Teklif Mektubunun Her Sayfasının İmzalı Olmasına Gerek Var mıdır?

Teklif mektuplarının yazılı ve imzalı olarak sunulacağı, teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtileceği, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılacağı, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmayacağı ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanacağı 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nda belirtilmiştir.

Ayrıca teklif mektuplarının şekil ve içerik bakımından eksik olmasının teklifin esasını etkileyecek bir eksiklik olacağı hükmüne yer verilmiştir.

1. Son Sayfası İmzalı Olan Ancak Diğer Sayfalarında İmza Olmayan Teklif Mektupları Geçerli Olabilir mi?

Bu soru KİK tarafından bir çok itirazen şikayet başvurusunda tartışma konusu olmuştur. Kamu İhale Kurulu verdiği kararda bu soruya yeni bir açılım getirdi.

1.1. İtirazın Konusu

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, birim fiyat teklif cetvelinin sadece son sayfasının imzalı ve kaşeli olduğu, diğer sayfalarının imzalı ve kaşeli olmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı,  birim fiyat teklif cetvelinde aritmetik hata veya yazım hatası bulunmadığı, son sayfada imza ve kaşe yer almasının yeterli olduğu ve bunun sonucunda tekliflerinin değerlendirmeye alınması gerektiği, öte yandan idarece ihale dokümanı kapsamına verilen birim fiyat teklif cetvelinin güncel mevzuata uygun olmadığı ve isteklileri yanılgıya düşürdüğü iddialarına yer verilmiştir.

1.2. Firmanın İhaleyi Gerçekleştiren İdare Tarafından İsteklinin Değerlendirme Dışı Bırakılmasının Sebebi

29.04.2017 tarihli hale komisyonu kararında

“…3 nolu teklif sahihi M... TIBBİ MALZEMELER PAZARLAMA TİC. LTD. STİ. firmasına ait teklif değerlendirmesi;

Firmanın sunmuş olduğu Birim Fiyat Teklif Mektubu’nun eki olan Birim Fiyat Teklif Cetveli’nin bütün sayfalarının imzalı ve kaşeli olmadığı,

Mal Alımları İhale Uygulama Yönetmeliğinin Ek-1 kısmında yer alan KİK015.3/M numaralı standart formun 2. Sayfasının 3 numaralı dipnotunda belirtilen

"(Değişik dipnot: 25/01/2017-29959 R.G./8. md.) Teklif vermeye yetkili kişi tarafından her sayfası ad soyad/ticaret unvanı yazılarak imzalanacaktır. Ortak girişim olarak teklif verilmesi halinde, her sayfası ad soyad/ticaret unvanı yazılarak bütün ortaklar veya bu ortakların yetki verdikleri kişiler tarafından imzalanacaktır” hükümlere uymadığı tespit edilmiş olup;

Aynı yönetmeliğin 52. Maddesinin 5. Bendinde yer alan

“Teklif mektuplarının şekil ve içerik bakımından yukarıda belirtilen niteliklere ve teklif mektubu standart formuna uygun olmaması teklifin esasım değiştirecek nitelikte bir eksiklik olarak kabul edilir. Taşıması zorunlu hususlardan herhangi birini taşımayan teklif mektuplarının değiştirilmesi, düzeltilmesi veya eksikliklerinin giderilmesi gibi yollara başvurulamaz. Teklif mektubu usulüne uygun olmayan isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü gereğince tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına…” şeklinde gerekçe belirtilmek suretiyle başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilmiştir.

Özetle; İhale komisyonu kararından başvuru sahibi M... Tıbbi Malzemeler Pazarlama Ticaret Limited Şirketinin teklifinin, teklif zarfı kapsamında sunduğu birim fiyat teklif cetvelinin her sayfasının kaşe ve imza ile onaylı olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmaktadır. Ve ihale komisyonu bu kararını mevzuata KİK tarafından hazırlanan standart formun en altında ki dip nota dayandırmaktadır.

