Muayene ve kabul sürecini daha net olarak anlayabilmek amacıyla, bu sürecin aşamaları aşağıda şekil olarak gösterilmiştir.

Söz konusu aşamalar, işin sorunsuz bir şekilde kabulünün yapıldığı durumlarda geçerli olacaktır. Yukarıda verilen şekil çerçevesinde açıklama yapılacak olursa; 2. Aşamada kontrol teşkilatı tarafından işin kabule elverişli olmadığının, eksikliklerin işte önemli boyutta olduğunun ve işin fonksiyonelliğini engellediğinin ortaya konulması durumunda, işin kabulü süreci devam etmeyecektir. Böyle bir durumda 4735 sayılı Kanunun 20 inci maddesinin (a) bendine göre yükleniciye en az 10 gün süreli ihtarname çekileceği HİGŞ’de ifade edilmektedir. Ancak, kanaatimizce süresi geçen hizmet alımlarında söz konusu ihtarname sürecinin uygulanması, süresi bitmemiş veya süresinden önce teslim edilmiş olan hizmetlerde ise kontrol teşkilatı tarafından kabule elverişli olmadığı ifade edilen hizmetler için böyle bir ihtarname sürecine gidilmesi gerekir. HİGŞ’nin 44 üncü maddesinin ikinci fıkrasında yer alan bu düzenlemenin mahiyet itibarıyla 4735 sayılı Kanunla tam olarak uyarlı olduğunu ifade etmemiz zordur. Dolayısıyla, HİGŞ’de bulunan “Bu ihtardan sonra yüklenici işi süresi içinde kabul edilebilir hale getiremez ise sözleşme feshedilir” düzenlemesinin, yüklenicinin işi süresinde bitirmemesi üzerine yapılacak en az 10 gün süreli ihtardan sonra hala iş kabul edilebilir hale getirilmemişse sözleşme feshedilir şeklinde değerlendirilmesi uygun olacaktır.

1. Yüklenicinin Başvuruda Bulunmaması Durumunda Kabul İşlemleri

HİGŞ’nin 46 ncı maddesine göre;

“Yüklenici başvurusunda gecikmiş olur veyahut işi süresinde kabule elverişli duruma getiremezse, sözleşmeye göre işin bitmesi gereken tarihte kontrol teşkilatı veya idarece görevlendirilecek iki eleman tarafından iş, yerinde incelenerek o günkü durum bir tutanakla tespit edilir. Bu inceleme sırasında yüklenicinin veya vekilinin de hazır bulunması gereklidir. Yükleniciye yapılacak tebligata rağmen kendisi veya vekili gelmezse kontrol teşkilatı veya idare bu incelemeyi tek taraflı olarak yapar ve düzenlenen tutanakta bu husus belirtilir.

Yapılan işte kusur ve eksikliklerin bulunması halinde, bunların giderilmesi için belirlenen sürenin sonunda, yüklenici bulunsun veya bulunmasın, durum kontrol teşkilatı tarafından düzenlenecek bir tutanakla tespit edilir.”

Burada, yüklenicinin veya vekilinin ihale konusu hizmet işinin tamamlandığına yönelik olarak idareye başvuruda bulunmaması veya zamanında başvuruda bulunmaması veyahut işin zamanında kabulü hazır hale getirilmemesi hallerinde nasıl hareket edileceği ifade edilmektedir.

