Hizmet alım işlerinde kontrol teşkilatı ile kontrollük aynı anlama gelmekte olup, idare tarafından, işlerin denetimi için idare içinden görevlendirilmiş bir kişi veya bir komisyonu ve/veya idare dışından bu işleri yapmak üzere görevlendirilen gerçek veya tüzel kişi veya kişileri ifade eder. Bu kişiler idare dışından da olabilir. İdare dışından temin edilen personelin başka idare çalışanı olması mümkün olduğu gibi, kontrollük işlerinin dışarıdan ihale yoluyla temin edilmesi de mümkündür.

Kontrollük hizmetleri danışmanlık veya 4734 sayılı Kanunda öngörülen şartlarla hizmet alımı olarak alınabilir.

Tanımdan da anlaşılacağı üzere kontrol hizmetlerinin esas unsurunun işlerin denetimi olduğu görülmektedir. Bu bağlamda işlerin denetimi ile iş bittikten sonra kabulün birbirinden farklı uygulamalar olduğunun altının çizilmesi gerekir.

Kontrol teşkilatı işlerin fiilen yürütüldüğü dönemde görevlendirilen kişiler olduğundan dolayı, sözleşme süreci içerisinde aktif rol alırlar. Kontrol teşkilatının görevleri, sorumlulukları ve yükümlülükleri temel olarak HİGŞ’de hüküm altına alınmıştır.

HİGŞ’de yer alan ve kontrol teşkilatını ilgilendiren hükümler şu şekildedir.

Kontrol Teşkilatının İletişim Yöntemi: Kontrol teşkilatı ile idare, kontrol teşkilatı ile yüklenici arasında yapılacak her türlü iletişim yazılı olacaktır. Bunun aksine uygulama, ancak ve ancak, ihale dokümanında bu yönde bir düzenleme olması durumunda mümkündür. Yazılı iletişim hukuki sorunların ortaya çıkmasında ispat mekanizması olarak kullanılabileceği gibi tarafların haklarını da koruyucu bir yöntem olarak kabul edilecektir.

Kontrol Teşkilatının Denetim Görevi: Kontrol teşkilatının, sözleşmeye bağlanan her türlü işi denetlemesi ve yüklenicinin de işleri kontrol teşkilatının denetimi altında yönetmesi ve gerçekleştirmesi gerekir. Kontrol teşkilatının yetkilerine sözleşmelerde yer verilir. Sözleme tasarısının 18 inci maddesinde veya diğer hususlar bölümünde bu yetkiler belirtilebilir. Ancak, mevcut tip sözleşme kontrol teşkilatının denetim görevi olduğunu vurgulamakta detaya girmeden HİGŞ’ne atıf yapmaktadır. HİGŞ’nin 26 ncı maddesinin ikinci fıkrasına göre de, sözleşmede aksine bir düzenleme olmadığı müddetçe, kontrol teşkilatı aşağıdaki görevleri yerine getirir.

• Hizmet alım işiyle ilgili her türlü denetimi yapar.
• Hizmet işinde kullanılacak her türlü malzemenin onay veya reddi işlemini yerine getirir.
• Yüklenici personelinin onay veya reddi işlemini yerine getirir. Bu görev çoğu idarelerde ihale yetkilileri tarafından yapılmakla birlikte, kontrol teşkilatını görev alanında olup, kontrol teşkilatı ile ihale yetkilisinin aynı belgeye imza atmasında da kanaatimizce sakınca bulunmamaktadır.
• Ödeme miktarlarının tespiti görevini yerine getirir. Bu tespit işin bünyesinde yapılan işlerin puantajıyla yakından ilgilidir.
• Hizmet işlerinin düzeltilmesi/düzeltilmesini talep etme görevi bulunmaktadır.
• Hizmet işlerinin yerine getirilmesiyle ilgili olarak yüklenici veya vekiline talimat verme görev ve yetkisi bulunmaktadır. Bu sebeple kontrol teşkilatı işin ihale dokümanlarına uygun yerine getirilmesi amacıyla her türlü talimatı yükleniciye verebilir.

