1. Genel olarak

4734 sayılı Kanunun “Yaklaşık maliyet” başlıklı 9. maddesinde “Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce idarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Yaklaşık maliyete ihale ve ön yeterlik ilanlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmi ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz.” hükmü yer almaktadır.

Esasen “yaklaşık maliyet” ifadesi 4734 sayılı Kanuna, “tahmini (muhammen) bedel” ifadesi ise 2886 sayılı Kanuna ait olmakla birlikte, bu iki kavram birbirlerinin karşılığı niteliğindedirler. Her ne kadar söz konusu kavramlar aynı durumu ifade etmek için kullanılsalar da hesaplanma yöntemi açısından bazı farklılıklar içermektedir.

Yaklaşık maliyetin tespiti Kamu İhale Kanununun en önemli müesseselerinden biri olup, yapım işinin en uygun fiyatla gerçekleştirilmesi, yaklaşık maliyetin sağlıklı bir şekilde hesaplanmış olmasıyla doğrudan bağlantılıdır. Yaklaşık maliyetin sağlıklı bir şekilde tespit edilmeyip, piyasa rayiçlerinin çok altında hesaplandığı durumlarda, teklif fiyatlarının yaklaşık maliyetin üzerinde kalma ihtimali ortaya çıkacak, bu da ihalenin iptaline sebep olabilecektir. Aksi durumda, yani yaklaşık maliyetin piyasa rayicinin çok üzerinde belirlendiği durumda ise, aşırı düşük tekliflerin tespitinde yaklaşık maliyet önemli bir etken olduğundan, sağlıklı bir şekilde aşırı düşük teklifler belirlenemeyecektir.

Buna ilaveten, yaklaşık maliyet; ihale ilan ve kurallarının, yerli isteklilerle ilgili uygulamaların, istenecek belgelerin belirlenmesi, bütçenin programlanması gibi hususlarda da esas alınacaktır. Dolayısıyla, yaklaşık maliyetin sağlıklı bir şekilde belirlenmesi büyük önem arz etmektedir.

2. 2886 sayılı Devlet İhale Kanunundaki hesaplama yönteminden vazgeçilmesi

Öncelikle belirtmek gerekir ki, 4734 sayılı Kanun tahmini bedel esasına dayalı ihale sistemini, başka bir anlatımla isteklilerin idarece ilan edilen keşif bedelinden indirim yapmak suretiyle yaptıkları eksiltme yöntemini kaldırmıştır. Yeni sistemde yaklaşık maliyetin ilk oturuma kadar gizliliği kabul edilmiş ve isteklilerin yaklaşık maliyetten habersiz olarak teklif vermeleri öngörülmüştür.

Diğer taraftan, 4734 sayılı Kanun, yapım işlerinde 2886 sayılı Kanunda öngörülen ilgili idarelerce (Çevre ve Şehircilik Bakanlığı, Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü, Karayolları Genel Müdürlüğü vb.) saptanmış birim fiyatların uygulanması zorunluluğunu da ortadan kaldırmıştır.

Kanunun 9. maddesinin gerekçesinde de, uluslararası uygulamalarla tutarsızlık arz eden ve kamu otoritelerince belirlenen birim fiyatlara dayanılarak hazırlanması nedeniyle piyasa fiyatlarını gerçekçi bir şekilde yansıtmadığı görülen tahmini bedel esasına dayalı ihale sisteminden vazgeçilerek, sadece idarelerce bilinecek olan yaklaşık maliyetin tespit edilmesinin amaçlandığı, bu suretle kamu otoritelerince belirlenen birim fiyatlara dayalı olarak hazırlanan tahmini bedel üzerinden ihale yapılmasının sakıncalarını giderebilmek amacıyla, kamu otoritelerince belirlenen birim fiyatlara uyma zorunluluğunun kaldırıldığı, idarelerce yaklaşık maliyetin ayrıntılı fiyat araştırmaları yapılmak suretiyle gerçekçi olarak belirlenmesinin öngörüldüğü açıklamasına yer verilmiştir.

