ANONİM VE LİMİTED ŞİRKETLERCE DÜZENLENMESİ ZORUNLU OLAN YILLIK FAALİYET RAPORUNUN ASGARİ İÇERİĞİ (Mali Hukuk Sayı: 166, Temmuz-Ağustos 2013)

I. GİRİŞ

Anonim şirket yönetim kurulu üyelerinin görev, yetki ve sorumluluklarını şeffaflık, hesap verebilirlik ve kurumsal yönetim ilkeleri kapsamında yeniden düzenleyen 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu[1] (YTTK), 01.07.2012 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Anılan Kanunda yönetim kurulu üyeleri ile ilgili olarak yeniden değerlendirilen hususlardan biri de, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporuna ilişkin usul ve esaslardır. Mevcut uygulamada genellikle faaliyet raporu şirket defterlerini tutanlar tarafından yüzeysel bir şekilde hazırlanmakta, yönetim kurulu üyeleri ise bu raporları sadece imzalamakta, gündemde olmasına karşın çoğu zaman genel kurulda okunmamakta veya daha önce dağıtıldığı gerekçesiyle sadece oylanmakta ve pay sahiplerinin birçoğu raporun içeriğinden bilgi sahibi dahi olmamakta, bu raporlar formaliteden öteye gitmemektedir. Belirtilen hususlar, uygulamada sıklıkla karşılaşılan vakıalardır. Bu durumdan hareketle, YTTK’da hem yıllık faaliyet raporunun asgari içeriğinin Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca belirlenmesi öngörülmüş, hem de bu rapor çok yönlü şeffaflığı sağlayan en önemli araçlardan biri haline getirilmiştir.[2]

Bu çalışmada, anonim şirketlerin yönetim kurulu tarafından düzenlenmesi zorunlu olan yıllık faaliyet raporlarının asgari içeriğinde neler bulunması gerektiği hakkında detaylı bilgi verilecektir. Çalışmada yapılan açıklamalar, kural olarak anonim şirketlere ilişkin olmakla birlikte, YTTK’nın 565. ve 610. maddelerinde yapılan atıflar dolayısıyla, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler hakkında da geçerlidir. Ayrıca özel kanunlara tabi şirketlerce (örneğin; halka açık şirketler, bankalar, sigorta şirketleri) düzenlenecek olan yıllık faaliyet raporlarında da, özel hükümler dışında bu çalışmada belirtilen esaslar tatbik edilecektir.

II. GENEL OLARAK YILLIK FAALİYET RAPORU

Yıllık faaliyet raporunun düzenlenmesi, yönetim kurulunun devredemeyeceği ve vazgeçemeyeceği görevlerinden biridir (YTTK md. 375). Bu rapor, şirketin, o yıla ait faaliyetlerinin akışı ile her yönüyle finansal durumunu, doğru, eksiksiz, dolambaçsız, gerçeğe uygun ve dürüst bir şekilde yansıtmak zorundadır. Dolayısıyla kurumsal yönetim ilkeleri esas alınarak belirlenen faaliyet raporunun ana konusu “şirketin işlerinin akışı ve her yönü ile durumu” olmaktadır. Madde gerekçesinde “her yönü” ibaresiyle özellikle raporun, şirketin malvarlığı durumunu, finansal durumunu, faaliyet sonuçlarını, alacak/borç ilişkisini, öz kaynağın yeterli olup olmadığını içermesinin kastedildiği ifade edilmiştir. Öte yandan bu raporda finansal durum, finansal tablolara göre değerlendirilecek, ayrıca raporda, şirketin gelişmesine ve karşılaşması muhtemel risklere de açıkça işaret olunacaktır. Bu konulara ilişkin yönetim kurulunun değerlendirmesi de raporda yer alacaktır. Belirtilen hususlar dışında, bahsi geçen raporda; faaliyet yılının sona ermesinden sonra şirkette meydana gelen ve özel önem taşıyan olaylar, şirketin araştırma ve geliştirme çalışmaları, yönetim kurulu üyeleri ile üst düzey yöneticilere ödenen ücret, prim, ikramiye gibi mali menfaatler, ödenekler, yolculuk, konaklama ve temsil giderleri, ayni ve nakdi imkanlar, sigortalar ve benzeri teminatlar da açıklanacaktır (YTTK md. 516/I-II).