Kontrol Teşkilatının Talimat Verme Yetkisi: Yüklenici, bütün işleri kontrol teşkilatının sözleşme ve eklerindeki hükümlere aykırı olmamak şartı ile vereceği talimata göre yapmak zorundadır. Burada yüklenicinin verilen talimatı sorgulama hakkı sadece talimatın ihale dokümanına aykırı olması halinde mümkündür. Dolayısıyla, ihale dokümanına aykırılık içermeyen talimatların yükleniciler tarafından yerine getirilmesi gerekir. Yükleniciye ihale konusu işle ilgili talimat verme kontrol teşkilatının görev ve yetkisine girdiğinden dolayı, bu yetkinin bu kişiler tarafından kullanılması gerekir. Ancak, uygulamada ihale yetkililerinin, harcama yetkililerinin, bu yetkiyi kullandıkları ve yükleniciye talimat verdikleri görülmekle birlikte, ihale yetkilisi kontrol teşkilatının amiri konumunda bulunduğundan dolayı, bu talimatların da kontrol teşkilatı talimatı olarak kabul edilmesi uygun olacaktır. Kontrol teşkilatı ihale yetkilisi tarafından görevlendirilen kişi veya kişiler olduğundan, doğrudan ihale yetkilisinin yüklenici veya vekili ile yazışmasında herhangi bir sorun bulunmamaktadır.

Kontrol Teşkilatının İdareye Görüş Bildirme Yetkisi: HİGŞ’nin 26 ncı maddesine göre; fesih, tasfiye, süre uzatımı, iş artışı, iş eksilişi, kabul, yüklenici nam ve hesabına iş yaptırma ve alt yüklenicileri onaylama hususlarında kontrol teşkilatı idareye görüş bildirir. Burada düzenleme “bildirir” kelimesiyle ifade edilmektedir. Dolayısıyla, söz konusu işlerle ilgili görüş bildirme hususunda kontrol teşkilatının takdir hakkı bulunmamaktadır. Ancak, kontrol teşkilatının görüş bildireceği konular sınırlı olarak sayılmış olup, genel olarak ihale konusu işin ihale dokümanına uygun olarak yapılmasıyla ilgili talimatlardan farklı bir yapıdadır. Ayrıca, söz konusu unsurlar ihale dokümanında genişletilmediği müddetçe, diğer konularla ilgili kontrol teşkilatının görüş bildirme yükümlülüğünün bulunmadığını ifade edebiliriz. Burada kontrol teşkilatının görüş bildirdiği hususlarda yetkilinin ihale yetkilisi, harcama yetkilisi, olduğu da net olarak karşımıza çıkmaktadır. Yani süre uzatım kararı veya iş artış veya eksilişi işlemleri veyahut alt yüklenicileri onaylama yetkisi kontrol teşkilatında değil, ihale yetkilisindedir. Kontrol teşkilatının salt kendi yetkisi kapsamında olmayan işlerle ilgili görüş bildirme yükümlülüğü bulunduğu netice olarak ifade edilebilir. Uygulamada ihale işlem dosyalarında kontrol teşkilatının bu yönde görüşlerinin bulunduğunu görememekteyiz. Bu bir eksikliktir.

Kontrol teşkilatının görüş bildirme yetkisi uygulamada şu şekilde de kullanılabilir. İş artış veya eksilişi olacağı zaman, sözleşmenin fesih veya tasfiyesi gündemde olduğu hallerde, kararı verecek makama, harcama yetkilisine, yazının kontrol teşkilatı tarafından yazılması ve altına harcama yetkilisinin imza atması da kontrol teşkilatının görüş bildirme yetkisinin zımni olarak yerine getirildiği anlamına gelecektir. Çünkü kontrol teşkilatı görüşünü yazmış ve aynı kâğıt içerisinde harcama yetkilisine olura sunmuştur.

