İş Deneyim Belgelerindeki İsim ile İhaleye Katılan Firma İsimleri Arasında Farklılıklar Hangi Hallerde Mümkündür? Başkasının İş Deneyim Belgesinin Kullanılması Ne Anlama Gelir?

İhalelerde kullanılan iş deneyim belgelerindeki isimler ile ihaleye katılan isteklilerin isimleri arasında kimi zaman farklılıklar bulunmaktadır. Bunların çeşitli sebepleri olabilir:

1. Unvan Değişikliği

2. Tür Değişikliği

3. Başka Kişinin İş Deneyim Belgesinin Kullanılması

4. Başka Kişinin Diplomasının Kullanılması

5. Şirket Birleşmeleri

6. Şirket Bölünmeleri

Yukarıda sayılan sebeplerden özellikle, başka kişilerin iş deneyim belgelerinin kullanılması hususu şirketler hukuku açısından önemlidir.

4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesine göre; “İş bitirme, yönetim veya denetim suretiyle elde edilecek belgeler, belge sahibi kişi veya kuruluşların dışındaki istekliler tarafından kullanılamaz, belgeler devredilemez, kiraya verilemez ve satılamaz.”

Genel disiplin içerisinde bir iş deneyim belgesinin başkası tarafından kullanılması yasaklanmıştır. Bu durum kesin bir şekilde hüküm altına alınmış; ancak, bazı hallerde şirketlerin kendilerinin olmayan iş deneyim belgelerinin kullanılmasına izin verilmiştir. Burada özellikle “belge sahibi kişi veya kuruluşların dışındaki istekliler” ifadesinin altının çizilmesi gerekmektedir. İş deneyim belgesine sahip olan kişinin bir şirkete ortak olması ve bu şirkette yüzde elliden fazla hisseye sahip olması halinde, 4734 sayılı Kanun hükümlerine göre, sahip olduğu belgenin şirket tarafından kullanılması başka kişi olarak kabul edilmemektedir. Yani, ortağının iş deneyim belgesinin kullanılması hali, iş deneyim belgesinin başka kişi tarafından kullanılamayacağı temel ilkesinin bir bakıma istisnasını oluşturmaktadır.

Başka kişilerin iş deneyim belgesinin kullanılması hali karşımıza temel olarak iki şekilde çıkmaktadır:

1. Belge Sahibinin Şirkete % 50’den Fazla Hisseyle En Az Bir Yıldır Ortak Olması: 4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesine göre; “Bu belge sahiplerinin kuracakları veya ortak olacakları tüzel kişiliklerin ihaleye girebilmesinde en az bir yıldır tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip olmaları, her ihalede bu oranın aranması ve teminat süresince bu oranın muhafaza edilmesi zorunludur.”

Söz konusu düzenlemeye göre, bir firmanın iş deneyim belgesinin başka bir firma tarafından kullanılması halinde şu şartlara dikkat edilmesi gerekir.

• İş deneyim belgesi kullanılacak firmanın/kişinin şirkete ortak olması,
• Ortaklığının en az bir yıldır devam ediyor olması,
• İş deneyim belgesi kullanılacak firmanın/kişinin şirkette % 50’den fazla hisseye sahip olması,
• İhaleye katılırken, teklif zarfı içerisinde “Ortaklık Durum Belgesi”’nin sunulmuş olması.

2. Diploma Sahibinin Şirkete % 50’den Fazla Hisseyle En Az Beş Yıldır Ortak Olması: 4734 sayılı Kanunun 62 nci maddesine göre diplomalar ihalelerde iş deneyim belgesi olarak kullanılabilmektedir. Diplomalar ya diploma sahibi tarafından kullanılmakta ya da şirketler tarafından kullanılmaktadır. Diplomaların şirketler tarafından kullanılması halinde 62 nci madde düzenlemesine göre; “Bu bent kapsamında elde edilen deneyim mühendis ve mimarın beş yıldır en az % 51 hissesine sahip olduğu tüzel kişiler tarafından da kullanılabilir.”

Diplomaların iş deneyim belgesi olarak kullanılması halinde, diploma sahibi kişinin şirkete ortaklığının en az beş yıldır devam etmesi gerekmektedir. Yani beş yıldan daha az süreli ortaklığın olması halinde, sunulan diplomaların şirket açısından iş deneyim belgesi olarak değerlendirmeye alınabilmesi olanaklı gözükmemektedir.

İş deneyim belgesindeki yazan firma ismi ile ihaleye katılan firma isminin farklı olması her zaman başka kişinin iş deneyim belgesini kullanmak anlamına gelmeyeceğinden, diğer unsurlar üzerinde bu bölümde durulmamış, detay açıklamalar ilgili başlıklar altında verilmiştir.

Şirketler, ortaklarının iş deneyim belgelerini kullanabilirler. Ancak, sermaye şirketlerinde ortakların şirketin iş deneyim belgesini kullanabilmesi olanaklı değildir.