1.3. Kamu İhale Kurulu’nun Konuya Bakış Açısı

KİK tarafından gerçekleştirilen incelemede başvuru sahibinin teklif zarfı kapsamında sunduğu birim fiyat teklif cetvelinin 5 sayfadan ibaret olduğu, bu 5 sayfanın ilk dört sayfasında kaşe ve imzanın bulunmadığı, sadece son sayfada ticaret unvanının belirtildiği kaşe ve imzanın bulunduğu görülmektedir.

Mevzuatın yukarıya aktarılan hükümlerine göre teklif mektuplarının yazılı ve imzalı olarak sunulacağı, teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtileceği, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılacağı, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmayacağı ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanacağı belirtilmiştir. Ayrıca teklif mektuplarının şekil ve içerik bakımından eksik olmasının teklifin esasını etkileyecek bir eksiklik olacağı hükmüne yer verilmiştir.

İsteklilere ihale dokümanı ekinde verilen KİK.015.3/M no’lu Birim Fiyat Teklif Cetveli standart formunun 3 no’lu dipnotunda “Teklif vermeye yetkili kişi tarafından her sayfası ad soyad/ticaret unvanı yazılarak imzalanacaktır. Ortak girişim olarak teklif verilmesi halinde, her sayfası ad soyad/ticatet unvanı yazılarak bütün ortaklar veya yetki verdikleri kişiler tarafından imzalanacaktır” açıklaması yer almaktadır.

Yapılan inceleme birim fiyat teklif mektubunda yer alan toplam teklif bedelinin 1.031.081,40 olduğu, rakam ve yazı ile yazılan tutarların birbiri ile uyumlu olduğu, birim fiyat teklif mektubunun ekinde yer alan birim fiyat teklif cetvelinin 5 sayfadan oluştuğu, birim fiyat teklif mektubunun toplam teklif bedelinin yazılı olduğu ilk sayfası ile birim fiyat teklif cetvelinin yine toplam teklif bedelinin yazılı olduğu son sayfasının imzalı ve kaşeli olduğu, birim fiyat teklif cetvelinin ilk dört sayfasında ise kaşe ve imza bulunmadığı belirlenmiştir.

Kurul bu durumda aşağıdaki kararı almıştır:

“Birim fiyat teklif cetvelinin birim fiyat teklif mektubunun ayrılmaz bir parçası olduğu, teklif mektubunun usulüne uygun şekilde imzalandığı, birim fiyat teklif cetvelinin toplam teklif tutarının yer aldığı son sayfasının yine usulüne uygun olarak imzalandığı, birim fiyat teklif cetvelindeki toplam tutarla teklif mektubundaki tutarın aynı olduğu, imzalı olmayan sayfalar dâhil bütün iş kalemlerinde teklif edilen fiyatların toplam tutarla uyumlu olduğu, birim fiyat teklif cetvelinde yer alan iş kalemleri sıra numaralarının birbirini takip ettiği ve maddi bütünlük sağlandığı hususları göz önünde bulundurulduğunda, birim fiyat teklif cetvelinin ilk dört sayfasının kaşesiz ve imzasız olmasının esasa etkili bir aykırılık niteliği taşımadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde bulunması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Öte yandan idarece isteklilere verilen birim fiyat teklif cetvelinin mevzuata uygun olduğu ve isteklileri yanılgıya düşürücü nitelikte olmadığı anlaşılmış; kaldı ki anılan hususa yönelik başvurunun, ihale dokümanının indirildiği 30.03.2017 tarihinden itibaren 10 gün içerisinde idareye yapılması gerektiğinden ihale dokümanına yönelik başvurusunun süre yönüyle reddedilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, M Tıbbi Malzemeler Pazarlama Ticaret Limited Şirketinin teklinin değerlendirilmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.”

Özetle KİK standart formdaki ifadeye rağmen teklif mektubunun ayrılmaz bir parçası olan teklif cetvelinin her sayfasının imzalı olmasına gerek bulunmadığı doğrultusunda karar vermiştir.