İş Deneyim Belgesi Nasıl Hazırlanır? (İş Deneyim Belgesi Örneği - İş Bitirme Belgesi Örneği)

Bu yazımızda iş deneyim belgelerinin, iş bitirme – iş durum vb., belgelerin nasıl hazırlanacağını izah etmeye çalışacağız. Anlatımımızı standart form üzerinde yazılı olan bilgiler üzerinden gerçekleştireceğiz. Örnek olarak yapım işlerinde kullanılan standart form alınmıştır. Standart formda yer alan bilgiler verilirken, olası hata durumlarına da dikkat çekilecektir. Anlatılanlar çerçevesinde, kolaylıkla iş bitirme belgesi örneği, iş deneyim belgesi örneği hazırlanabilecektir.

EKAP Kayıt no: 31 Ağustos 2014 tarihinden sonra, Kamu İhale Kanunu hükümlerine tabi olan idareler tarafından düzenlenen her türlü iş deneyim belgesinin EKAP kaydının olması gerekmektedir. EKAP kaydı olmayan belgeler, kanaatimiz farklı olsa da, ihale dışı bırakılmaktadır. İş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi gerekmekte olup, alımın doğrudan temin veya istisna kapsamında olması da önemli değildir.

İş sahibi: Kamu kurum ve kuruluşunun adı yazılacaktır. Özel sektöre gerçekleştirilen yapım işlerinde ise, iş sahibi firma veya kişinin adı buraya yazılacaktır. Burada yazılı olan bilgi eğer kamu kurum veya kuruluşu adını taşımıyorsa, özel sektöre gerçekleştirilmiş yapım işi olması ihtimal dahilindedir. Ayrıca, iş sahibi idare ile belgeyi düzenleyen idare adları da bazı hallede farklılık arzedebilir. Örneğin, iş sahibi idarenin kapanmış olması veya özelleştirilmesi hallerinde belge iş sahibi haricinde bağlı, ilgili veya ilişkili kamu kurum veya kuruluşu tarafından düzenlenecektir.

İşin adı ve varsa ihale kayıt numarası: Bu kısma işin adı ve İKN no yazılacaktır. İşin adı özellikle benzer iş düzenlemesi açısından önemlidir. Ancak, bazı durumlarda işin adı ile benzer iş düzenlemesi arasında tam bir uyum bulunmayabilir. Bu gibi hallerde eğer tereddüt yaşanıyorsa bilgi eksikliği kapsamında gerekli tamamlatmalar yapılmalı ve incelemeler bunun üzerine gerçekleştirilmelidir. İKN no, kamu ihale mevzuatına tabi olarak gerçekleştirilen işlerde EKAP tarafından verilmektedir. Ancak, EKAP üzerinden yapılmayan işlerde ve özel sektöre gerçekleştirilen yapım işlerinde İKN no bulunmayabilir. İlave olarak, İKN no üzerinde durulmalıdır. Çünkü belgede yer alan bilgiler ile ihale bilgileri arasında kimi zaman farklılıklar olabilmektedir. Burada yazılı olan İKN no üzerinden belge üzerindeki bilgilerin teyidi yapılabilir.

İşin yapıldığı yer: İşin yapıldığı yer yazılacaktır.

Uygulanan yapı tekniği: Bu bilgi yapım işlerinde gereklidir ve doldurulmaktadır. Uygulanan yapı tekniğinin iş deneyim belgelerine yazılmasının amacı, benzer iş düzenlemeleriyle uyumunun bulunup bulunmadığının ortaya konulması içindir. Benzer iş tanımına dikkat edilirse, işin yapı tekniğine atıf yapıldığı görülecektir. Ancak, pratikte bu kısma çok fazla bakılmadığı ve benzer işlere ilişkin gruplar üzerinden sonuca gidildiği de bir gerçektir. Neticede ve kanaatimizce, bu alan istenilen seviyede verimli kullanılmamaktadır.

Yüklenicinin adı soyadı veya ticaret unvanı: Gerçek kişi olan yüklenicilerde ad soyada, tüzel kişi yüklenicilerde ise ticaret unvanına bu kısımda yer verilmektedir. Eğer ihale ortak girişim olarak alınmışsa, bu kısma ortak girişimi oluşturan kişilerin ad veya unvanları yazılmalıdır. İhaleye katılan firma ismi ile burada yazılı isimlerin kontrol edilmesi gerekmekle birlikte, aynı olmaması firmanın doğrudan elenmesine neden olmayacaktır. Çünkü bazı hallerde iş deneyim belgesindeki isim ile ihaleye katılan firma ismi farklılık arz edebilmektedir.

T.C.Kimlik No/Vergi Kimlik No: Yüklenici gerçek kişi ise TC nosuna, tüzel kişi ise vergi kimlik nosuna bu kısımda yer verilir.

