Değerlendirmeler

Sözleşme ve Yer Tesliminde Çıkabilecek Sorunlar ve Çözümleri

Yer tesliminden önce ihale sınırları içerisinde kalan yapıların, yer altı-yerüstü enerji hatlarının ve diğer işin başlamasını engelleyecek unsurların ortadan kaldırılmış olması fiili başlamayı eken hale getirir.

Kamu İhale Kanununun62 nci maddesinin (a) bendinde ödeneklerle ilgiliolarak ifade “birden fazla yılı kapsayan ilerle ilgili olarak ilk yıl için öngörülen ödenek proje maliyetinin %10’undan az olamaz ve başlangıçta daha sonraki yıllar için programlanmış olan ödenek dilimleri sonraki yıllarda azaltılamaz” şeklindedir. İfadeden de anlaşılacağı gibi sonraki yılların ödeneğinin nasıl karşılanacağı açık değildir. Bu yüzden ödenek garantisi sağlanamazsa yürütülmesi zorlaşacak olan anahtar teslimi götürü bedel işlerin ödeneklerine yönelik Kamu İhale Kanununda net ibarelerin olduğu düzenlemeler yapılmalıdır.

Sözleşme türünün seçimi, uygulamada yaşanan en önemli problemlerden birisi olarak karşımıza çıkmaktadır. Örneğin güçlendirme işlerinin götürü bedel ihale türüyle yapılması, yapım aşamasında ortaya çıkabilecek proje değişikliklerinin uygulanamamasına neden olabilmektedir. İhale öncesi uygulama projelerinin oluşturulması neredeyse imkânsız yapım işlerinin (özellikle onarım ve güçlendirme gibi), Anahtar Teslimi Götürü Bedel sözleme ile yapılması oldukça zor olmakla birlikte uygulamada idare ile yüklenici arasında hukuki ihtilafların doğmasına sebebiyet vermektedir. Kamu İhale Kanununun 62 nci maddesinin (c) bendinde “Yapım işlerinde arsa temin edilmeden, mülkiyet, kamulaştırma ve gerekli hallerde imar işlemleri tamamlanmadan ve uygulama projeleri yapılmadan ihaleye çıkılamaz. İhale konusu yapım işinin özgün nitelikte ve karmaşık olması nedeniyle teknik ve malî özelliklerinin gerekli olan netlikte belirlenemediği durumlarda ön veya kesin proje üzerinden ihaleye çıkılabilir. Uygulama projesi bulunan yapım işlerinde anahtar teslimi götürü bedel teklif alınmak suretiyle ihale yapılması zorunludur. Ancak, doğal afetler nedeniyle uygulama projesi yapılması için yeterli sürebulunmayan yapım işlerinde ön veya kesin proje üzerinden, her türlü onarım işleri ile işin yapımı sırasında belli aşamalarda arazi ve zemin etütleri gerekmesi veya uygulamada imar ve güzergâh değişikliklerinin muhtemel olması nedenleriyle ihaleden önce uygulama projesi yapılamayan, bina işleri hariç, yapım ilerinde ise kesin proje üzerinden ihaleye çıkılabilir. Bu işlerin uygulama projesi yapılabilen kısımlar için anahtar teslimi götürü bedel, uygulama projesi yapılamayan kısımlarda ise her bir kalem iş için birim fiyat teklif almak suretiyle ihale yapılabilir.” ifadesi mevcuttur. Ancak madde içerisinde yer alan “bina işleri hariç” cümlesi, “bina içerisinde yapılan her türlü yapım işi anahtar teslimi Götürü Bedel sözleme usulü ile ihale edilmelidir” şeklinde yorumlanmaktadır. Bu ifade yeni yapılan binalar için elverişli olmakla birlikte, özellikle faal durumda bulunan ve ihale öncesi yeterli incelemenin, dolayısıyla uygulama projesinin yapılmasının imkânsız olduğu bina türü yapılarda anlamını yitirmektedir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun ikincil mevzuatı olan Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin, Yaklaşık Maliyet hesabına esas miktarların tespiti balıklı 8. maddesinin uygulama projesi yapılamayan onarım ileri balıklı “e” bendine göre: “Uygulama projesi yapılması mümkün olmayan onarım işlerinde, hazırlanan rölevelere dayalı olarak düzenlenen mahal listeleri ve metrajlara göre yaklaşık maliyet hesaplanır.” Buradan anlaşılacağı üzere, uygulama projesi yapılamayan onarım işleri söz konusudur. Bu tür onarım işlerinin Anahtar Teslimi Götürü Bedel İhale edilmek zorunda kalınması esasında Kanunun ruhuna da terstir. Özellikle güçlendirme ve güçlendirmeye bağlı onarım ileri Teklif Birim Fiyat ihale edilebilmelidir. Bunun en önemli sebebi; fiili olarak yıkım söküm işlemi yapılmadan yapının strüktürünün tam olarak ortaya konulamaması, dolayısıyla uygulama projesi yapılmasının imkânsızlığıdır.