Kontrol Teşkilatının Malzeme Kabul Etmeme ve İşleri Yeniden Yaptırma Yetkisi: Hizmet alım işlerinde yükleniciler tarafından getirilen malzemelerin, ihale dokümanına, daha önce alınmış numunelerine aykırı olması durumunda, kontrol teşkilatı yazılı tebligatla kullanılan malzemeleri işyerinden uzaklaştırmaya yetkilidir. Yüklenicinin bunu yapmaması durumunda her türlü masrafı yükleniciye ait olmak üzere kontrol teşkilatı bu malzemeleri işyeri çevresi dışına çıkarmaya yetkilidir. Burada malzeme ifadesi, ihale bünyesine giren her türlü unsur olarak ele alınmalıdır.

Yüklenici tarafından kötü ve kusurlu yapıldıkları kesin olarak anlaşılan iş kısımlarını yeniden yaptırmak hususunda kontrol teşkilatı yetkilidir. Yüklenici, bu konuda kendisine yazılı olarak verilen talimat üzerine, belirlenen süre içinde söz konusu iş kısımlarını ayrıca bir bedel istemeksizin kaldırıp yeniden yapmak zorundadır. Bu hususta bir gecikme olursa sorumluluğu yükleniciye aittir. Borçlar Kanununda buna ayıp denilmekte olup, hizmet işleri açısından ayıplı hizmetin verildiğinin kesin olarak anlaşıldığı iş kısımları kontrol teşkilatı tarafından yeniden yaptırılır. Burada dikkat edilmesi gereken iki konu bulunmaktadır.

Birincisi kötü ve kusurlu hizmetin kesin olarak ortaya konulmasıdır. Bu ortaya koyma işlemi yüklenici dâhil herkes tarafından açıkça kabul edilebilmelidir. Aksi durumda hukuki ihtilaf konusu olabilecektir. Yani kötü ve kusurlu olduğu iddia edilen; ancak, mahiyeti böyle olmayan hizmetlerin kabul edilmemesinden dolayı kontrol teşkilatının yükleniciye zararı dokunmuş olabilir. Bu zararın kendilerine rücu edilebileceği gözlerden uzak tutulmamalıdır.

İkincisi ise; kötü ve kusurlu hizmetin ikinci bir defa daha yapılmasından dolayı yükleniciye ücret ödenmeyecek olmasıdır.

HİGŞ’nin 31 inci maddesinde yer alan sözleşme ve eklerine uymayan işler ile 32 nci maddesinde hüküm altına alınmış bulunan hatalı, kusurlu ve eksik işlere yönelik düzenlemeler de burayla doğrudan ilgilidir. İlgili bölümde bu konulara yönelik detay açıklama yapılmıştır.

Süreklilik Arzeden Hizmetlerde Kontrol Teşkilatı Kayıtları: Sözleşme konusu iş süreklilik gösteren bir mahiyette ise, işin yapılmasına ilişkin kayıtlar sözleşmesinde belirtilen sıklıkta tutulur ve bu tutanaklar yüklenici tarafından da imzalanır. İşlerin eksik, kötü ve sözleşmeye aykırı olarak yapılması durumunda sözleşmede belirtilen cezalar uygulanır. Sözleşme tasarısının 19 uncu maddesinde işin yürütülmesine ilişkin kayıt ve tutanakların hangi sıklıkla tutulacağına ve neleri ihtiva edeceğine yönelik düzenlemelerin idareler tarafından yapılması gerekir. Tip sözleşmenin 29 nolu dipnotunda HİGŞ düzenlemeleri esas alınarak idarelerce burada gerekli düzenlemelerin yapılacağı ifade edilmekle birlikte, idarelerin birçoğu burada sağlıklı düzenlemeler yapmamaktadır. Bu kayıtlar hakedişlerin ödenmesi, yüklenici hakkında uygulanacak cezalar ve puantajların ortaya konulması açısından önemlidir.