Buna göre; yüklenici işi bitirmesine karşın idareye başvuruda bulunmazsa idare kontrol teşkilatı veya harcama yetkilisi tarafından görevlendirilecek iki kişi işin bitmesi gereken tarihte durumu inceler ve hizmetin tamamlanıp tamamlanmadığına yönelik olarak tutanak tutarlar. Bu durum herhangi bir başvuru olmaması; ancak, ihale konusu işin sözleşmesinde yazılı tarihte bitirilmemiş olması durumunda da geçerlidir. Bu halde, işin bitmesi gereken tarihte ister başvuru olsun isterse olmasın, hizmet alımlarında, idarece ihale konusu işin bitirilme durumunun tespiti gerekir. Burada idarece yapılması gerekli olan bir davranış daha bulunmaktadır. Yüklenici tarafından idareye başvuru yapılmadığı hallerde, idarece yükleniciye işin kabule elverişli olup olmadığına yönelik tespit yapılacağına yönelik bir yazı gönderilmesi gerekmektedir. Bu tebligatın yapılması için gerekli olan süre dikkate alınmak suretiyle yazışmaların yapılması ve işin bitmesi gerekli olan tarihte tarafların ihale konusu hizmetin kabule elverişli olup olmadığının tespit edileceğini bilmesi gerekir. Böyle bir tebligatın yapılmamış olması kanaatimizce tek başına gecikme cezasının kesilmemesi için gerekçe olmayacaktır. Ayrıca, yüklenici kendisine yapılan tebligata rağmen gelmezse veya idareye başvuruda bulunmazsa, idarece yapılacak tek taraflı tespitlerde ve tutulacak tutanaklarda işin kabule elverişli olduğuna kanaat getirilirse gecikme cezası kesintisi yapılamayacaktır. Bu bağlamda, önemli olan konu, işin zamanında yerine getirilip getirilmediğidir. Ayrıca, kontrol teşkilatı tarafından tutulacak tutanağın işin bitmesi gerekli olan tarihten sonra olması ve işin kabule elverişli olması durumunda gecikme cezası kesilemeyecek; ancak, iş kabule elverişli değilse, tutanağın daha sonra düzenlenmiş olması gecikme cezasının kesilmesine mani olamayacaktır.

Bu tespit, kontrol teşkilatı tarafından yapılabileceği gibi, görevlendirilecek iki kişi marifetiyle de yapılabilir. HİGŞ’de iki kişi ifadesine yer vermekle birlikte, daha az kişi olamayacağını; ancak, iki kişiden daha fazla sayıda bir görevlendirmenin de sorunlu olmadığını düşünmekteyiz.

HİGŞ’nin mezkur maddesinde, eksikliklerin bulunması halinde, idarece belirlenen sürenin sonunda ifadesine yer verilmektedir. Öncelikle bu sürenin ihale yetkilisi tarafından belirlenmesi ve 4735 sayılı Kanunun 20 inci maddesinin (a) bendiyle uyumlu olması gerektiğini ifade edebiliriz. İşin zamanında bitmemesi durumunda idarenin iki türlü hareket tarzı bulunmaktadır: Sözleşmenin feshi için ihtar çekme ve yüklenicinin cezalı olarak çalışmasına izin verme.

Burada, idarece belirlenecek sürenin mahiyeti önem arz etmektedir. Eğer ihtar mahiyetinde ise en az on günlük bir süre verilecek ve bu süre sonunda eksiklikler giderilmezse sözleşme feshedilerek teminatlar gelir kaydedilecek ve yüklenici hakkında yasaklılık verilecektir. Ancak, verilen süre cezalı çalışma mahiyetinde bir süre ise, yani ihtar değilse, bu halde bu süre boyunca ceza kesilecek, süre bitiminde ise ya ihtar çekilecek ya da ikinci bir defa cezalı süre verilecektir.

Bu kısımda yapmış olduğumuz açıklamalar genel olarak belli bir süre çalışma sonunda ortaya çıkan hizmetlerle ilgilidir. Süreklilik arzeden hizmetlerde ise, işin kabule elverişli olup olmadığının tespiti kontrol teşkilatı tutanakları üzerinden yapılmakta olup, bu bağlamda muayene ve kabul komisyonu işlerini bu tutanaklar üzerinden gerçekleştirmektedir.

2. Belli Bir Süre Çalışma Sonrasında Tamamlanan Hizmetlerde Kabul

Öncelikle bu tür hizmetlerin mahiyetinin tespitinde fayda bulunmaktadır. Bu tespitin yapılması için kanaatimizce mefhumu muhalifinden hareketle bir tanımla yapılması gerekir.

Süreklilik arzeden hizmetler nelerdir? Her gün aynı şekilde tekrar eden hizmetler süreklilik arz eden hizmetlerdir. Yüklenici ve onun getirdiği imkânlar çerçevesinde, düzenli olarak yapılan, yapılış tarz ve yöntemi her gün aynı şekilde gerçekleşen, belli bir süre sonunda yapılan çalışmalar neticesinde ortaya konulmayan ve genellikle idare ile yüklenicinin karşılıklı olarak alıp verdiği hizmetler bu kapsamdadır. Yemek, araç kiralama, bina temizlik, güvenlik, radyoloji görüntüleme, veri hazırlama, randevu sistemleri, kent temizliği, hayvan bakım ve iyileştirme, haberleşme ve sağlık hizmetleri bu kapsamdadır. Süreklilik arzeden hizmetlerin çoğu personel çalıştırılmasına dayalı olmakla birlikte, personel çalıştırılmasına dayalı hizmetler süreklilik arzeden hizmetlerdir şeklinde bir genel sonucun da ortaya konulabilmesi mümkün değildir.