Gerçekten de kamu kuruluşlarınca saptanmış birim fiyatların genellikle piyasa fiyatlarının üzerinde olduğu genel kabul gören bir görüştür. Bu nedenle, yaklaşık maliyetin ayrıntılı fiyat araştırması yapılmak suretiyle gerçekçi bir şekilde belirlenmesini öngören 4734 sayılı Kanunun, kamu idarelerince belirlenen birim fiyatları idareler için bağlayıcı olmaktan çıkarması yerinde bir yaklaşımdır.  

3. Yaklaşık maliyetin tespiti

Yeni sistemde, ihaleye çıkarılacak bir yapım işinin yaklaşık maliyeti nasıl hesaplanacaktır ve bu noktada nelere dikkat edilmelidir?

Bu sorunun cevabına geçmeden önce bir hususun açıklanması gerekmektedir.  Yaklaşık maliyet, adı üzerinde yaklaşık, başka bir ifadeyle takribi bir parasal tutarı ifade etmektedir. Dolayısıyla, hangi şekilde hesaplanırsa hesaplansın her yaklaşık maliyetin az da olsa bir sapma payı içerdiği kabul edilmelidir. Bu nedenle, yaklaşık maliyetin doğruluğundan değil, olsa olsa piyasa fiyatlarına yakınlığından bahsetmek gerekir. Özellikle, birçok girdinin maliyet hesabının oluşturulmasında kullanıldığı yapım işlerinde bu durum daha belirgindir.

Yapım Yönetmeliğinin 8/I maddesinde, yaklaşık maliyetin, ihale onay belgesi düzenlenmeden önce Yönetmelikte belirlenen esas ve usullere göre miktarlar tespit edilerek ve fiyat araştırması yapılarak hesaplanacağı ve dayanakları ile birlikte bir hesap cetvelinde gösterileceği düzenlenmiştir. Bu çerçevede, yaklaşık maliyetin hesaplanmasında iki aşamanın söz konusu olduğu söylenebilir.

Miktarların tespiti

Piyasa rayiçlerinin tespiti

3.1. Yaklaşık maliyet hesabına esas miktarların tespiti

Bir yapım işinin yaklaşık maliyeti hesaplanırken, ilk olarak söz konusu iş kapsamındaki miktarların sağlıklı bir şekilde tespiti gereklidir. Şüphesiz miktarların sağlıklı bir şekilde tespit edilmemiş olması, hazırlanacak olan yaklaşık maliyet hesabını olumsuz etkileyecektir.

Bu çerçevede, Yapım Yönetmeliğinin 9. maddesinde belirtildiği üzere, yaklaşık maliyet hesabına esas miktarların tespiti için öncelikle aşağıda yer alan çalışmaların yapılması gereklidir:

3.1.1. Arazi ve zemin etüdünün yapılması

Uygulama projesi üzerinden anahtar teslimi götürü bedel teklif almak suretiyle ihale edilecek yapım işlerinde arazi ve zemin etüt çalışmalarının; ön ve/veya kesin proje üzerinden birim fiyat teklif almak suretiyle ihale edilecek yapım işlerinde ise, mümkün olan arazi ve zemin etüt çalışmalarının yapılmış olması zorunludur.

3.1.2. Proje zorunluluğu

Bina işlerinde uygulama projesi, diğer yapım işlerinin uygulama projesi yapılabilen kısımları için uygulama projesi, yapılamayan kısımları için kesin proje; doğal afetler nedeniyle uygulama projesi yapılması için yeterli süre bulunmayan yapım işlerinde ise, ön ve/veya kesin projenin hazırlanması ve yaklaşık maliyetin söz konusu projelere dayanılarak hesaplanması gerekir.

3.1.3. Mahal listesi hazırlanması

Ön, kesin veya uygulama projelerine dayalı olarak, yapım işinin bünyesindeki imalat kalemlerinin adını ve yapılacağı yerleri gösteren ve yaklaşık maliyetin hazırlanmasına esas teşkil eden mahal listesi hazırlanır.

3.1.4. Metraj listelerinin hazırlanması

İhale konusu yapım işine ait proje ve mahal listelerindeki ölçü ve tariflere göre işin bünyesine giren imalatların hangi kısımda ve ne miktarda yapılacağının belirlenmesi amacıyla;

Anahtar teslimi götürü bedel teklif almak suretiyle ihale edilecek yapım işlerinde iş kalemi ve/veya iş grubu,

Birim fiyat teklif almak suretiyle ihale edilecek yapım işlerinde ise iş kalemi şeklinde,

metraj listeleri düzenlenir.

