İşe başlama tutanağı hizmet alım ihalelerinde işe başlama tarihinin kayıtlara alınması ihtiyacının bir sonucudur. HİGŞ’de işe başlama tarihi yüklenicinin idareden işe başlama talimatını aldığı; işyeri teslimi gereken işlerde ise, işyerinin yükleniciye teslim edildiği tarihi, ifade eder.

Görüleceği üzere, hizmet alım ihalelerinde işe başlama iki şekilde olabilmektedir. İşyeri teslimi gereken işlerde işe başlama, işyeri teslimi gerekmeyen işlerde işe başlama. Ayrıca işyeri teslimi yapılıp yapılmadığına balkımaksızın, hizmet işlerinin kendi özelliğinden kaynaklı bir durumun da dikkate alınması gerekir ki, o da işin başlangıç ve bitiş tarihlerinin kesin olarak sözleşme tasarısında belirlenip belirlenmemesidir.

İşyeri teslimi, hizmet işinin gerçekleştirileceği yerin (İşin meydana getirildiği yerler ile iş süresince geçici veya sürekli olarak kullanılan diğer yerleri ifade eder.) sağlıklı, işin yapılmasına engel olmayacak şekilde yükleniciye teslimi anlamına gelir. İşyeri teslimi yapılması işin sözleşmesinde yazılı sürenin başlaması anlamına geleceğinden dolayı önemlidir.

İşyeri teslimi ve bunun neticeleriyle ilgili gerekli açıklamaların bir kısmı idareden kaynaklı sebeplerle süre uzatımı verilen haller başlığı altında yapılmıştır.

İşyeri teslimi ve işe başlama tarihi sözleşme tasarısının 10 uncu maddesinde, tip sözleşmenin 17 nolu dipnotu düzenlemeleri dikkate alınmak suretiyle yapılmaktadır.

“(1) 9.1. maddesinde işe başlama ve işi bitirme tarihlerinin kesin olarak belirtildiği ve yükleniciye işyeri teslimi yapılmasının öngörülmediği hallerde bu madde aşağıdaki şekilde düzenlenecektir:

“10.2. İşyerinin teslimine ilişkin esaslar ve işe başlama tarihi: İşyeri teslimi yapılmayacak ve 9.1. maddesinde belirtilen tarihte işe başlanacaktır.”

(2) 9.1. maddesinde işe başlama ve işi bitirme tarihlerinin kesin olarak belirtilmediği ve yükleniciye işyeri teslimi yapılmasının öngörülmediği hallerde bu madde aşağıdaki şekilde düzenlenecektir:

“10.2. İşyerinin teslimine ilişkin esaslar ve işe başlama tarihi: İşyeri teslimi yapılmayacak ve sözleşmenin imzalandığı tarihten itibaren ……….(rakam ve yazıyla)……….. gün içinde işe başlanacaktır.”

(3) 9.1. maddesinde işe başlama ve işi bitirme tarihlerinin kesin olarak belirtildiği ve yükleniciye işyeri teslimi yapılmasının öngörüldüğü hallerde bu madde aşağıdaki şekilde düzenlenecektir:

“10.2. İşyerinin teslimine ilişkin esaslar ve işe başlama tarihi: Yükleniciye işyeri teslimi yapılarak 9.1. maddesinde belirtilen tarihte işe başlanır. Yüklenici veya vekili ile İdare yetkilisi/yetkilileri arasında düzenlenen işyeri teslim tutanağının imzalanmasıyla yükleniciye işyeri teslimi yapılmış olur. Ancak, işyeri teslim tutanağında, işyeri tesliminin, tutanağın onaylanması halinde gerçekleşmiş olacağının belirtilmesi halinde, tutanağın onaylandığının yükleniciye tebliğ edildiği tarihte işyeri teslimi yapılmış sayılır.”

(4) 9.1. maddesinde işe başlama ve işi bitirme tarihlerinin kesin olarak belirtilmediği ve yükleniciye işyeri teslimi yapılmasının öngörüldüğü hallerde bu madde aşağıdaki şekilde düzenlenecektir:

“10.2. İşyerinin teslimine ilişkin esaslar ve işe başlama tarihi: Sözleşmenin imzalandığı tarihten itibaren ……….(rakam ve yazıyla)……….. gün içinde işyeri teslimi yapılarak işe başlanır. Yüklenici veya vekili ile İdare yetkilisi/yetkilileri arasında düzenlenen işyeri teslim tutanağının imzalanmasıyla yükleniciye işyeri teslimi yapılmış olur. Ancak, işyeri teslim tutanağında, işyeri tesliminin, tutanağın onaylanması halinde gerçekleşmiş olacağının belirtilmesi halinde, tutanağın onaylandığının yükleniciye tebliğ edildiği tarihte işyeri teslimi yapılmış sayılır.”

HİGŞ’nin 7 nci maddesinde de işyeri teslimi şu şekilde hüküm altına alınmıştır:

“İşyerinin yükleniciye teslimi

Madde 7- İşyerinin yükleniciye teslimi, sözleşme veya eklerinde belirtilen esaslara göre yapılır. İşyeri, işin özelliğine göre yükleniciye kısımlar halinde de teslim edilebilir.