İş ortaklığı ise ortaklar ve ortaklık oranları, konsorsiyum ise ortaklar ve gerçekleştirdikleri iş kısmı ve tutarları: İhaleye ortak girişim olarak katılma halinde, bu kısım idareler tarafından dikkatle doldurulacaktır. İş ortaklığında ortaklar ve hisse oranlarına yer verilmesi birkaç açıdan önemlidir. Öncelikle hisse oranlarına göre bu iş deneyim belgesinde hisse sahibi olmaktadırlar. İkinci olarak ise iş ortaklığını oluşturan kişilerin yaptıkları ciroların tespiti açısından da bu kısım önemlidir. İlave olarak, iş ortaklığındaki hisse oranlarının hem ihalede hem de sonra girilecek ihalelerde korunup korunmadığının tespiti açısından önemlidir. Dikkat edilecek olursa, konsorsiyumlarda hisse oranları değil, bitirilen kısımlar üzerine kurgu yapılmıştır.

Bu kısım doldurulurken, her bir ortağa ayrı düzenlenmesi şeklinde bir işlem yapılmaması gerekir. Ortaklar bağımsız olarak iş deneyim belgesi idarelerden talepte bulunabilirler. Bu halde de bu kısmın işi yapan bütün ortaklar dikkate alınarak doldurulması doğru olacaktır. Aksi yöntem, bu belgenin kullanılacağı sonraki ihalelerde sorunlara neden olabilecektir.  

İlk sözleşme bedeli: İlk sözleşme bedeli, yüklenici ile idarenin veya iş sahibinin arasında mutabakata vardığı bedeldir. İlk sözleşme bedeli iş deneyim belgesinin özellikle değerlendirilmesi açısından önemlidir. Bu kısma yazılı bedelin ne kadarlık kısmının yapıldığı, iş eksilişi olup olmadığı, yasal sınırlar dahilinde mi iş artışlarının yapıldığı burada yer alan bedel üzerinden tespit edilir. Ayrıca, iş durum belgesi düzenlenmesi hali de bura ile ilgilidir. Malumlarınız olduğu üzere, iş durum belgesi yapım işlerinde düzenlenmekte ve ilk sözleşme bedelinin belli bir yüzdesi tamamlanan işlerde düzenlenebilmektedir.

Toplam sözleşme bedeli: İş artışları veya iş eksilişleri olması halinde, toplam sözleşme bedeli buna uyarlı olarak değişmektedir. Fiyat farklarına bu kısımda yer verilmeyeceği gibi, iş deneyim belgesi düzenlemesi uygulamasında fiyat farklarına kural olarak yer verilmez. İş artış veya eksilişinin olmadığı hallerde toplam sözleşme bedeli ile ilk sözleşme bedeli aynıdır.

Gerçekleştirilen iş tutarı: Yüklenici tarafından yapılan iş bedelidir. Bu kısımda yer alan tutar, iş deneyim belgesinin tutarını gösterir. Ancak, uygulamada bazı özellikli haller de bulunmaktadır. Örneğin yapım işlerinde; gerçekleşen iş tutarı, varsa idarece verilen malzeme tutarı da dikkate alınarak  yazılacaktır.

Sözleşme tarihi: Sözleşenin imza edildiği tarihtir. Özellikle iş deneyim belgelerinin güncellenmesi açısından bu tarih önemlidir.

İşin geçici kabul/tasfiye veya iskan tarihi: Mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinde, belirli bir yıl içerisinde kabulü veya geçici kabulü yapılan işler, iş deneyim belgesi olarak kabul edilmektedir. Bu tarih iş deneyim belgelerinin süre yönünden geçerli olup olmadığını ortaya koymak açısından önemlidir ve iş deneyim belgeleri incelenirken bu kısma özellikle dikkat edilmelidir. İlan tarihinden geriye doğru hesap edilecek 5 veya 15 yıllık sürelerin işin kabul veya geçici kabul tarihinden önce olması gerekecektir.

Belge tutarı: İş deneyim belgesinin tutarını gösterir. Bu kısımda yer alan bedel üzerinden ihale komisyonları incelemelerini yaparlar.

Bu kısım doldurulurken sıklıkla yapılan hatalar:

1. Fiyat farklarının belge tutarına dahil edilmesi.

2. KDV tutarlarının bu kısma dahil edilmesi.

3. Ceza kesintilerinin belge tutarından düşülmesi.

4. Nefaset işte eksiklik (Kanaatimiz bu yönde olmakla birlikte, bazı farklı yorumlar olduğu için bu ifada tercih edilmiştir.) olarak ele alınmışsa, nefaset kesintisinin belge tutarından düşülmesi gerekir.

5. Ödenen damga vergileri veya geçici kabul kesintileri belge tutarını etkilemez.

Yukarıda yer verdiğimiz izahatların iş deneyim belgelerinin hazırlanması, düzenlenmesi sürecinde dikkate alınması olası hataları azaltacaktır. İş deneyim belgesi örneğini de yapmış olduğumuz açıklamalarla oluşturmuş olduk.

İHALE HUKUKUNA İLİŞKİN TÜM SORULARINIZ İÇİN 0535 645 00 20. HEMEN ARAYIN