3.1.5. Birim fiyat ve imalat tariflerinin hazırlanması

Ön ve/veya kesin projeye dayalı olarak birim fiyat teklif almak suretiyle ihale edilecek yapım işlerinde, idareler iş kaleminin adını, yapım şartlarını, ölçü şeklini, birimini, birim fiyata dahil ve hariç unsurları ihtilafa meydan vermeyecek biçimde teknik olarak açıklayan birim fiyat tarifleri hazırlar. Anahtar teslimi götürü bedel işlerde ise, uygulama projeleri ve mahal listelerine dayalı olarak imalat iş kalemleri veya iş gruplarının teknik tarif ve özellikleri belirlenir.

Yukarıda yer verilen aşamalar birbiriyle sıkı bir ilişki içerisinde olup, herhangi bir aşamadaki hata, eksiklik ve belirsizlik, diğer aşamayı olumsuz etkileyebilecek, dolayısıyla yaklaşık maliyet hesabı da bundan olumsuz etkilenebilecektir. Bu nedenle, tüm bu aşamaların sağlıklı bir şekilde gerçekleştirilmesi noktasında idaredeki teknik elemanlara önemli görevler düşmektedir.

3.2. Yaklaşık maliyet hesabına esas fiyat ve rayiçlerin tespiti

Yaklaşık maliyet hesabına esas miktarlar belirlendikten sonra, sıra fiyat tespitine gelmektedir. Acaba bu aşamada idarelerin hangi hususlara dikkat etmeleri ve nasıl bir yöntem uygulamaları gerekmektedir?

Yapım Yönetmeliğinin 10. maddesine göre;

“(1) İdarelerce, ihale konusu işin yaklaşık maliyetine ilişkin fiyat ve rayiçlerin tespitinde;

a) İhaleyi yapan idarenin daha önce gerçekleştirdiği, ihale konusu işe benzer nitelikteki işlerin sözleşmelerinde ortaya çıkan fiyatlar,

b) Kamu kurum ve kuruluşlarınca belirlenerek yayımlanmış birim fiyat ve rayiçler,

c) İlgili meslek odaları, üniversiteler veya benzeri kuruluşlarca belirlenerek yayımlanmış fiyat ve rayiçler,

ç) Yüklenici veya alt yüklenici olarak faaliyet gösteren, konusunda deneyimli kişi ve kuruluşlardan alınacak, ihale konusu işe benzer nitelikteki işlere ilişkin maliyetler,

d) İdarenin piyasa araştırmasına dayalı rayiç ve fiyat tespitleri,

esas alınır.

(2) İdareler, yaklaşık maliyete ilişkin fiyat ve rayiçlerin tespitinde (a), (b), (c), (ç) ve (d) bentlerinde belirtilen fiyat ve rayiçlerin birini, birkaçını veya tamamını herhangi bir öncelik sırası olmaksızın kullanabilirler.”

Söz konusu düzenlemeden çıkarılabilecek sonuçlar şunlardır:

İdareler yaklaşık maliyet hesaplarken kamu idarelerince (Çevre ve Şehircilik Bakanlığı, Karayolları, DSİ, İller Bankası vb.) belirlenmiş birim fiyatları kullanmak zorunda değildir.

Kamu kurum ve kuruluşlarınca belirlenmiş birim fiyatların bir kısmının piyasa rayiçlerini yansıtmadığı, başka bir ifadeyle piyasa rayiçlerinin üzerinde olduğu gerçeği dikkate alınarak 05.03.2009 tarihinden önce yürürlükte olan Yapım Yönetmeliğinin (eski) 9/II maddesinde “Kamu idarelerine ait yapı yaklaşık maliyetlerinin, birim fiyatların, rayiçlerin ve fiyat analizlerinin yapılacak iş veya iş kaleminin niteliğine uymadığı, işin yapım tekniği ile ilgili teknolojik aşamayı ve/veya gerçek piyasa rayiçlerini yansıtmadığı durumlarda, söz konusu fiyat ve analizler esas alınmaz, idarece yapılacak gerçekçi maliyet analiz ve tespitleri kullanılır” denilmekteydi. Ancak, söz konusu düzenlemeye 05.03.2009 tarihinde yürürlüğe giren Yapım Yönetmeliğinde (yeni) yer verilmediği görülmektedir.