YTTK’nın 516/III. maddesinde hem anonim şirketler hem de şirketler topluluğu bakımından, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporunun zorunlu asgari içeriğinin, ayrıntılı olarak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından bir yönetmelikle düzenleneceği hükme bağlanmıştır. Sözkonusu maddede öngörülen yönetmelik “Şirketlerin Yıllık Faaliyet Raporunun Asgari İçeriğinin Belirlenmesi Hakkında Yönetmelik” (Yönetmelik) ismiyle 28.08.2012 tarihli ve 28395 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmış ve aynı tarih itibariyle yürürlüğe girmiştir.

Öte yandan bağımsız denetime tabi olan şirketlerin yıllık faaliyet raporları, finansal tablolar ile birlikte bağımsız denetçi tarafından denetlenecektir. Ancak faaliyet raporunun tamamı değil, bu rapor içinde yer alan finansal bilgiler denetime tabidir. Sözkonusu denetim ile rapordaki finansal bilgilerin, denetlenen finansal tablolar ile tutarlı olup olmadığı ve gerçeği yansıtıp yansıtmadığı ortaya konacaktır.

Diğer taraftan, YTTK’nın ilk halinde anonim şirketlerin yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporunun bilanço gününden itibaren altı ay içinde Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde ilan ettirilmesi ve bu yükümlülüğü yerine getirmeyenlerin ikiyüz günden az olmamak üzere adli para cezasıyla cezalandırılması öngörülmüştü. Ancak YTTK’nın birçok maddesinde değişiklik yapan 6335 sayılı Kanun[3] ile hem bahsi geçen ilan zorunluluğu hem de bu zorunluluğu yerine getirmeyenler hakkında öngörülen cezai müeyyide yürürlükten kaldırılmıştır. Bu durumda artık yıllık faaliyet raporlarının ticaret sicili gazetesinde ilan ettirilmesine gerek olmadığı gibi bu ilanı yaptırmayanlar da cezalandırılmayacaktır.

III. YILLIK FAALİYET RAPORUNUN HAZIRLANMASI

Anonim şirketlerde yönetim kurulu, limited şirketlerde müdür/müdürler kurulu yıllık faaliyet raporunu ilgili olduğu hesap döneminin bitimini izleyen iki ay içinde hazırlamakla görevlidir. Şirketin yönetim organı başkanı ve üyeleri tarafından imzalanarak onaylanacak; yönetim organı üyelerinden herhangi birinin yıllık faaliyet raporunda yer alan bilgilerle ilgili farklı görüşte olması halinde, itiraz ettiği hususlar gerekçeleri ile birlikte raporda belirtilecektir.

Yıllık faaliyet raporunun, şirketin ilgili hesap dönemine ait iş ve işlemlerinin akışını, her yönüyle finansal durumunu, şirketin hak ve yararını da gözetecek şekilde, doğru, eksiksiz, dolambaçsız, gerçeğe uygun ve dürüst bir şekilde yansıtması esastır. Bu raporda, yanıltıcı, abartılı ve yanlış kanaat uyandırıcı, gerçeğe aykırı ifadelere yer verilmemelidir. Yönetim kurulu, yıllık faaliyet raporunu, ortakların şirketin faaliyetleri hakkında her türlü bilgiye tam ve doğru bir şekilde ulaşmasını sağlayacak ayrıntıda hazırlamalıdır. Yıllık faaliyet raporunda mümkün olan en basit kavram ve terimler kullanılacak, tereddüde neden olabilecek belirsiz ifadelerden kaçınılacak, teknik terim kullanılması gereken yerlerde, herkesin kolayca anlamasına imkan verecek şekilde açıklamalar yapılacaktır.

