HİGŞ’nin 34 üncü maddesinde kontrol teşkilatı tarafından tutulacak kayıtlara yönelik düzenlemeler yer almaktadır:

“İşyerinde, işin sözleşme ve eklerine ve iş programına uygun olarak yapılmasını temin ve bunun kontrolü için idarenin sözleşmesinde belirlediği kayıtlar, yüklenici ile birlikte kontrol teşkilatı tarafından tutulur. Yüklenici bu kayıtları ve ilgili belgeleri imzalamak zorundadır. Bunlardan imzalı birer kopya yükleniciye verilir.

Yüklenici, bu belgeler ve defterleri imzalamış olmakla içindekileri ve yapılan hesapların doğruluğunu kabul etmiş olur. Bu belgeleri imzalamaz veya ihtirazı kayıtla imzalarsa karşı görüşlerini yazılı olarak bildirmesi için, kayıt ve belgelerin kendisine gösterildiği tarihten başlamak üzere, on (10) gün süre verilir. Bu süre içinde karşı görüşlerini yazı ile bildirmezse belgelerin ve defterlerin içinde kayıtlı hususları kabul ve imza etmiş sayılır ve bu durumu tespit eden bir tutanak düzenlenerek kayıtlara eklenir.

Sözleşme konusu iş, belli bir hizmetin dönemler halinde (günlük, haftalık, vs.) ifa edilmesi suretiyle yapılan sürekli nitelikte bir iş ise, yukarıda sözü edilen kayıtlar bu dönemler itibariyle tutulur ve kayıtlara itiraz da kayıtların tutulduğu sırada yapılır. Bu kayıtlarda işin sözleşme ve eklerine uygun olarak yapılıp yapılmadığı, işlerdeki hata, kusur ve eksiklikler, kaç kişinin çalıştığı ve hangi makine ve ekipmanın kullanıldığı ve kontrol teşkilatı tarafından gerek görülen diğer hususlar belirtilir. Bu kayıt ve itirazlar hem hakediş ödemelerinde, hem de sözleşmenin sona erdiği tarihte kabul komisyonu tarafından gerçekleştirilecek kabul işlemlerinde esas alınır.”

Bazı idareler tarafından yapılan ve sözleşme tasarısına konulan işin yürütülmesine yönelik tutulacak kayıtlar bölümündeki ifadeler şu şekildedir:

Yüklenici ile kontrol teşkilatı arasında tutulan kayıtlar işin sözleşme ve eklerine uygun olarak yapılmasını temin etmek için önemlidir. Bu kayıtlar yüklenici ile birlikte kontrol teşkilatı tarafından tutulur. Yüklenici bu kayıtları imzalamak zorundadır ve imzalı bir örneği de yükleniciye verilir.

Bu kayıtların yüklenici tarafından imza edilmiş olması kontrol teşkilatı tarafından tutulan söz konusu kayıtların ve içeriği bilgilerin yüklenici tarafından kabul edilmiş olması anlamına gelmektedir. Bu kayıtlara itirazı olan yüklenicilerin bu kayıtları imzalamaması veya ihtirazı kayıtla imzalaması gerekir. Aksi halde yüklenici açısından kayıtların kabul edilmiş olması ilkesi geçerli olacağından daha sonra bu kayıtlara aykırı haklar talep edilemeyecektir. Yüklenicinin kayıtları imzalamadığı veya ihtirazı kayıtla imzaladığı hallerde, kayıt ve belgelerin kendisine gösterildiği tarihten itibaren yükleniciye on günlük süre verilir ve bu süre içerisinde karşı görüşlerini bildirmesi istenir.

Burada dikkatimizi çeken bazı konular bulunmaktadır. Öncelikle, kayıt ve belgelerin yükleniciye gösterildiği tarihten itibaren süre başladığından dolayı, yüklenicinin kayıtları imza etmemesi veya ihtirazı kayıtla imza etmesi durumunda kontrol teşkilatının kayıtların yükleniciye ne zaman gösterildiğini tutanak altına alması veya yükleniciyle buna ilişkin ikinci bir kayıt imzalanması gerekir. İkinci olarak ise, yüklenicinin bu kayıtların kendisine gösterilmesinden sonra on günlük süre içerisinde yazıyla idareye başvurmaması hali yüklenici açısından, kayıtları imza etmemesine veya ihtirazı kayıtla imza etmesine rağmen, kayıtların içeriğinin kabul edilmesi anlamına gelecektir. Yüklenicinin süresi içerisinde karşı görüşlerini idareye yazılı olarak bildirmemesi durumunda kontrol teşkilatı tarafından tutanak düzenlenerek durum kayıtlara alınır ve bu tutanak ihale işlem dosyası içerisine konulur.

