Yüklenicinin belli bir dönemde yaptığı işler ile ihzarattan doğan alacakları, kesin ödeme niteliğinde olmamak ve kazanılmış hak teşkil etmemek üzere geçici hakediş raporlarıyla kendisine ödenir. Kesin hakediş raporu ise yüklenici ile olan hesabın nihai anlamda kesilmesi niteliğindedir.

Hakediş raporunun formatına ilişkin düzenlemeler Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde (MYHBY) yer almaktadır. Yönetmeliğin 7 ve 54 üncü maddelerinde Yapı, tesis ve onarım giderlerinin gerçekleştirilmesinde aranılacak belgeler belirtilmiş ve bu kapsamda ödeme belgesine bağlanması gereken hakediş raporunun bir örneği de Yönetmelik ekinde (Örnek:3) verilmiştir. Öte yandan, Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve Sosyal Güvenlik Kurumları Harcama Belgeleri Yönetmeliği eklerinde de aynı hakediş raporu örneği yer almaktadır.

GEÇİCİ HAKEDİŞ RAPORLARI

Geçici hakediş raporlarının düzenlenme esasları, hukuki niteliği, itirazların şekli ve hak düşürücü süreler sözleşme eki YİGŞ'nin 39 uncu maddesinde hükme bağlanmıştır.

1) Birim fiyat Esasına Göre Yaptırılan İşler

Geçici hakediş raporları yüklenicinin başvurusu üzerine, sözleşme veya eklerinde aksine bir hüküm bulunmadıkça her ayın ilk beş işgünü içinde düzenlenir. Yüklenici başvurmadığı takdirde idare, en çok üç ay içinde, tek taraflı olarak hakediş düzenleyebilir. Gelecek yıllara sari olmayan sözleşmelerde yaptırılan işler için, son hakediş raporu bütçe yılının sonuna rastlayan ayın yirminci günü düzenlenir.

Sözleşmeye ekli birim fiyat teklif cetvelinde yazılı veya sonradan düzenlenen yeni birim fiyatlar ile metrajlarından hesaplanan iş kalemi miktarlarının çarpımı üzerinden hesaplanan tutardan sözleşmedeki kayıtlara ve ilgili kanunlara göre yapılacak kesintiler de çıktıktan sonra, sözleşmenin ödemeye ilişkin hükümleri çerçevesinde kendisine ödenir.

İşe başlanıldığı tarihten itibaren meydana getirilen işler, yapı denetim görevlisi tarafından yüklenici veya vekili ile birlikte ölçülür ve bulunan miktarlar sözleşmedeki esaslara uygun olarak hakediş raporuna dahil edilir.

Yüklenicinin yaptığı işler ile ihzarattan doğan alacakları, metrajlara göre hesaplanarak sözleşme hükümleri uyarınca kesin ödeme niteliğinde olmamak ve kazanılmış hak sayılmamak üzere geçici hakediş raporları ile ödenir. Metrajlar, yeşil defter ve eklerinde gösterilir. Yüklenici, idarenin isteği halinde, kesin hesapları da yapı denetim görevlisinin denetimi altında işe paralel olarak yürütmek zorundadır. Bu halde, geçici hakediş raporlarının düzenlenmesinde, bitmiş iş kısımları için kesin metrajdaki miktarlar dikkate alınır.

İmalat bedellerinin hakediş raporlarına geçirilerek bedelinin ödenebilmesi için sözleşme ve ekleri ile fen ve sanat kurallarına uygun nitelikte olması gerekir.

Düzenlenen hakediş raporunun işleme konabilmesi için, yüklenici veya işbaşında bulunan vekili tarafından imzalanması gerekir. İki tarafça hazırlanmış bulunan geçici hakediş raporu, tahakkuk işlemi yapılıncaya kadar, yetkili makamlar tarafından düzeltilebilir. Ancak bu düzeltme sırasında eski rakam ve yazıların okunabilir şekilde çizilmiş olarak hakediş raporunda bulunması ve düzeltme yapan yetkililerin imzasını taşıması gereklidir.