Raporda ayrıca şirketin, finansal performansı ile finansal durumunun genel özellikleri ve karşı karşıya bulunduğu temel riskler değerlendirilecek, şirketin finansal durumuna ilişkin bu değerlendirmeler finansal tablolara dayandırılacak, finansal olmayan risklere de faaliyet raporunda yer verilecektir. Bunların dışında, şirket faaliyet ve hizmetlerinin etkin, güvenilir ve kesintisiz bir şekilde yürütülmesini, muhasebe ve mali raporlama sisteminden sağlanan bilgilerin bütünlüğünü, tutarlılığını, güvenilirliğini, zamanında elde edilebilirliğini ve güvenliğini sağlamak amacıyla yapılan iç kontrollerin etkinliği, yeterliliği ve uyumluluğu konularında açıklamalara yer verilecektir. Yıllık faaliyet raporunda gerekli olması halinde istatistiki bilgilere ve grafiklere de yer verilmesi mümkündür.

Yıllık faaliyet raporunda, geleceğe yönelik bilgi verildiği veya tahminlerde bulunulduğu durumlarda, bunların dayandığı gerekçelere ve istatistiki bilgilere de yer verilmesi zorunludur. Yıllık faaliyet raporunda yer verilen geleceğe yönelik bilgi ve tahminler şirketin finansal durumu ve faaliyet sonuçları ile uyumlu olmalıdır.

IV. YILLIK FAALİYET RAPORUNUN BÖLÜMLERİ

Yıllık faaliyet raporunda bulunması gereken asgari bilgiler, Yönetmeliğin sistematiğine uygun olarak aşağıda yedi bölüm halinde açıklanmıştır. Ancak Yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak kaydıyla yıllık faaliyet raporlarında aşağıda belirtilenler dışında yönetim organının uygun gördüğü ilave bilgilere de yer verilebilir.

1. Genel Bilgiler

Yıllık faaliyet raporunda yer verilmesi gereken ilk bölüm “genel bilgiler”e ilişkindir. Genel bilgiler bölümünde; raporun ilgili olduğu hesap dönemi, şirketin ticaret unvanı, ticaret sicili numarası, merkez ve varsa şubelerine ilişkin iletişim bilgileri ile varsa internet sitesinin adresi, şirketin organizasyon, sermaye ve ortaklık yapıları ile bunlara ilişkin hesap dönemi içerisindeki değişiklikler, varsa imtiyazlı paylara ve payların oy haklarına ilişkin açıklamalar, yönetim organı, üst düzey yöneticileri[4] ve personel sayısı ile ilgili bilgiler, varsa şirket genel kurulunca verilen izin çerçevesinde yönetim organı üyelerinin şirketle kendisi veya başkası adına yaptığı işlemler ile rekabet yasağı kapsamındaki faaliyetleri hakkında bilgiler yer alır.

2. Yönetim Organı Üyeleri ile Üst Düzey Yöneticilere Sağlanan Mali Haklar

Bu bölümde, yönetim kurulu üyeleri ile üst düzey yöneticilere sağlanan huzur hakkı, ücret, prim, ikramiye, kar payı gibi mali menfaatlerin toplam tutarları, verilen ödenekler, yolculuk, konaklama ve temsil giderleri ile ayni ve nakdi imkanlar, sigortalar ve benzeri teminatların toplam tutarlarına ilişkin bilgiler gösterilir.

3. Şirketin Araştırma ve Geliştirme Çalışmaları

Şirketin araştırma ve geliştirme çalışmaları ile bunların sonuçlarına ilişkin bilgilere bu bölümde yer verilir.