Bu durumda, söz konusu düzenlemenin Yapım Yönetmeliğinde yer almamış olması nasıl yorumlanmalıdır? Başka bir anlatımla, kaldırılan düzenlemede belirtilen hususların idarelerce artık dikkate alınmayabileceği söylenebilir mi?

Kişisel görüşümüze göre, her ne kadar Yapım Yönetmeliğinde (yeni) kamu kurumlarınca belirlenmiş birim fiyatlar ve rayiçlerin yapılacak iş veya iş kaleminin niteliğine uymadığı, işin yapım tekniği ile ilgili teknolojik aşamayı ve/veya gerçek piyasa rayiçlerini yansıtmadığı durumlarda, söz konusu fiyat ve analizler esas alınmayacağına ilişkin açık bir düzenleme yer almamakta ise de, bu durum idarelerin yukarıda belirtilen hususları görmezden gelerek işlem tesis edebilecekleri şeklinde yorumlanmamalıdır. Zira, 4734 sayılı Kanun ve Yapım Yönetmeliğinde, idarelerce gerçekçi bir yaklaşık maliyet hesabı yapılması istenmektedir. Bu itibarla, gerçekçi sonuçlara ulaşmaya imkan vermeyen bir verinin idarece esas alınabileceği söylemek zordur.

Ancak, gerçekçi olmayan kamu birim fiyatlarının esas alınamayacağına ilişkin Yönetmelik düzenlemesinin kaldırılmış olması, idarelerin yaklaşık maliyeti hesaplarken kamu birim fiyatlarını kullanma noktasında daha rahat hareket etmeleri sonucunu doğurmuştur.   Gerçekten de anılan düzenleme idarelerin yaklaşık maliyeti daha süratli ve kısa sürede hazırlamalarına imkan tanır mahiyettedir. Uygulamada idarelerin büyük bir çoğunluğunun bu yolu tercih ettiği görülmektedir.

Bu çerçevede, idarelerin gerçekçi olmayan birim fiyatları aynen kullanmak yerine, gerçekçi olmayan birim fiyatlar üzerinden belli oranlarda tenzilat yaparak yaklaşık maliyet hesabına dahil etmesi daha uygun bir yaklaşım olacaktır. 

Ancak belirtmek gerekir ki, işin niteliğine ve piyasa rayiçlerine uygun, işin yapım tekniği ile ilgili teknolojik aşamayı yansıtan durumlarda, kamu birim fiyatları kullanılmak suretiyle yaklaşık maliyet hesaplanmasında herhangi bir sakınca bulunmamaktadır.

İdare yaklaşık maliyet hesabı yaparken Yönetmelik maddesinde öngörülen sıraya uymak zorunda değildir. Başka bir anlatımla, idare herhangi bir fiyata öncelik tanımak gibi bir zorunlulukla karşı karşıya bulunmamaktadır.

İdareler yaklaşık maliyet hesabında Yapım Yönetmeliğinin 10. maddesinde belirtilenlerin dışında başka yöntemler de kullanabilirler, yeter ki bu yöntem işin yaklaşık maliyetini gerçekçi bir şekilde hesaplamaya elverişli olsun. Söz gelimi idare,  başka bir idarenin daha önce gerçekleştirdiği, ihale konusu işe benzer nitelikteki işlerin sözleşmelerinde ortaya çıkan fiyatları kullanabilir.

İdare, maddede öngörülen yöntemlerden birini veya birkaçını birlikte kullanmak hususunda serbesttir. Ancak bu serbestlik idarenin yaklaşık maliyet hesabını gerçekçi olarak belirleyeceği prensibinden uzaklaşmasına yol açmayacak şekilde kullanılmalıdır.

Diğer taraftan, Yapım Yönetmeliğinin 10/III-IV maddesinde piyasa araştırması, daha açık anlatımla ilgili firmalardan iş kalemi bazında proforma fatura istenmesi yöntemi ve elde edilen sonuçların değerlendirilmesine ilişkin düzenlemelere yer verilmiştir.

