4734 sayılı Kanunun 6/III maddesinde “Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.” hükmü bulunmaktadır. Bu hükümden hareketle, ihale yetkilisinin ihale komisyonunu ilk ilan veya davet tarihini izleyen en geç 3 (üç) gün içinde oluşturması gerektiği söylenebilir. Nitekim, Yapım Yönetmeliğinin 20/I maddesinde “İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.” düzenlemesine yer verilmiştir.

İhale komisyonunun ilk ilan veya davet tarihini izleyen en geç 3 gün içinde oluşturulmasının ardından, aynı süre içerisinde ihale işlem dosyasının bir örneğinin de ihale komisyonu asıl üyelerine verilmesi gerekmektedir. Böylece idare personeli tarafından hazırlanmış idari şartname, ilan vb. dokümanlar ihale komisyonu üyelerince gözden geçirilecek ve bu inceleme sonucunda eğer bir takım eksiklikler veya hatalar saptanırsa, bu eksikliklerin veya hataların ihaleden önce giderilmesi veya düzeltilmesi mümkün olacaktır.

Genel Tebliğin 5.10. maddesindeki açıklamaya göre, ihale işlem dosyasının bir örneğinin ihale komisyonu yedek üyelerine verilmesi zorunlu olmamakla birlikte, idare tarafından gerek görüldüğü takdirde yedek üyelere de ihale işlem dosyasının bir örneği verilebilir. Ancak, şüphesiz yedek üyenin asıl üyenin yerine ihale komisyonunda görev alması halinde ihale işlem dosyasının yedek üyeye verilmesi zorunludur.

Acaba ihale komisyonunun en geç ilk ilan veya daveti izleyen 3 gün içinde oluşturulmasından beklenen yarar nedir? İhale komisyonunun ilk ilan veya daveti izleyen en geç 3 gün içinde oluşturulması gereği, ihale işlem dosyasının bir örneğinin üyelere verilerek inceleme yapmalarını sağlamak içindir. Dolayısıyla ihale komisyonunun süresinde oluşturulmamış olması halinde iki durumla karşılaşılabilir:

1) İhale komisyonu süresinde oluşturulmamasına rağmen, ihale komisyonu üyeleri yaptıkları inceleme sonucunda ihale işlem dosyasında herhangi bir aykırılık görmemişlerse, herhangi bir

2) İhale komisyonunun süresinde oluşturulmamış, ancak üyelerin yaptığı inceleme sonucunda ihale işlem dosyasında ihalenin yapılmasına engel teşkil edecek bir aykırılık tespit etmeleri durumunda, zeyilname yapmak için yeterli süre varsa zeyilname düzenlenmesi, ilana yansıyan bir husus söz konusu ise düzeltme ilanı yapılması, aksi takdirde ihalenin iptal edilmesi, bunun mümkün olmaması durumunda ise bu aykırılık tespitini yapan üye veya üyelerin karşı oy kullanmak suretiyle komisyon kararını imzalamaları gerekmektedir.

İlanı izleyen 3 gün içerisinde ihale komisyonu oluşturulmamasının somut ihale açısından sonuç doğurmadığı ve esasa etkili olmadığı Kamu İhale Kurulu Kararlarında kabul edilmektedir.