İşin yapılacağı yerin yükleniciye tesliminde gecikme olması halinde bu gecikme işin bir kısmının veya tamamının zamanında bitirilmesini etkilerse işin süresi, gecikmeyi karşılayacak şekilde işin ilgili kısmı veya tamamı için uzatılır. Yüklenici bu nedenle sözleşme bedelinin artırılmasını veya sözleşmede öngörülenler dışında kendisine bir ödemede bulunulmasını isteyemez.

Zorunluluk halinde yükleniciye teslim edilmiş işyerlerinde değişiklik yapılması gerektiğinde, yüklenici iş yerine getirilmiş olan malzeme, araç ve makineleri yeni işyerine nakleder ve eski işyerindeki (kurulmuş ise) şantiye, bina ve tesislerin yeni işyerine taşır ve kurar. Yüklenici taşınma ve yeniden kurulma işlerini bizzat yürütmek veya bu işlere nezaret etmekle yükümlüdür. Taşınma ve yeniden kurulma sırasında meydana gelecek her türlü hasar yüklenicinin sorumluluğunda olup, bunun için ayrıca bedel ödenmez.”

Bu düzenlemelerden ve HİGŞ düzenlemelerinden hareketle şu sonuçlara varılması önemlidir:

1. İşyeri teslimi gereken hallerde, yüklenici veya vekili ile idare yetkilisi/yetkilileri arasında işyeri teslim tutanağı düzenlenmelidir. Bu tutanağın düzenlenmemesi işin fiili olarak başlamadığını göstereceğinden dolayı, taraflar açısından hukuki sorunlara sebebiyet verebilecektir.
2. İşyeri teslim tutanağında, işyeri teslimi tutanağın onaylanması şartına bağlanmışsa, bu gibi hallerde tutanağın onaylandığının yükleniciye bildirim tarihinde işyeri teslimi yapılmış sayılır. Bu durum süre uzatımı ve işin hukuki olarak başlangıç tarihinin tespiti açısından önemlidir. İşyeri teslimlerinin onaya tabi olmadan yapılabilmesi de mümkündür. Onaya tabi olmadan yapılan işyeri teslimlerinde idare yetkilileri ile yüklenici veya vekili arasında tutanağın imza edildiği tarihte işyeri teslimi yapılmış kabul edilir.
3. İşyeri teslim gerekmeyen hallerde ise işyeri teslim tutanağı düzenlenmez. Süreklilik arzeden hizmet alımlarının birçoğunda ihale dokümanlarında idarelerce işyeri teslimi yapılmayacak düzenlemesine yer verilmektedir.
4. İşyeri teslimi yapılmayan durumlarda idarelerce işe başlama talimatı düzenlenir. İşyeri teslimi öngörülmediğinden, yani işin yapılacağı yerle ilgili herhangi bir pürüz bulunmadığından dolayı, bu talimatlara yüklenicinin imzasının konulması şartı yoktur. İdarelerce tek taraflı olarak düzenlenecek olan bu talimat işin başlama tarihini kayıtlara alacaktır. Ancak, burada işin başlama tarihinin bu talimatla mümkün olabileceği ifade edilmekle birlikte, söz konusu talimatın yükleniciye ulaşması da gerekir. Yüklenici idareden talimat aldıktan sonra işe başlayacaktır.
5. İşe başlama talimatının/işyeri teslim tutanağının idarelerin birçoğunda düzenlenmediğini ve ihale işlem dosyasına konulmadığını görmekteyiz.
6. İşyeri teslimi yapılmayan ihalelerde en geç işin başlanacağı gün yükleniciye işe başlama talimatı verilmelidir. Ancak, bu talimat olmadığı halde yüklenicinin işi yapmaya başladığı hallerde kanaatimizce işyeri teslimi yapılmamış olmasından ve sözleşmenin de imza edilmiş olmasından dolayı, ödemelerde herhangi bir sorun ortaya çıkmayacaktır. Ayrıca, sözleşme tasarısında işin başlangıç tarihi kesin olarak belirtildiğinden dolayı, bu durumda, işe başlama talimatı verilmeyen hizmet alım ihalelerinde, eğer işe başlanılmışsa taraflarca ihale öncesinde talimatın verildiği şeklinde kabul edilmelidir. Bu sorun daha çok zamanında işe başlamayan ve buna gerekçe olarak idarenin işe başlama talimatını vermediğini ileri süren yükleniciler açısından ön plana çıkacaktır. Böyle bir soruna meydan vermemek ve hukuki sorunlarla karşılaşmamak açısından işe başlama talimatı önemlidir.
7. İhale dokümanları arasında işyeri teslim tutanağı veya işe başlama talimatı standart formları bulunmamaktadır. Bu sebeple, işyeri teslim tutanaklarında işin hangi tarihte yükleniciye teslim edildiğini gösteren ve tarafların imzasını taşıyan belgelerin bu anlamda yeterli olduğunu düşünmekteyiz. Örnek bir işyeri teslim tutanağı ve işe başlama talimat yazıları şu şekilde olabilir.