3.3. Yaklaşık maliyetin hesaplanması

İmalat miktarları (metrajlar) tespit edilip, yaklaşık maliyete esas piyasa rayiçleri tespit edildikten sonra sıra yaklaşık maliyetin hesaplanmasına gelmektedir. Bu aşamada Yapım Yönetmeliğinin 11. maddesinde belirtildiği üzere, tespit edilen miktarlarla fiyatlar çarpılır. Bu çarpım sonucunda ulaşılan tutar, yüklenici karı ile genel gider ihtiva etmez ve KDV hariçtir.

Daha sonra, bulunan bu tutara % 25 oranında yüklenici kar ve genel gider karşılığı eklenmek suretiyle yaklaşık maliyet tespit edilir. % 25’lik bu oran esasen % 10 kar, % 15 genel gider karşılığı toplamından oluşmaktadır.

İdarenin yaklaşık maliyet hesabında % 25’lik oranı azaltması veya yükseltmesi mümkün değildir. Ancak, belirtmek gerekir ki % 25 oranındaki kar ve genel gider karşılığı, sadece kar ve genel gider içermeyen kalemlere ilave edilmelidir. Dolayısıyla, yaklaşık maliyetin tespitinde kamu idarelerince belirlenmiş birim fiyatların veya doğrudan yüklenicilerden alınan fiyatların kullanılması durumunda, ayrıca % 25 kar ve genel gider karşılığı ilave edilmemelidir. Aksi durum, yaklaşık maliyetin şişirilmesine yol açar.

Yukarıda açıklanan şekilde hesaplanan yaklaşık maliyet tutarının, yaklaşık maliyet icmal tablosunda (Standart Form-KİK0001.2/Y)  gösterilmesi gerekmektedir.

3.4. Bir kısım malzeme, araç vb. unsurların idare tarafından verilecek olması

Yaklaşık maliyet, ihale konusu yapım işinin bünyesine girecek veya yardımcı olarak kullanılacak bir kısım malzeme, araç, makine, teçhizat gibi unsurların idarece verilmesi durumunda; Yapım Yönetmeliğinin 8. maddesi gereğince idarece yükleniciye verilecek bu unsurların bedeli hariç tutularak belirlenir ve bu unsurların listesi ihale yetkilisine sunulacak yaklaşık maliyet hesap cetvelinin ekine konulur.

Sözgelimi, bir belediyenin yapacağı kanalizasyon ihalesinde, idarenin malzeme deposunda mevcut kanalizasyon borularının yükleniciye verilmesi ve imalat aşamasında bu boruların kullanılması öngörülüyorsa, yaklaşık maliyet bu boruların bedeli hariç olarak hesaplanacaktır.  Aynı şekilde, bir idarenin açtığı otoyol ihalesinde, idarenin elindeki bir kısım araçların (silindir, kamyon vb.) yüklenici tarafından kullanılabileceğine ilişkin düzenleme yapılmışsa, yaklaşık maliyet bu araçlara ilişkin maliyetler hariç tutularak hesaplanacaktır.

Sözleşme imzalanacak istekliye idarece verilecek malzeme, araç ve makine gibi unsurların idari şartnamede de açıkça belirtilmesi gerekir ki isteklilerce teklif fiyatları sağlıklı bir şekilde hesaplanabilsin.

4. Yaklaşık maliyet çalışmasının idare görevlilerine veya üçüncü kişilere yaptırılması

Yaklaşık maliyetin ihale konusu yapım işinin niteliği göz önünde bulundurulmak suretiyle, ihale yetkilisince görevlendirilecek idare personeli tarafından hesaplanması esastır. Yapım Yönetmeliğinin 8/VI maddesinde bu husus “Yaklaşık maliyetin idarelerce hesaplanması esastır. Ancak, işin özelliğinden dolayı, idarelerce hazırlanmasının mümkün olmaması sebebiyle teknik şartnamenin danışmanlık hizmeti alınarak hazırlatılması durumunda, yaklaşık maliyet de bu kapsamda hesaplatılabilir.” şeklinde ifade edilmiştir.

Yaklaşık maliyetin idarece hesaplanması esas olmakla birlikte, Yapım Yönetmeliğinin 8. maddesinde belirtildiği üzere işin özelliğinden dolayı yaklaşık maliyetin idare tarafından hazırlanmasının mümkün olmaması durumunda, yaklaşık maliyet üçüncü kişilere hazırlattırılabilecektir.

