Hizmet Alımlarında Yeni Birim Fiyat Tespiti

1. Giriş

Hizmet alım ihalelerinde, ihale konusu işlerin bazı durumlarda öngörülen kalemlerle veya ihale öncesi tahmin edilen ihtiyaçlarla tamamlanması mümkün olamaz, yeni birim fiyat yapılması ihtiyacı ortaya çıkar. Söz konusu ihtiyaç iş artışı kapsamında ortaya çıkabileceği gibi, var olan hizmet işlerinin bir kısmının yerine yenisinin konulması şeklinde de olabilir. Yapım işlerinde yaygın bir şekilde uygulanmakla birlikte, hizmet alım ihalelerinde neredeyse hiç uygulanmayan yeni birim fiyat usulünün bilinmesi ve uygulanması ihalelerde, özellikle sözleşme sürecinde, olası sorunların çözümü açısından önemli olacaktır. Bu uygulama ihtiyacın doğal bir sonucudur.

2. Yeni Birim Fiyat Tespitinde Yöntem

Fiyatı belli olmayan işlerde yeni birim fiyat tespiti Hizmet İşleri Genel Şartnamesinin 37 nci maddesinde yer alan düzenlemeler çerçevesinde yapılacaktır:

“İşin devamı sırasında, yapılması idarece istenen veya 53 üncü maddeye göre sözleşme kapsamında ilave olarak yaptırılacak ve birim fiyat cetvelinde yer almayan yeni iş kalemlerine ait birim fiyatlar;

a) Yüklenicinin birim fiyatlarının tespitinde kullanarak teklifinin ekinde idareye verdiği ve yeni iş kalemi ile benzerlik gösteren iş kalemlerine ait analizlerle kıyaslanarak bulunacak analizler,

b) İdarede veya diğer idarelerde mevcut olan ve yeni iş kalemine benzerlik gösteren iş kalemlerine ait analizler,

c) Yeni iş kaleminin yapılması sırasında tutulacak puantajla tespit edilecek malzeme miktarları ile personel ve makinelerin çalışma saatleri esas alınarak oluşturulacak analizler,

d) İdarede ve diğer idarelerde mevcut rayiçler ile yüklenicinin teklifinin ekinde idareye verdiği teklif rayiçler,

e) İdarece kabul edilmek şartıyla ilgisine göre, Ticaret ve/veya Sanayi Odasınca veya meslek odasınca onaylanmış memleket rayiçleri, kullanılarak yukarıdaki öncelik sırasına göre kontrollük ile yüklenici tarafından tespit edilir. Bu hususta düzenlenen yeni fiyat tutanağı idarenin onayına sunulur ve onaydan sonra geçerli olur.

Fiyat tutanağının idarenin onayına sunulduğu tarihten itibaren otuz (30) gün içerisinde taraflar yeni birim fiyatlar üzerinde anlaşma sağlayamazlarsa bu hususta bir anlaşmazlık zaptı düzenlenerek taraflarca imzalanır ve konu sözleşmedeki anlaşmazlıkların çözümüne ilişkin hükümlere göre çözümlenir. Ancak bu süre içinde yüklenici, idare tarafından tespit edilen birim fiyatın uygulanması şartı ile işe devam etmek zorundadır.”

Bu düzenlemeler gereği, yeni bir iş kalemi ve birim fiyat düzenlenebilmesi için iki sebep bulunmalıdır:

- İdarece yapılması istenilen iş kalemi

- Ve iş artışı neticesinde yapılması istenilen iş kalemi.

Maddenin ilk fıkrasında yapılması idarece istenen ifadesinden sonra veya bağlacı ile cümlenin devam etmesi ve bu cümleciğin yeni iş kalemlerine ait birim fiyatlarla anlamlı bir bütünlük arz etmesi, yeni birim fiyat düzenlemesinin sadece birim fiyatlı işlerde değil, götürü bedel sözleşme imzalanan ihalelerde de yapılabileceği neticesini vermektedir.