4. Şirket Faaliyetleri ve Faaliyetlere İlişkin Önemli Gelişmeler

Yıllık faaliyet raporunun bu bölümünde; şirketin ilgili hesap döneminde yapmış olduğu yatırımlara ilişkin bilgiler, şirketin iç kontrol sistemi ve iç denetim faaliyetleri hakkında bilgiler ile yönetim organının bu konudaki görüşü, şirketin doğrudan veya dolaylı iştirakleri ve pay oranlarına ilişkin bilgiler, şirketin iktisap ettiği kendi paylarına ilişkin bilgiler, hesap dönemi içerisinde yapılan özel denetime ve kamu denetimine ilişkin açıklamalar, şirket aleyhine açılan ve şirketin mali durumunu ve faaliyetlerini etkileyebilecek nitelikteki davalar ve olası sonuçları hakkında bilgiler, mevzuat hükümlerine aykırı uygulamalar nedeniyle şirket ve yönetim organı üyeleri hakkında uygulanan idari veya adli yaptırımlara ilişkin açıklamalar, geçmiş dönemlerde belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılamadığı, genel kurul kararlarının yerine getirilip getirilmediği, hedeflere ulaşılamamışsa veya kararlar yerine getirilmemişse gerekçelerine ilişkin bilgiler ve değerlendirmeler, yıl içerisinde olağanüstü genel kurul toplantısı yapılmışsa bu toplantıya ilişkin bilgiler, şirketin yıl içinde yapmış olduğu bağış ve yardımlar ile sosyal sorumluluk projeleri çerçevesinde yapılan harcamalara ilişkin bilgiler açıklanacaktır.

Ayrıca faaliyet raporunu düzenleyecek olan şirket, şirketler topluluğuna bağlı bir şirketse, hakim şirketle, hakim şirkete bağlı bir şirketle, hakim şirketin yönlendirmesiyle onun ya da ona bağlı bir şirketin yararına yaptığı hukuki işlemler ve geçmiş faaliyet yılında hakim şirketin ya da ona bağlı bir şirketin yararına alınan veya alınmasından kaçınılan tüm diğer önlemler ile sözkonusu hukuki işlemin yapıldığı veya önlemin alındığı veyahut alınmasından kaçınıldığı anda kendilerince bilinen hal ve şartlara göre, her bir hukuki işlemde uygun bir karşı edim sağlanıp sağlanmadığı ve alınan veya alınmasından kaçınılan önlemin şirketi zarara uğratıp uğratmadığı, şirket zarara uğramışsa bunun denkleştirilip denkleştirilmediği hususlarını da belirtecektir.

5. Finansal Durum

Yıllık faaliyet raporunun finansal durum bölümünde; finansal duruma ve faaliyet sonuçlarına ilişkin yönetim organının analizi ve değerlendirmesi, planlanan faaliyetlerin gerçekleşme derecesi, belirlenen stratejik hedefler karşısında şirketin durumu, geçmiş yıllarla karşılaştırmalı olarak şirketin yıl içindeki satışları, verimliliği, gelir oluşturma kapasitesi, karlılığı ve borç/öz kaynak oranı ile şirket faaliyetlerinin sonuçları hakkında fikir verecek diğer hususlara ilişkin bilgiler ve ileriye dönük beklentiler, şirketin sermayesinin karşılıksız kalıp kalmadığına veya borca batık olup olmadığına ilişkin tespit ve yönetim organı değerlendirmeleri, varsa şirketin finansal yapısını iyileştirmek için alınması düşünülen önlemler, kar payı dağıtım politikasına ilişkin bilgiler ve kar dağıtımı yapılmayacaksa gerekçesi ile dağıtılmayan karın nasıl kullanılacağına ilişkin önerinin yer alması zorunludur.