Yaklaşık maliyetin idare tarafından hazırlanmasının işin özelliğinden dolayı mümkün olmaması farklı nedenlerden kaynaklanabilmektedir. İhale edilecek işin niteliği itibariyle kapsamlı ve karmaşık olması, özel uzmanlık ve deneyim gerektirmesi, idarenin istihdam ettiği personelin ihale edilecek işin yaklaşık maliyetini hesaplayabilecek ölçüde yeterli nitelik ve sayıda olmaması durumlarında yaklaşık maliyet üçüncü kişilere hazırlattırılabilecektir.

5. Yaklaşık maliyet hesabında KDV

Yaklaşık maliyet KDV hariç hesaplanır, başka bir anlatımla yaklaşık maliyet hesabında KDV dikkate alınmaz. Ancak, ödenek tutarının belirlenmesinde yaklaşık maliyet tutarına ilgili mevzuatına göre hesaplanmış KDV de dahil edilir. Ödenek tutarının belirlenmesinde KDV dahil edilir, zira KDV son tahlilde alıcı konumundaki idare tarafından kesilen faturalar ile yükleniciye ödenmek zorundadır.

6. Yaklaşık maliyetin güncellenmesi

Bazen yaklaşık maliyetin belirlendiği tarihten ihalenin ilk ilan veya davet tarihine kadar uzun bir süre geçebilmekte ve dolayısıyla yaklaşık maliyet enflasyon nedeniyle güncelliğini yitirebilmektedir. Bu durum dikkate alınarak, Yapım Yönetmeliğinin 11/III maddesinde, yaklaşık maliyetin, hesaplandığı tarihten ihalenin ilk ilan veya davet tarihine kadar güncelliğini kaybettiği durumlarda güncelleneceği düzenlemesi yapılmıştır.

İdareler tarafından yapım işlerinde yaklaşık maliyet hesaplanırken kamu kurum ve kuruluşlarınca belirlenerek yayımlanmış birim fiyat ve rayiçler, özellikle de Çevre ve Şehircilik Bakanlığı fiyat ve rayiçleri sıklıkla kullanılmaktadır. Kamu kurum ve kuruluşlarınca belirlenen birim fiyat ve rayiçler ise her yıl güncellenmektedir. Bu durum yayımlanmış yeni yıl kamu fiyatlarına göre yaklaşık maliyetin idare tarafından revize edilip edilemeyeceği, revize edilecek ise bu işlemin ihale sürecinin hangi aşamasına kadar yapılabileceği sorusunun cevaplandırılmasını gerektirmektedir.

6.1. İlan tarihinden önce yeni yıl kamu birim fiyatlarının yayımlanmış olması

4734 sayılı Kanun’un “Yaklaşık Maliyet” başlıklı 9’uncu maddesinde “Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce idarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Yaklaşık maliyete ihale ve ön yeterlik ilânlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmî ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz.” hükmü yer almaktadır.

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yaklaşık maliyetin hesaplanması ve güncellenmesi” başlıklı 11/III maddesinde “(Değişik:RG-7/6/2014-29023) Yaklaşık maliyet, güncelliğini kaybetmesi halinde, ilk ilan veya davet tarihine kadar güncellenir.” düzenlemesi bulunmaktadır.