Anket, bakım ve onarım, sigorta, araştırma ve geliştirme, muhasebe, tanıtım, basım ve yayım, organizasyon, mesleki eğitim, fotoğraf, film, yazılım hizmetleri ise belli bir süre sonunda ortaya konan hizmetler mahiyetindedir.

Belli bir süre sonunda ortaya konulan bu hizmetlerde yukarıda izah edilen ve HİGŞ’nin 44 – 49 uncu maddeleri düzenlemeleri çerçevesinde gerekli işlemler yapılacaktır.

3. Süreklilik Arzeden Hizmetlerde Kabul

HİGŞ’nin 44 üncü maddesine göre sürekli nitelikteki işlerde “kontrol teşkilatının Genel Şartname gereğince tuttuğu kayıtlar ile yükleniciye yapılan ödemelere ilişkin belge ve kayıtlar idarece (a) fıkrasında öngörüldüğü şekilde kurulan kabul komisyonu tarafından esas alınır. Kabul komisyonu, yüklenicinin yapılan iş nedeniyle idareye karşı herhangi bir yükümlülüğünün kalmadığına karar verirse, üç nüshalı bir kabul belgesi düzenler ve bir nüshasını yükleniciye verir. Eğer yüklenicinin idareye karşı olan yükümlülüklerinden herhangi birini yerine getirmediği tespit edilirse, buna ilişkin sözleşmesinde belirtilen ceza ve kesintiler uygulanır ve kabul belgesi bundan sonra verilir.”

Bu bağlamda, güvenlik, temizlik, yemek, araç kiralama, kent temizliği vb. işlerde muayene ve kabul komisyonu, diğer hizmetlerde olduğu gibi işyerine gitmek ve verilen hizmeti ihale dokümanıyla kıyaslamak durumunda değildir. Bu işlerin yapısı gereği, her gün tekrar eden mahiyette olduğundan dolayı daha önce yapılmış olan bir hizmetin daha sonra muayene ve kabul komisyonu tarafından ikinci bir defa daha kontrol edilebilmesi olanaklı değildir. Bu gerekçeyle, süreklilik arzeden hizmetlerde kabul kontrol teşkilatı tarafından tutulan kayıtlar üzerinden gerçekleştirilecektir.

Kabul komisyonunun işin yapıldığı yere gitmesinin mantıki bir tarafı olmadığı gibi, HİGŞ’nin 44 üncü maddesi gereği hukukiliği de yoktur.

Bu sebeple kabul komisyonu işyerine giderek değil, kontrol teşkilatı tarafından tutulan kayıtlar üzerinden incelemelerini gerçekleştirir. İlave olarak, yapacağı tespitlerde yine kontrol teşkilatı kayıtlarıyla sınırlıdır. Bu durum kabul komisyonlarının özellikle sorumluluk açısından sınırlarını da çizmektedir. Kontrol teşkilatı araçların gelmemesinden sorumlu olabilecekken, bunu kayıtlarında göstermediğinden dolayı kabul komisyonu bundan sorumlu tutulmayacaktır. Çünkü kayıtlarda kabulün yapılmasına engel olacak veya eksikliğe işaret edecek şekilde bir tespit kontrol teşkilatı tarafından yapılmamıştır.

Burada üzerinden durulması gerekli bir diğer nokta da, süreklilik arz eden hizmet alım ihalelerinde kabul komisyonlarının işi reddetme yetkisinin bulunmamasıdır. Çünkü HİGŞ’de kabul komisyonları tarafından düzenlenecek olan kabul belgesi iki duruma özgü olarak kurgulanmıştır: İşte eksiklik olmaması durumunda üç nüsha kabul belgesi düzenlenir ve bir nüshası yükleniciye verilir veya işte eksiklik varsa gerekli ceza ve kesintiler uygulanır; ancak, yine kabul belgesi verilir. Görüleceği üzere, belli bir çalışma sonrasında kabul edilen işlerle mahiyet itibariyle farklıdır. Neticede, süreklilik arzeden hizmetlerde kabul komisyonlarının hizmeti kabul etmeme hakkı bulunmamaktadır.