Her hakediş tutarından, bir evvelki hakediş tutan çıkarıldıktan sonra kalan miktara idarece ilgili mevzuata göre hesaplanacak KDV eklendikten sonra bulunan miktardan sözleşmede yazılı kesintiler, varsa yüklenicinin idareye olan borçları ve cezalar ile kanunen alınması gereken vergiler kesilir. Hakediş raporu, yüklenici veya vekili tarafından imzalandığı tarihten başlamak üzere en geç sözleşmesinde yazılı sürenin sonunda, eğer sözleşmede bu hususta bir kayıt yoksa otuz gün içinde tahakkuka bağlanır, bu tarihten başlamak üzere on beş gün içinde de ödeme yapılır.

Yüklenici hakedişinin sözleşmede öngörülen sürede ödenememesi durumunda yüklenicinin idare aleyhine alacak davası açma ve gecikilen günler için faiz talebinde bulunma hakkı doğar.

Kesin hesabı yapılmayan imalat bedelinin %5^’inin idarece tutulması

Tip Sözleşmenin 30 uncu maddesine ait dip not hükmünde;

Birim fiyatlı sözleşmelerde;

• Düzenlenen hakedişlerde tamamlanmış, ancak kesin hesabı idareye verilmemiş imalatlara ait tutarların %5Mnin tutulacağı ve kesin hesaplar idare tarafından onaylanmadıkça bu tutarların ödenemeyeceği,
• Düzenlenen hakedişlerde tamamlanmış, ancak kesin hesabı idareye verilmemiş imalatlara ait tutarların %5'i tutarında teminat mektubu alınır ve kesin hesaplar idare tarafından onaylanmadıkça teminat mektubunun iade edilmeyeceği,

Seçeneklerinden birisi seçilerek madde metninin düzenleneceği ifade edilmiştir.

Düzenlemenin amacı, yükleniciyi düzenli olarak kesin hesapları çıkartmaya sevk etmek yanında, tamamlanan ancak kesin hesabı çıkarılmayan imalatlar bakımından idareyi emniyet altına almaktır.

2) Anahtar Teslimi Götürü Bedel Esasına Göre Yaptırılan İşler

Hakediş raporlarının imzalanma, düzeltme ve ödeme işlemleri ile yüklenicilerin yapacakları itirazların şekline ilişkin hususlar, birim fiyat esasına göre ödenen hakediş raporları ile aynıdır.

Hakediş raporları, ihale dokümanında öngörülen ilerleme yüzdeleri (pursantaj) üzerinden, YİGŞ'nde düzenlenen esaslar çerçevesinde ödenir.

İlerleme yüzdeleri (pursantaj oranları): Pursantaj; anahtar teslim götürü bedel ihale edilen yapım işlerinde ihale dokümanında gösterilen ve sözleşme bedelinin hangi fiziki gerçekleşmelere oranlı biçimde yükleniciye ödeneceğini gösteren ilerleme yüzdeleridir.

Pursantaj tablosu, ihaleden önce, işin yaklaşık maliyetine giren iş kalemlerinin toplam yaklaşık maliyet içerisindeki ağırlıkları esas alınarak hazırlanır ve ihale dokümanının bir parçası olarak isteklilere verilir. Pursantajın ayrıntılı biçimde ve yaklaşık maliyette yer alan tüm iş kalemlerini içerecek şekilde hazırlanması önemlidir.

Geçici kabul noksanlıkları için tutulan %3'lük tutar

Tip Sözleşmenin 30 uncu maddesine ait dip not hükmünde;

Anahtar teslimi götürü bedel sözleşmelerde;

• -Geçici kabul noksanlıkları için düzenlenen her hakedişte yapılan iş tutarının %3'üne karşılık gelen kısmı tutulur ve bu tutar, geçici kabul noksanı bulunmayan işlerde geçici kabul onay tarihinden sonra, geçici kabul noksanı bulunan işlerde bu eksikliklerin tamamlanmasını müteakip, geçici kabul tarihinden sonra yükleniciye ödeneceği, fiyat farkı ödenen işlerde bu tutarın sözleşme tarihinden itibaren aylık TEFE üzerinden güncelleştirilmek suretiyle kesileceği,
• -Geçici kabul noksanlıkları için düzenlenen her hakedişte yapılan iş tutarının %3'üne karşılık gelen kısmı karşılığında teminat mektubu alınacağı ve teminat mektubunun geçici kabul noksanı bulunmayan işlerde geçici kabul onay tarihinden sonra, geçici kabul noksanı bulunan işlerde bu eksikliklerin tamamlanmasını müteakip, geçici kabul tarihinden sonra yükleniciye iade edileceği, fiyat farkı ödenen işlerde teminat tutarının sözleşme tarihinden itibaren aylık TEFE üzerinden güncelleştirilmek suretiyle belirleneceği,

Seçeneklerinden birisi seçilerek madde metninin düzenleneceği ifade edilmiştir.