Bu düzenlemelerden çıkan sonuç, geçmiş yıl kamu birim fiyatlarına göre hesaplanmış yaklaşık maliyetin ancak ilan/davet tarihine kadar revize edilebileceğidir. Daha açık anlatımla, yaklaşık maliyetin söz gelimi 2013 yılı kamu birim fiyatlarına göre hesaplandığı bir durumda, ihale ilanı yayımlanmadan önce 2014 yılı kamu birim fiyatları açıklanmış ise, idarenin yaklaşık maliyeti 2014 yılı fiyatlarına göre revize etmesi en doğru uygulama olacaktır. Ancak bu şekilde uygulama yapılmaması halini, Kamu İhale Kurulu ihalenin iptalini gerektirecek nitelikte esasa etkili olmayan bir aykırılık olarak değerlendirmektedir. Nitekim 2011/UY.III-3690 sayılı Kurul kararında “…İdare tarafından hazırlanan 28.04.2011 tarihli imzayı içeren ihale onay belgesi eki belgeler incelendiğinde, iş kalemlerine ilişkin olarak hazırlanan birim fiyat teklif cetvelinde Çevre ve Şehircilik Bakanlığı’na ait pozların kullanıldığı; ancak bu pozlardan örnek olarak alınan bazı pozların (26.21/MK, 23014, 16.057/1A, 15.001/3C, 23.244/A1)  kontrolü yapıldığında, 2011 yılı değil 2010 yılı birim fiyatlarının kullanıldığı görülmüştür. İhale ilan tarihi 02.06.2011 olup bu tarihte 2011 yılı birim fiyatları yayımlanmış olduğundan, 2010 yılı birim fiyatlarının kullanılması mevzuata aykırı bulunmuştur. Anılan Yönetmeliğin 11 inci maddesinin “Yaklaşık maliyetin, hesaplandığı tarihten ihalenin ilk ilan veya davet tarihine kadar güncelliğini kaybettiği durumlarda yaklaşık maliyeti oluşturan unsurlar, Türkiye İstatistik Kurumu tarafından aylık yayımlanan ilgili endeksler üzerinden güncellenir.” hükmü uyarınca güncelleme işlemi ihale ilk ilan tarihine kadar yapılabilecek bir işlem olduğundan, yaklaşık maliyetin ihalenin 29.06.2011 tarihli ilk oturumunda açıklanmasından sonra tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında yaklaşık maliyetin güncellenerek değiştirilmesi mümkün değildir.  Bu durumun tek istisnası tekliflerin yaklaşık maliyetin üzerinde olması hali olup incelenen ihalede sunulan tüm tekliflerin de yaklaşık maliyetin altında olduğu görülmüştür. Bu nedenle yaklaşık maliyetin hesaplanmasında mevzuata uygun şekilde 2011 yılı birim fiyatlarının kullanılmamış olmasının ihalenin iptalini gerektirecek nitelikte esasa etkili olmadığı sonucuna varılmıştır. Bu nedenle ilk oturumda açıklanan yaklaşık maliyet dikkate alınarak sınır değer hesaplanmasında da sakınca görülmemiştir…” değerlendirmesi yapılmıştır.

6.2. İlan tarihinden sonra yeni yıl kamu birim fiyatlarının yayımlanmış olması

Yapım işlerinde aşırı düşük tekliflerin tespit edilmesine ilişkin olarak ihalelerde sınır değerin nasıl belirleneceğine ilişkin düzenlemeler yapılmıştır. İdari şartnamede bu sınır değerin altında kalan isteklilerin sorgulanacağına dair düzenleme yapılmış olması halinde, sınır değer altında kalan isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması talep edilecektir.  Bu bağlamda, yapım işi ihalelerinde sınır değerin tespitinde iki önemli parametre yer almaktadır. Bu parametrelerden birisi isteklilerin geçerli olarak değerlendirilen teklif fiyatları, diğeri ise idarenin söz konusu ihaleye ilişkin belirlediği yaklaşık maliyettir. Yaklaşık maliyetin sınır değerin tespitinde kullanılan bir parametre olduğu göz önünde bulundurulduğunda, yaklaşık maliyetin ilan tarihinden sonra güncellenerek değiştirilmesi 4734 sayılı Kanunun temel ilkelerinden olan saydamlık ve güvenirlik ilkelerini de zedeleyebilecektir. Bu çerçevede, idarenin ilan tarihinden sonra yeni yıl kamu birim fiyatlarının yayımlandığını gerekçe göstererek yaklaşık maliyeti güncellemesi doğru olmayacaktır.

7. Yaklaşık maliyetin gizliliği ve ilk oturumda açıklanması

Gelinen noktada yaklaşık maliyetin ilk oturuma kadar gizli olması ve ilan edilmemesi, isteklilerin yaklaşık maliyetten habersiz olarak ve yaklaşık maliyetten etkilenmeksizin teklif vermelerini ve piyasa şartlarında bir ihale bedelinin oluşmasını sağlamak içindir.