6. Riskler ve Yönetim Organının Değerlendirmesi

Riskler ve yönetim organının değerlendirmesi bölümünde; varsa şirketin öngörülen risklere karşı uygulayacağı risk yönetimi politikasına ilişkin bilgiler, oluşturulmuşsa riskin erken saptanması ve yönetimi komitesinin çalışmalarına ve raporlarına ilişkin bilgiler, satışlar, verimlilik, gelir yaratma kapasitesi, karlılık, borç/öz kaynak oranı ve benzeri konularda ileriye dönük risklerin açıklanması gerekmektedir.

7. Diğer Hususlar

Bu bölümde, faaliyet yılının sona ermesinden sonra şirkette meydana gelen ve ortakların, alacaklıların ve diğer ilgili kişi ve kuruluşların haklarını etkileyebilecek nitelikteki özel önem taşıyan olaylara ilişkin açıklamalara yer verilmesi zorunludur. Ayrıca, Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla yönetim organının uygun gördüğü ilave bilgilerin yer alacağı bölüm de burasıdır.

V. ŞİRKETLER TOPLULUĞUNDA ANA ŞİRKETİN FAALİYET RAPORLARI

Şirketler topluluğunda ana şirketin faaliyet raporlarında, bir önceki bölümde açıklanan hususlara ek olarak; bir sermaye şirketinin sermayesinin, doğrudan veya dolaylı olarak, yüzde beşini, onunu, yirmisini, yirmi beşini, otuz üçünü, ellisini, altmış yedisini veya yüzde yüzünü temsil eden miktarda paylarına sahip olunduğu veya payları bu yüzdelerin altına düştüğü takdirde bu durum ve gerekçesi, topluluğa dahil işletmelerin ana şirket sermayesindeki payları hakkında bilgiler, konsolide finansal tabloların hazırlanması süreci ile ilgili olarak topluluğun iç denetim ve risk yönetimi sistemlerine ilişkin açıklamalar, yönetim organı üyelerinden birinin talep etmesi halinde, YTTK’nın 199/IV. maddesinde[5] öngörülen raporun sonuç kısmına da yer verilmesi zorunludur

VI. SONUÇ

6102 sayılı Türk Ticaret Kanununa göre anonim ve limited şirketler ile sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde yıllık faaliyet raporunun hazırlanması zorunludur. Sözkonusu rapor, anonim şirketlerde yönetim kurulu, limited şirketlerde de müdür ya da müdürler kurulu tarafından hesap döneminin bitimini izleyen iki ay içinde hazırlanacak ve genel kurula sunulacaktır. Yöneticilerin tamamı tarafından imzalanan rapor, yapılacak olan ilk genel kurulda görüşülüp karara bağlanacaktır. Anılan raporda bulunması gereken asgari içerik, Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca 28.08.2012 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan “Şirketlerin Yıllık Faaliyet Raporunun Asgari İçeriğinin Belirlenmesi Hakkında Yönetmelik” ile belirlenmiştir.

Yıllık faaliyet raporunun, sözkonusu Yönetmeliğe uygun bir şekilde hazırlanması gerekmektedir. Bahsi geçen Yönetmelikte yıllık faaliyet raporunun yedi bölümden oluşması öngörülmüştür. Bu bölümler; genel bilgiler, yönetim organı üyeleri ile üst düzey yöneticilere sağlanan mali haklar, şirketin araştırma ve geliştirme çalışmaları, şirket faaliyetleri ve faaliyetlere ilişkin önemli gelişmeler, finansal durum, riskler ve yönetim organının değerlendirmesi ve diğer hususlardır. Yıllık faaliyet raporunda bu bilgilerin dışında, yönetim organının uygun gördüğü ilave bilgilere de yer verilebilecektir. Öte yandan, yıllık faaliyet raporları, on yıl süreyle basılı olarak veya elektronik ortamda saklanacaktır.