Bu sebeple, kanaatimizce götürü bedel sözleşme imzalanan hizmet alım ihalelerinde de yeni birim fiyat düzenlemesi yapılabilecektir. Ancak, böyle bir işlemin yapılabilmesi için ihale konusu işte iş eksilişi olması gerekmektedir. Çünkü 4735 sayılı Kanunun 24 üncü maddesi gereği götürü bedel teklif alınan ihalelerde iş artışı yapılabilmesi mümkün değildir. Örneğin ihale konusu işte araçların bir kısmının artık gerekmeyecek olması ve bu suretle iş eksilişinin ortaya çıkması durumunda, iş eksilişi kadarlık kısım için ilave yeni işler yükleniciye yaptırılabilecektir.

Yeni iş kaleminin ve yeni birim fiyatın tespitinin işin devamı sırasında ortaya çıkması da önemlidir. İş bittikten sonra yeni birim fiyat tespiti mümkün olamayacağı gibi, işin devamı sırasında geçmişe yönelik yeni birim fiyat tespiti de mümkün olamayacaktır. Yeni birim fiyatlar kontrollük ve yüklenici tarafından tespit edilip idarece onaylandıktan sonra geçerli olacağından dolayı, bu onaydan önce yapılmış olan işlerin bedellerinin ihale hükümleri çerçevesinde ödenebilmesi mümkün değildir. Bu işler yapıldığından ve idarece de kabul edildiğinden dolayı, bunların ücretleri, vekâletsiz iş görme hükümleri çerçevesinde, sadece yüklenicinin katlandığı maliyetler ödenmek suretiyle yapılabilecektir.

Yeni birim fiyat tespitine ilişkin düzenlemelerde maddeler halinde analizler ve rayiçler sayılmıştır. Ayrıca maddede bu analiz ve rayiçlerin öncelik sırasına göre kullanılacağı belirtilmektedir. Bu sebeple öncelik sırasına göre tespit edilmemiş olan yeni birim fiyatlar da taraflar açısından, fiyatların verimliliği açısından geçerli olamayacaktır.

Öncelik sırasına göre kontrollük ve yüklenici tarafından tespit edilen yeni birim fiyatlar idarenin onayı ile geçerli olacaktır. Bu cümlede geçen idare kelimesinin ihale yetkilisi olarak değerlendirilmesi gerekmektedir. İdarenin onayına kadar yapılacak olan yeni iş kalemlerinin tutarlarının nasıl ödeneceği hususunda tereddüt bulunsa da, yeni fiyat tutanağının idare onayından sonra geçerli olacağı, bu onay öncesinde bu tespite dayalı herhangi bir iş yapılabilmesi mümkün olamayacağından, yine yüklenicinin yapmış olduğu giderlerin maliyeti karşılanabilecektir.

Yeni fiyat tutanağının idarenin onayına sunulduğu tarihten itibaren 30 gün içerisinde anlaşmanın sağlanamaması halinde anlaşmazlık zaptı düzenlenecektir. Bu zabıt ihale yetkilisi ve yüklenici firma tarafından imza edilecektir. Sorun sözleşmede yer alan anlaşmazlıkların çözümüne ilişkin hükümlere göre çözümlenecektir. Tip sözleşme dipnotunda bu sorunun idarenin bulunduğu yer mahkemeleri tarafından çözüleceği belirtilmektedir. Dolayısıyla böyle bir problemle karşılaşılması durumunda idarenin bulunduğu yerdeki adli mahkemelere müracaat edilecektir. Maddede, anlaşmazlık çözülene dek, yüklenicinin idare tarafından tespit edilen birim fiyatı uygulayarak işe devam edeceği belirtilmektedir. İdarenin, ihale yetkilisinin, onayına sunulan yeni birim fiyat tutanaklarının geçerlik kazanabilmesi veya anlaşmazlık olsa da ihale içerisinde kullanılabilmesi için ihale yetkilisince imza edilmiş olması gerekmektedir. Anlaşmazlık varken, aynı zamanda tutanak da imza edilmemiş, idarece herhangi bir tespit yapılmamışsa, yüklenici tarafından iş bu ihale bünyesinde yapılmayacaktır.

Yargıtay kararında yeni birim fiyatın tespit edilmiş olmasının yüklenici açısından kazanılmış hak olamayacağı ifade edilmektedir:

Yukarıdaki karardan ve Şartnamenin 37 nci maddesinde yapılan düzenlemelerden hareketle şu sonuç çıkarılabilir: İdarece yeni birim fiyat tutanağı onaylanmışsa ve bu fiyat tutanağı mevzuata aykırılıklar ihtiva ediyorsa bu durumda yeniden maddedeki düzenlemelere uygun yeni birim fiyat tespit edilmeli, edilemiyorsa yapıldığı tarihteki mahalli rayiçler üzerinden ödeme gerçekleştirilmelidir.