Sonuç itibariyle özellikle ihale öncesi uygulama projelerinin yapılmasının imkânsız olduğu, güçlendirme ve onarım işlerinde Kamu İhale Kanunu ve ikincil mevzuatında düzenleme yapılarak Teklif Birim Fiyat sözleme usulüne göre ihale yapılabilmesinin önü açılmalıdır. Kamu İhale Kanununun 62 inci maddesinin (c) bendi içerisinde yer alan “Yapım işlerinde arsa temin edilmeden, mülkiyet, kamulaştırma ve gerekli hallerde imar işlemleri tamamlanmadan ve uygulama projeleri yapılmadan ihaleye çıkılamaz” ibaresinin uygulamada idareler tarafından ihlâl edildiği, aynı şekilde Kamu İhale Kanununda belirtilen süreler uyulmaksızın idarelerin sözleme imzaladığı yapılan analizler neticesinde tespit edilmiştir. İdarelerin söz konusu durumlara yönelmelerinin mevcut bürokrasi yoğunluğunu azaltmak olduğu düşünüldüğünde ihale süreçleri ilgili tüm sürelerin yeniden gözden geçirilmesinin uygun olacağı görüşü tekrar gündeme gelmektedir. Konu ile ilgili olarak değinilmesi gereken diğer bir mevzu ise idarelerin sözleşmeleri daha erken imzalamak için aldıkları ivedilik kararlarıdır. Alınan ivedilik kararlarının uygulamalarda uyuşmazlıklara yol açtığı gözlemlenmiştir. Ortaya çıkan uyuşmazlıkların giderilmesi için ivedilik kararlarının hangi artlarda alınacağını net bir şekilde öngören yeni bir düzenleme yapılmalı veya ivedilik kararı alımı uygulamasından vazgeçilmelidir.

Yer teslimindeki gecikmeler;

Tip sözleşmelerinin “işe başlama ve bitirme tarihi, gecikme halinde alınacak cezalar” başlıkları 3. maddesinde sözleşmenin imzalanmasından, Sayıştay tesciline tabi işlerde tescilin yükleniciye bildirilmesinden sonraki 5 gün içinde yer tesliminin yapılması öngörülmektedir. Bayındırlık İşleri Genel Şartnamesi’nin 4. maddesinde bu sürede gecikmenin işin tamamlanması etkisi göz önüne alınarak yükleyiciye yalnızca süre uzatımı verilebileceği açıklanmaktadır.

Çoğu kez işyeri teslimindeki gecikmelere idarenin zamanında inşaat ruhsatı almaması, jeolojik incelemelerin yeterli derecede yapılmamış olmaması, inşaat yerinin henüz kamulaştırılmamış olması, başka bir yükleyici işinin bitmesinin beklenmesi gibi faktörler neden olmaktadır. Uygulamada kısmi yada şartlı işyeri teslimleriyle de karşılaşılmaktadır. Yer teslim tutanağında eksikliklerin neler olduğu ve işin gidişatını ne ölçüde etkilediği açıkça belirtilmektedir. Tutanağı şartsız imzalayan yükleyiciye yer teslimi noksansız yapılmış sayılır. İş yeri teslimi yöresel iklim ve fen noktasından çalışılmayacak bir döneme rastlıyorsa, bu dönem sonuna kadar her hangi bir gecik-menin olmadığı düşünülmelidir.

Yer tesliminin hiç yapılamayacak olması yükleyiciye sözleşmeyi bozma hakkı vermekte, diğer durumlarda ise süre uzatımı talep hakkı doğmaktadır.

Yer Teslimi Sonrası İş Yapılma Süreci

İnşaat sektörü, sanayi dalları içindeki en karmaşık sektördür. Girdiler ve çıktılar her İnşaat türünde değişiklik gösterir, işin her aşamasında girdiler ve çıktılar değişir. Şantiye kurulur, sistem kurulur ve sonrasında iş sonu sistem dağıtılır. Her şantiye kurulumunda yeni bir fabrika sistemi kurulur ve sonrasında fabrika kapatılır.