Anonim ve limited şirketlerin 2012 yılı hesap dönemine ait yıllık faaliyet raporları, bu çalışmada belirtilen esaslar çerçevesinde hazırlanacaktır. Ancak belirtilen hesap döneminde hazırlanacak raporlarda yer alan finansal bilgiler, doğal olarak mülga 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu uyarınca düzenlenen mali tablolara dayandırılacaktır. Hesap dönemini 01 Ocak-31 Aralık olarak belirleyen şirketlerin 2012 yılı hesap dönemine ilişkin genel kurullarını, YTTK’nın 409. maddesi gereğince faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde (31 Mart 2013 tarihine kadar) yapmaları ve bu döneme ilişkin yıllık faaliyet raporlarını da en geç 28 Şubat 2013 tarihine kadar düzenlenmeleri gerekmekte idi. Kural, bu şekilde olmakla birlikte, ülkemizdeki birçok şirketin genel kurulunu süresinde yapmadığı, genel kurulların mart ayı sonunda da yapıldığı bir gerçektir. Anonim ve limited şirket genel kurulu, faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılmamış ve bu süre dışında yapılacak olsa da yönetim organları, mevzuatta öngörülen esaslar çerçevesinde yıllık faaliyet raporunu yine de düzenleyecek ve genel kurula sunacaktır. Genel kurulun zamanında yapılmamış olması, bu raporun düzenlenme zorunluluğunu ortadan kaldırmayacaktır.

[1] 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 13.01.2011 tarihinde TBMM tarafından kabul edilmiş ve 14.02.2011 tarihli Resmi Gazetede yayımlanmıştır.

[2] Mustafa YAVUZ, Yeni Türk Ticaret Kanununa Göre Yönetim Kurulu Yıllık Faaliyet Raporunun Tanzimi ve Denetimi, Lebib Yalkın Mevzuat Dergisi, Mart 2012, S.99.

[3] 6335 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile Türk Ticaret Kanununun Yürürlüğü ve Uygulama Şekli Hakkında Kanunda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun, 26.06.2012 tarihinde TBMM Genel Kurulunda kabul edilmiş, 30.06.2012 tarihli, 28339 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmış ve 01.07.2012 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

[4] Üst düzey yönetici ibaresi; Şirketlerin Yıllık Faaliyet Raporunun Asgari İçeriğinin Belirlenmesi Hakkında Yönetmeliğin 3. maddesinde “Şirket yönetim organı üyeleri dışında, yönetim organınca şirketin faaliyetlerini doğrudan veya dolaylı olarak planlama, yönetme ve kontrol etme yetkisi ve sorumluluğu verilen kişiler” şeklinde tanımlanmıştır.

[5] YTTK’nın 199. maddesinin dördüncü fıkrası; “Hâkim şirketin her yönetim kurulu üyesi, yönetim kurulu başkanından; bağlı şirketlerin finansal ve malvarlığıyla ilgili durumları ile üç aylık hesap sonuçları, hâkim şirketin bağlı şirketlerle, bağlı şirketlerin birbirleriyle, hâkim ve bağlı şirketlerin pay sahipleri ve bunların yakınlarıyla ilişkileri; yaptıkları işlemler ve bunların sonuç ve etkileri hakkında, özenli, gerçeği aynen ve dürüstçe yansıtan hesap verme ilkelerine göre düzenlenmiş bir rapor hazırlattırıp yönetim kuruluna sunmasını ve bunun sonuç kısmının yıllık rapor ile denetleme raporuna eklenmesini isteyebilir. Bağlı şirketler, red için yoruma yer bırakmayacak açıklıkta bir haklı sebebin varlığını ispat edemedikleri takdirde, bu raporun hazırlanması için gerekli olan bilgi ve belgeleri hâkim şirketin bu işle görevlendirilen uzmanlarına vermekle yükümlüdürler. İstemde bulunan yönetim kurulu üyesi, bunu bir üçüncü kişinin yararlanması amacıyla yapmışsa bunun sonuçlarından sorumlu olur.” şeklindedir.