Maddede yeni birim fiyat tespit edilirken kullanılacak analizlere ve rayiçlere ilişkin olarak şu ifadeler yer almaktadır: Yüklenicinin birim fiyatlarının tespitinde kullanarak teklifinin ekinde idareye verdiği ve yeni iş kalemi ile benzerlik gösteren iş kalemlerine ait analizlerle kıyaslanarak bulunacak analizler ve idarede ve diğer idarelerde mevcut rayiçler ile yüklenicinin teklifinin ekinde idareye verdiği teklif rayiçler. Hizmet alım ihalelerinde, istekliler teklifleriyle birlikte idareye analiz sunmadıklarından şartnamenin 37 nci maddesinin (a) bendinin uygulanabilmesi olanaklı gözükmemektedir. Götürü bedel teklif alınan ihalelerde de yükleniciler tarafından teklif ekinde idareye rayiçte sunulmadığından dolayı, bu tür ihalelerde 37 nci maddenin (d) bendi uygulanamayacaktır.

Hizmet alım ihalelerinin birçoğunda istekliler aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulmakta ve istekliler de tekliflerini oluşturan bileşenlere yönelik olmak üzere açıklama yapmaktadırlar. Bu bağlamda, aşırı düşük teklif sorgulaması yapılan hallerde istekliler tarafından idareye sunulan ve tekliflerini oluşturan bileşenlerin Şartnamenin 37 nci maddesinin (a) ve (d) bendi kapsamında değerlendirilebilmesi ve bunlara dayalı olarak yeni birim fiyatların tespit edilebilmesi mümkün gözükmektedir. Çünkü mahiyet itibarıyla, istekliler tarafından aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamında sunulan belgeler, sözleşmeden önce teklifinin eki olarak idareye sunulmamış olmakla birlikte, teklifi oluşturan analiz ve rayiçler olarak dikkate alınabilecektir. Bu sebeple firmaların ihaleye girerken, ihale bedelini oluşturan bileşenleri gerçekçi olarak belirlemeleri, aksi durumda kendi beyanlarıyla sözleşme süreci içerisinde sorunlar yaşayabilecekleri değerlendirilmektedir.

Teklif mektubu eki cetvelde yer alan iş kalemleri ve bu iş kalemlerine yüklenici tarafından verilmiş bedeller mevcut iken, aynı iş kalemi için yeni birim fiyat yapılması ve bu yeni birim fiyata göre ödeme yapılabilmesi de mümkün değildir. Sayıştay Temyiz Kurulu kararında da bu konu benzer şekilde ele alınmaktadır.

Sonuç

Hizmet alım ihalelerinde yeni birim fiyat tespiti ve uygulanması, ihtiyaçların doğal bir sonucu olup, olası sıkıntıları çözebilecek önemli bir yöntemdir. Evraklarda hatalar yapılması, gerçeğe aykırı işlemler gerçekleştirilmesi yeni birim fiyatla engellenebilecektir. İhale konusu işin teklif mektubu eki cetvel kalemlerine göre değil de, gerçekleştirilen ve idarece alınan iş kalemlerine göre hakedişlere aktarılması bu yöntemle mümkün olabilecektir.

Hizmet alım ihalelerinde cetvelde olmayan fazla mesailerin ödenmesi, ihtiyaç kalemlerinin değişmesi, bastırılacak kitapların incelmesi veya kalınlaşması, gezilerde yeni illerin eklenmesi veya mevcut illerin değiştirilmesi yeni birim fiyat uygulamasının karşımıza çıkabileceği alanlardan sadece bazılarıdır.

İhtiyacın bir gereği olan yeni birim fiyat uygulamasının hizmet alım ihalelerinde de kamu yararı bakış açısıyla kullanılması önemlidir ve tercih edilmelidir.

İHALE HUKUKUNA İLİŞKİN TÜM SORULARINIZ İÇİN 0535 645 00 20. HEMEN ARAYIN