İnşaat İşlerinde personel sürekliliğini sağlamak çok zordur. Gerek şantiyelerde, gerekse Merkez Ofiste personel sürekliliğini sağlamak için harcanan maddi manevi çabalar boşa gider. Uzun süreli çalışan personel ise “vazgeçilmez” eleman haline gelir ki bu da başka bir tehlike oluşturur. Bu elemanı elinde tutmak için ortaya konacak maddi/manevi çabaya rağmen bile bu Personel’ in yuvadan uzaklaşma ihtimali her zaman vardır. “Vazgeçilmez” elemanın yuvayı terk etmesi sonrası firma zarar görür, toparlanması zaman alır.

Burada gerekli olan “Şahsa Endeksli” iş yapmak yerine, Sistem Taşlarına Endeksli iş yapmaktır. Sistemdeki bir çarkın değiştirilmesi sonrası eski çarkın yerine getirilen çark, diğer çarklar tarafından yönlendirilebilmelidir. Bu durumda sisteme yeni katılan dişlinin uyumu, işi öğrenmesi ve sisteme katkısı çok çabuk olacaktır.

Sistemin şahıslar yerine Sistemin oluşturduğu çarklara bağlı çalışmasının temini yerleşik düzen ile sınaî üretim yapan bir tesiste kolay olmakla birlikte inşaat gibi bir meslek grubunda oldukça zordur. Buradaki anahtar, Merkez Ofisi bir fabrika gibi çalıştırabilmektir.

Taşeron sözleşmeleri; fiyat teklifi alınmasında, iş alma ve fiyat verme sürecinde “İstekli Müteahhit” olan firma, taşeronuna karşı işverendir ve masanın diğer tarafındaki gibi davranmalıdır. Her taşeronla yapılacak anlaşma, detayları ile birlikte yazıya dökülmeli, sözleşme hazırlanmalıdır. Sözleşmenin ekine, iş miktarı, mali konular, işin süresi, idari konular vb. yazılmalı, proje vb. dokümanlar eklenmelidir. Taşeron ihalesi için Sözleşme Taslağı, projelere göre Keşif ve Fiyat Teklifi Şablonu hazırlığından sonra İhale süreci, pazarlık ve karar aşamalarıyla meydana çıkar. Sözleşme ve eklerini hazırlarken iş programının önemi bilinmeli ve bu hazırlıklar ile sözleşme imzalanmalıdır.

İş programı genellikle müteahhit ve taşeronlar tarafından önemsenmemekte ve bu yüzden tüm birimlerince benimsenmemektedir. İş programının geçici bir idari doküman olduğu ve işin sahada yapıldığı düşünülmektedir. Ancak sahada yapılan işin masada planlandığı ve kuruşlandırıldığı gerçeğini görmemektedirler. İnsanoğlu aniden ortaya çıkan bir durumda sağlıklı karar veremeyebilir. Bu yüzden İş Programları detayları ile hazırlanmalı ve tüm satın alma, ekip organizasyonu gibi planlamalar bu doğrultuda yapılmalıdır. Doğru bir planlama ile ekip-ekipman optimizasyonu ve minimum stok maliyeti sağlanmış olur.

İş başında, kaynaklı, detaylı, gerçekçi bir iş programının hazırlanması da tüm kaynaklar, metrajlar, birim fiyatlar girilecektir. İş boyunca güncellenecek program bu olacaktır. Bu program idareye verilmemekte birlikte bazen bu programın yardımıyla ortaya çıkan tablo yada grafikler idare ile paylaşılabilir.

İdare için Resmi İş Programının ekleriyle birlikte hazırlanması, taşeronlar için hazırlanan iş programı sadeleştirilerek ve isteğe bağlı revizyon edilerek hazırlanır.

Malzeme temini, stoklanması ve sarfiyatının iş programına uygun projeye dayalı olarak hazırlanması müteahhit firmanın karına olacaktır.

Ekip ve ekipman programı yapılarak hem öz ekip-ekipmanlar hem de taşeron ekip ve ekipmanları planlanır. Ekiplerin boş kalmaması ya da iş programına göre işi aksatması engellenir.

Nakit akışının düzenli yapılması için işin başında yapılan Nakit Akış Tablosu sürekli olarak yeni donelere göre güncellenmelidir. Hakedişler, idare ödemeleri, taşeron ödemeleri vb. tüm akışlar gösterilmelidir.

En az haftada bir iş programının, ekipman ve malzeme programıyla birlikte güncellenmesi ve planlanan, gerçekleşen işin her döneminde karşılaştırılmalı ve daha önce yapılan tahminlerin gerçekçiliği değerlendirilerek ileriye dönük tahminlerde revizyon gerekliliği irdelenmelidir.