5812 sayılı Kanun değişikliğinden önce, yaklaşık maliyetin ihale sürecinin her aşamasında gizli olması benimsenmişti. Ancak, uygulamada yaklaşık maliyetin Kanunun öngördüğünün aksine gizlenemediği ve bir şekilde ifşa olduğu, dolayısıyla yaklaşık maliyetin gizliliği ilkesinin istenildiği ölçüde hayata geçirilemediği görülmüştür. Bu nedenle, Kanunun 36/II maddesinde değişikliğe gidilerek yaklaşık maliyet tutarının da teklif fiyatları ile birlikte ilk oturumda açıklanacağı hüküm altına almıştır. Dolayısıyla, artık yaklaşık maliyetin ilelebet bir gizliliği değil, sadece ilk oturuma kadar gizliliği söz konusudur.

Yapım Yönetmeliğin 8/V maddesinde bu husus “Yaklaşık maliyet ihale komisyonu tarafından teklif fiyatları ile birlikte açıklanır. Bu aşamadan önce yaklaşık maliyet açıklanamaz ve ilan edilemez. Pazarlık usulü ile yapılan ihalede ise yaklaşık maliyet, son yazılı teklifler ile birlikte açıklanır” şeklinde ifade edilmiştir.

Genel Tebliğinin 16.2.4. maddesinde ise, teklif zarflarının incelenmesinin ardından, teklif zarfları açılmadan önce yaklaşık maliyetin açıklanacağı belirtilmiştir.

Son olarak, ilk oturumda açıklanana kadar yaklaşık maliyetten hangi idare görevlilerinin bilgisi olması gerektiği açıklığa kavuşturulmalıdır. Yaklaşık maliyetin gizliliği ortadan kalkana kadar, bu konuda sadece yaklaşık maliyet hesabında görevli idare personeli, ihale yetkilisi ve ihale komisyonu üyelerinin bilgisi olması gerekir. İhale komisyonu üyelerine incelenmek üzere verilecek ihale işlem dosyasında yaklaşık maliyet çalışmalarına ilişkin belgeler de yer almalıdır. Dolayısıyla, yaklaşık maliyetin ihale komisyonu üyelerinden gizlenmesi şeklindeki bir uygulama doğru olmayacaktır.

İlk oturumda açıklanan yaklaşık maliyetin hatalı, olması gerekenden yüksek veya düşük olduğu kanaatinde olan isteklilerin, bu hususa ilişkin şikayet başvurusunu ilk oturumu takip eden 10 gün içinde idareye yapmaları gerekmektedir. Zira, Kamu İhale Kurulu’nun muhtelif kararlarında yaklaşık maliyet miktar ve tutarına yönelik iddialarda, şikayet süresinin yaklaşık maliyetin açıklandığı ilk oturum tarihinden itibaren başlayacağı ve bu tarihten itibaren 10 gün içinde şikayet başvurusunda bulunulması gerektiğini belirtilmekte ve bu süre geçtikten sonra yapılan şikayet başvuruları süre yönünden reddedilmektedir.

8. Dayanak gösterme zorunluluğu

Yapım Yönetmeliğinin 11/II maddesinde “ Yaklaşık maliyetin hesaplanmasına ilişkin hesap cetveli ve icmal tablosu hazırlayanlarca imzalanmak suretiyle onay belgesi ekinde ihale yetkilisinin onayına sunulur.” düzenlemesi yer almaktadır.

Buna göre, yaklaşık maliyet icmal tablosu ve icmal tablosuna esas tüm belge ve bilgiler (proforma faturalar, ticaret odası belgeleri, benzer ihalelerde ortaya çıkan sözleşme fiyatlarına ilişkin belgeler vb.) onay belgesi ekine konularak ihale yetkilisinin onayına sunulacaktır. (Standart Form-KİK 001.1/Y)  (Standart Form-KİK 001.2/Y)

9. Yaklaşık maliyetin EKAP’a kaydedilmesi

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 8. maddesinde “EKAP üzerinden yapılan ihalelerde idarece hazırlanan yaklaşık maliyet EKAP’a kaydedilir ve yaklaşık maliyetin açıklanması aşamasına kadar şifreli olarak tutulur.” düzenlemesi yer almaktadır.

İHALE HUKUKUNA İLİŞKİN TÜM SORULARINIZ İÇİN 0535 645 00 20. HEMEN ARAYIN