Yüklenicinin Geçici Hakediş Raporların İtirazı

YİGŞ hükümlerine göre, yüklenicinin geçici hakedişlere itirazı olduğu taktirde, karşı görüşlerinin neler olduğunu ve dayandığı gerekçeleri, idareye vereceği ve bir örneğini de hakkediş raporuna ekleyeceği dilekçesinde açıklaması ve hakkediş raporunun "idareye verdiğim ... tarihli dilekçemde ihtirazi kayıtla " cümlesini yazarak imzalaması gereklidir.

KESİN HAKEDİŞ RAPORU VE HESAP KESİLMESİ

Kesin hesapların hazırlanması ve kesin hakediş raporunun düzenlenmesine ilişkin esaslar YİGŞ'nin 40 ıncı maddesinde düzenlenmiştir.

Birim fiyat esaslı sözleşmelerde; işin geçici kabulü yapıldıktan sonra, kesin hakediş raporunun düzenlenmesine esas olacak kesin metraj ve hesapların tamamlanmasına başlanır. Kesin hakediş raporunun düzenlenmesinde geçici hakediş raporlarındaki rakamlara itibar edilmez ve kesin metraj ve hesaplar sonucunda bulunan miktarlar esas alınır.

Yapı denetim görevlisi, yüklenici veya vekili ile birlikte imzalanmış bulunan kesin metraj ve hesapları tamamlayıp, geçici kabul tarihinden başlamak üzere en çok altı ay içinde idareye teslim etmek zorundadır.

Kesin metraj ve hesapların düzenlenmesi sırasında yüklenici veya vekili, yapı denetim görevlisinin yazılı tebliğine rağmen hazır bulunmadığı takdirde, yapı denetim görevlisi hesaplan tek taraflı olarak hazırlar ve geçici kabul tarihinden başlamak üzere en çok altı ay içinde idareye teslim eder.

Anahtar teslimi götürü bedel sözleşmelerde; kesin hakediş raporu düzenlenmesine işin geçici kabulü yapıldıktan sonra başlanır ve sözleşme ve eklerinde öngörülen hükümler çerçevesinde kesin hesap işlemleri gerçekleştirilir.

Yüklenicinin kesin hesaplara itirazı varsa altmış günlük inceleme süresi içinde idareye yazılı olarak bildirmek zorundadır. Böyle yapmadığı takdirde kesin hesapla ilgili bütün belgeleri kayıtsız kabul etmiş sayılır ve bundan sonra bu hususta yapılacak herhangi bir itiraz dikkate alınmaz.

Yapı denetim görevlisi belirtilen süre içinde kesin hesapları idareye teslim etmediği takdirde, yüklenici kendi hazırladığı kesin hesapları idareye vererek incelenmesini ve onaylanmasını isteyebilir.

İdareler teslim aldıkları kesin hesapları, teslim tarihinden başlamak üzere en çok altı ay içinde inceleyip onaylarlar. Aksi halde yüklenici, varsa itirazlarında haklı sayılacağı gibi, işin kesin kabulü yapılmış olmak şartı ile kesin hakediş raporunun düzenlenmesini de isteyebilir.

Kesin hesapların ve kesin kabul tutanağının idarece onaylanmasından sonra, bunlara ilişkin onay tarihlerinin sonuncusundan başlamak üzere en çok otuz gün içinde, idarece onaylanmış kesin hesaplara dayalı olarak, yapı denetim görevlisi tarafından kesin hakediş raporu düzenlenir.

Hesap kesme işleminde, gerçekleştirilen bütün işlerin kesin hakediş raporuna geçirilen bedelinden iş sırasında geçici hakediş raporları ile ödenen miktarlar düşülür. Daha sonra 39 uncu maddede açıklanan geçici hakediş ödeme usulleri çerçevesinde, hakedişe yapılan ek ve kesintilerden sonra kalan tutar yükleniciye veya vekiline ödenir.

Hesap kesme işlemi sonucunda, yüklenici idareye borçlu kaldığı takdirde, borcu genel hükümlere göre tasfiye edilir.