İhale yetkilisi (harcama yetkilisi) tarafından görevlendirilen muayene ve kabul komisyonu tarafından kabul belgesinin düzenlenmesinden sonra en geç altmış (60) gün içerisinde kesin hesap raporu düzenlenmelidir.

Kesin hesap raporu idarenin yükleniciye, yüklenicinin de idareye borçlu olup olmadığının ortaya konulmasıdır.

Uygulamada kesin hesap raporunun hizmet alım ihalelerinde düzenlenmediği görülmektedir. Özellikle personel çalıştırılan ihalelerde, personel alacaklarının ödenmemiş veya eksik ödenmiş olması, SGK bildirgelerinin verilmemiş olması gibi nedenlerle kesin hesap raporu daha önemlidir.

Kesin hesap raporunun işlevsel olması ve idarelere hizmet edebilmesi bu yönde yapılacak işlemlerle bağlantılıdır. Kesin hesap raporunun alacak ve borcun ortaya konularak mahsuplaşmanın yapılması olduğu göz önüne alınırsa, bu mahsuplaşmaya imkân sağlamak için idarelerce kesin teminat mektubu süresinin buna uyarlı belirlenmesi gerekir.

Tip sözleşmenin 11 inci maddesinin birinci fıkrasına göre;

“11.1. Kesin teminat :

11.1.1.Yüklenici bu işe ilişkin olarak ........... (rakam ve yazıyla) ................. kesin teminat vermiştir.

11.1.2. Kesin teminat mektubunun süresi …../…/…. tarihine kadardır. Kanunda veya sözleşmede belirtilen haller ile cezalı çalışma nedeniyle kabulün gecikeceğinin anlaşılması durumunda teminat mektubunun süresi de işteki gecikmeyi karşılayacak şekilde uzatılır.”

Kesin teminat mektubunun süresinin kabul tarihi ve garanti süresi öngörülmüş ise garanti süresi dikkate alınmak suretiyle idarelerce belirleneceği ifade edilmekle birlikte, kanaatimizce bu düzenlemeye kesin hesap raporunun da dikkate alınmak suretiyle idarelerce belirleneceği cümlesinin eklenmesinde fayda vardır.

Bu bağlamda, kabul teklif belgesinin muayene ve kabul komisyonu tarafından oluşturulması ve 60 günlük süre içerisinde de kesin hesap raporunun tanzimi, kesin teminat mektubu süresinin en azından Mart sonuna kadar olması gerektiği sonucunu vermektedir.

Kesin hesap raporu bütün işlerin değerini gösteren tamamlayıcı dokümanla birlikte düzenlenir. Yani bu raporun ekinde yapılan işler listesi ve bunların değerleri de yer alır. Bu dokümanın da yine muayene ve kabul komisyonu tarafından düzenlenmesi gerekmektedir. Çünkü kabul komisyonunun yapılmış işlerin değerini gösteren tamamlayıcı bir dokümanla kesin hesap raporunu düzenleyeceği HİGŞ’de hüküm altına alınmıştır. Ancak, burada yapılmış işlerin değerlerinin nasıl ve hangi detayda gösterileceği net değildir. Kanaatimizce, kesin hesap raporunun yüklenicinin alacak ve borcunun tespiti anlamında yapılan bir işlem olduğu değerlendirilirse, bu borcun varlığını ortaya koyacak veya ortadan kaldıracak her türlü detayda bu raporların tanzim edilmesi gerektiği sonucuna varılabilir. Böyle bir sonuç, en azından işin teknik şartnameye ve teklif mektubu eki cetvelinde öngörülen iş kalemlerine uygun olarak yerine getirildiğini ve hangi düzeyde bu işlemlerin yapıldığını gösterecektir. Özellikle çok kişinin çalıştığı ve kontrol teşkilatı kayıtlarının kabarık olduğu işlerde, kanaatimizce program desteği alınmasında fayda vardır. Böyle bir programla en başından teknik şartnameye uygunluk ortaya konulabileceği gibi, en sonunda da hem kabulün yapılmasına hem de kesin hesap raporunun çıkarılmasına imkân sağlanmış olacaktır.

Düzenlenecek olan kesin hesap raporunun asgari şu bilgileri içermesi gerekir:

• İdare tarafından yükleniciye ödenmiş olan bütün tutarlar,
• İdarenin sözleşmeden kaynaklı bütün alacakları (Bunlar içerisinde, idare malı kullanımları, cezalar, kesintiler, SGK kesintileri yer alır.),
• İdarenin yükleniciye borçlu olduğu tutar.

Kesin hesap raporunda yükleniciye ödenecek bir tutar ortaya çıkarsa, bu tutar kesin hesabın idareye iletilmesinden itibaren 60 gün içerisinde yükleniciye ödenecektir. Ancak, yüklenicinin idareye borcu ortaya çıkarsa, idare bir süre vererek bu miktarın ödenmesini yükleniciden talep eder.

İdare tarafından, kesin hesap raporunda idare alacağının tahsili için, yükleniciye verilecek sürenin uzunluğu konusunda HİGŞ’de bir belirleme yapılmamıştır. Konunun Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkındaki Yönetmelik uyarınca çözüme kavuşturulması gerekir.

Mezkûr yönetmelikte kamu zararının başlangıç tarihi, ödeme yöntemleri ve taksitlendirme usullerine girilmiştir. Buna göre idare alacağı yükleniciden tahsil edilecektir. Yüklenicinin buna yanaşmaması veya öngörülen süre içerisinde idareye borcunu ödememesi durumunda alacak yüklenicinin kesin teminatından alınacaktır.