Yukarıda yapmış olduğumuz açıklamalar çerçevesinde kayıtlar taraflar açısından delil sözleşmesi mahiyetindedir. Yani burada yer verilen unsurlara aykırı işlem tesis edilmesi, olası hak arama yollarının kapatılması anlamına gelmektedir.

Hizmet alım ihalesinin, belli dönemler halinde (günlük, haftalık, vs) ifa edilen sürekli nitelikte bir iş olması durumunda, söz konusu kayıtlar bu dönemler itibariyle tutular ve kayıtlara itiraz da kayıtların tutulduğu sırada yapılır. İdarelerce sözleşme tasarısında farklı düzenleme yapılmadığı müddetçe süreklilik arzeden hizmetlerde günlük kayıtlar tutulacaktır. Yemek ihaleleri, bina temizlik ihaleleri, güvenlik ihaleleri bu kapsamdadır.

Kontrol teşkilatı ile yüklenici arasında tutulacak kayıtlarda asgari şu bilgilere yer verilmelidir.

• İhale konusu hizmet işinin sözleşme ve eklerine uygun olarak yapılıp yapılmadığı,
• Hizmet işlerindeki hata, kusur ve eksiklikler,
• Kaç kişinin çalıştığı,
• Hangi makine ve ekipmanın kullanıldığı ve
• Kontrol teşkilatı tarafından gerek görülen diğer hususlar belirtilir.

HİGŞ’nin 34 üncü maddesinde gerek görülen diğer hususlar ifadesine yer verilerek kontrol teşkilatının pozisyonu güçlendirilmektedir. Kontrol teşkilatı ile yüklenici arasında tutulan kayıtlar ihale konusu hizmet işinin ihale dokümanlarına uygun olarak yapılıp yapılmadığını ortaya koyacak belgeler mahiyetinde olduğundan, ihale dokümanlarında yer alan unsurların kayıtlara taşınması gerekir. Bu bağlamda sadece hangi araçların kullanıldığı değil, aynı zamanda, kullanılan araçların yaşı, modeli de kayıtlara aktarılmalıdır.

Bu noktada, tutulacak kayıtların özellikle sözleşmenin feshi ve tasfiyesinde, yükleniciye yapılacak ödemelerde ve yükleniciden yapılacak kesintilerde dikkate alınacağı düşünüldüğünde, bu işlemleri gerektirir unsurların kayıtlarda yer almasını sağlamak gerekir. Örneğin idarelerce hazırlanmış bir ceza cetveli varsa veya sözleşme tasarısında cezalara yer verilmişse kayıtlarda cezaların gerektirdiği davranışların yapılıp yapılmadığı ortaya konulmalıdır.

Bu kayıt ve itirazlar hem hakediş ödemelerinde, hem de sözleşmenin sona erdiği tarihte kabul komisyonu tarafından gerçekleştirilecek kabul işlemlerinde esas alınır.

HİGŞ’de yer alan bu düzenleme, ikincil mevzuat düzenlemeleri ve idare uygulamaları çerçevesinde şu tespitlerin yapılmasında fayda vardır:

• HİGŞ ve sözleşme tasarısı haricinde, hizmet işlerinde, kontrol teşkilatı tarafından tutulacak kayıtlara yönelik hükümler içeren başka mevzuat hükümleri bulunmamaktadır.
• Sözleşme tasarısında tutulacak kayıtlarla ilgili düzenleme idarelerin takdirine bırakılmıştır.
• İdarelerce sözleşme tasarısına bu yönde gerekli düzenlemeler konulmamaktadır.
• Süreklilik arzeden hizmetlerde kayıtların tutulacağı dönemlere yönelik HİGŞ’nin 34 üncü maddesinde düzenleme bulunmaktayken, süreklilik arzetmeyen, belli bir çalışma sonrasında ortaya konulan hizmetlerde, hangi sıklıkla kayıtların tutulacağı ifade edilmemektedir. Ancak, hakediş ödemeleri kontrol teşkilatı kayıtlarına dayandığından dolayı, en azından her hakediş döneminde bir kaydın olması gerekir.
• Tutulacak kayıtların mahiyetiyle ilgili mevzuatta net bir düzenleme yoktur. HİGŞ’nin 34 üncü maddesinde ihale konusu işin sözleşme ve eklerine uygun olarak yapılıp yapılmadığına, hata, kusur ve eksiklere ve makine ve işçiliklere yönelik düzenleme bulunmakla birlikte, hem bu düzenlemeler net değil, hem de ihale konusu hizmetin kontrollüğünün yapılabilmesine çoğu zaman imkân sağlamamaktadır. Örneğin, personel çalıştırılan ihalelerde, personelin SGK bildirgeleri, personele yapılan ödemeler, personelin haklarına yönelik tutanaklar birçok idare tarafından talep edilmeden ve gelen belgeler de yüklenici ve kontrol teşkilatı tarafından ortaklaşa imza edilmeden hakediş ödemeleri yapılmaktadır.