Satın alma; satın alma faaliyetleri mutlaka sahadan gelen net bilgilerle desteklenmelidir. İmalatları seviyesi ile birlikte stok durumları ve programları satın alma ya aktarılmalıdır. Malzeme tedarik programı ise satın almadan gelen karar ve önceliklere göre oluşturulmalı ve satın almaya bildirilmelidir. İş programından malzeme ihtiyaç takviminin oluşturulması, malzeme satın alma planının oluşturulması, malzeme tedarik firmalarının zamanında kararlaştırılıp sözleşme imzalanması ve ihale için düşünülen fiyat ile gerçekleşen fiyatın karşılaştırılması daima müteahhitfirmanın yararına olacaktır. Mali yönetim; şantiyelerin mali yönetimleri muhasebe, stok raporlarının toplanması ve gözden geçirilmesi, merkez ile şantiye pursantajlarının günlük olarak takibi ve demirbaş listesinin güncelleştirilmesiyle mümkün olacaktır.

Ekip ve ekipman verimi; ekip ve ekipman kapasiteleri doğru değerlendirilmeli ve iş programından gelen bilgilere göre performansları sorgulanmalıdır. Ekip ve ekipman optimizasyonu direk olarak ekip ve ekipman maliyetlerini etkilemektedir. Firma ekipmanı ile taşeron ekipmanları ayrımı, ekip, ekipman verim raporu, maliyeti ve benzeri işlerle karşılaştırılması iş performansını artıracaktır.

İmalât takibi; üstte listelenen tüm standartların takibi ve revizyonu için olmazsa olmaz bir standarttır. Esas olarak imalat takibi yapılmayan bir işin hakedişinin yapılamayacağını düşündüğümüzde zaten tüm firmaların imalat takibini yaptığını görürüz. Taşeron takibi, hakedişler, iş programı revizyonu ve takibi, malzeme programları, ekip ve ekipman performansları, planlamasının temel donesi imalat takibidir. Olması gereken anlık olarak tüm detayları ile her imalatın seviyesini, fiziksel ve parasal olarak taşeron detayı ile birlikte mahallere kadar bilebilmektir ancak İşin büyüklüğüne, kadroya ve idare yapısına bağlı olarak bu standart yumuşatılabilir. İmalat takibinin detay oranı her işe bağlı olarak farklı olarak seçilmeli ve bu doğrultuda tespit sistemi geliştirilmelidir. İş Programına bağlı olarak hedefler sahaya aktarılmalı ve aktarma esnasındaki geri dönüşleri değerlendirilmelidir. Sahadan gelen net imalat seviyesi bilgilerine göre İş Programı güncellenmelidir. Tüm şantiyelerin imalat seviyesi detaylı ve özet olarak hesaplanabilmeli ve merkez ofise raporlanabilmelidir. Haftada bir iş programının revizyonu ile birlikte olması gereken seviye Gerçekçi İş Programına ve İdari İş Programına göre kıyaslanmalı ve durum masaya yatırılmalıdır. Haftalık toplantıların ana gündem maddesi imalat seviyesi ve iş programına göre durumdur. İş programının optimum olarak kullanılması ile birlikte işin sonu için hangi imalatların kritik hatta olduğu, gecikme ihtimalinin hangi imalatlar için büyük olduğu ortaya çıkar ve bu donelerle birlikte erken önlem alınır.

Hakediş; aslında işin kasasıdır, ancak, firmalar hakedişe muhasebeye verilen önemden çok daha az bir özen gösterirler. Hakedişin doğru olması zaten olmazsa olmaz bir gerekliliktir. Bundan sonraki aşama ise hakedişin en kısa zamanda yapılmasıdır. Doğru kurulan bir sistemde hakedişin çıkarılması için çaba harcamaya gerek kalmaz. Hakediş bir formaliteden öteye gitmez. İş sonu değerlendirme; veri bankasından alınacak teklife konan işçilik, malzeme, ekipmankira, amortisman vb. giderlerin karşılaştırılması, kar–zarar hesabı ve planlanan ile karşılaştırılması, ekip, taşeron performans değerlendirmeleri ile yapılır. Hazırlanacak raporlar (taşeron raporlama, resmi raporlama, günlük firma raporlaması, haftalık iş programı raporlaması, aylık resimli raporlama) yapılan işin değerlendirilmesi ve sonraki ihaleler için yol gösterici olacaktır.

Kaynak: AYAZ, Yüksel; 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa Göre İlgili Yüklenicinin İhaleye Girişi, Yapım Süreci ve Çıkabilecek Sorunlara Çözüm Önerileri, Karadeniz Teknik Üniversitesi, Fen Bilimleri Enstitüsü, İnşaat Mühendisliği Anabilim Dalı, 2012