Yapım işleri hakediş hesaplamaları sorunlu bir alandır. Birçok firma veya idare hakediş sürecinde esaslı hatalar yapmakla birlikte, yaptıkları hataların tam karşılığını bilemediklerinden veya sessiz kalmayı tercih ettiklerinden dolayı, yapılan hatalar çok fazla gündeme gelmez. Ancak, ceza uygulamaları, yeni birim fiyatlar, revize birim fiyatlar, hakedişten yapılan kesintiler, fiyat farkları, fesihler, süre uzatımları vb konular üzerinde dikkatle durulması gerekli alanlardandır.

Hakediş uygulamalarında bazı zamanlarda gerek yüklenici firma tarafından olsun gerekse kontrol teşkilatı tarafından yanlışlıklar yapılmakta bu da dolaylı olarak kamuyu veya firmayı zarara uğratmaktadır.

Hakediş denetimleri yapılırken öncelikli olarak hakedişin şeklen uygunluğuna bakılır. Düzenlenmiş ve incelemeye tabi bir hakedişin denetiminde sözleşme eki olarak yer alan ve öncelik sırası da belirtilen;

• Yapım işleri genel şartnamesi,
• İdarî şartname,
• Sözleşme tasarısı,
• Uygulama projesi,
• Mahal listesi,
• Özel ve genel teknik şartname,
• Varsa açıklamalar,
• Varsa diğer ekler...

Belgeler sözleşmeye uygunluk açısından incelenir.

Sözleşmelere dayalı olarak yürütülen yapım işlerinde, sözleşmenin ayrılmaz eki olan idari ve teknik şartnameler, uygulama projeleri ve mahal listeleri dikkate alınmak suretiyle denetimler yürütülmektedir.

Teknik şartnameler; inşaat, mekanik ve elektrik iş kollarına ait genel ve özel teknik şartnameler şeklindedir.

Uygulama projeleri, sözleşmeli işin tüm imalat ve montaj detaylarının da yer aldığı ve işe ait tüm yapılacak işleri gösteren uygulamaya esas projelerdir.

Benzer olarak mahal listeleri de, yapım işinin bünyesindeki imalat kalemlerinin yapılacağı yerler, uygulama sahaları ve bunlarla ilgili belirlenen metraj ve krokilerdir.

İşe ait uygulama projeleri ve mahal listeleri, sözleşmenin ayrılmaz ekleri olduğundan, ilk hakedişle beraber Sayıştay/Denetim merciine gönderilir. Hakedişi denetleyecek merci bu belgeleri hakedişin ekinde görmek zorundadır.

Teknik şartnameler, işin mahiyetine göre uygulama projeleri ve mahal listeleri ile uyumlu düzenlenmiş olmalıdır. Denetimde uyumsuzluğun tespit edilmesi halinde sözleşmede belirtilen belge öncelik sırası dikkate alınır. Denetim bu esaslar doğrultusunda yapılır.

Hakediş raporlarında yer alan gerçekleşme durumu ile projeler arasındaki uyumsuzlukların birebir kontrolü, bu belgelerin sözleşme ekleri arasında yer alması sayesinde yapılabilmektedir. Uygulama projelerinin yapıya ilişkin her türlü ayrıntıyı içermesi, denetimlerin de aynı ölçüde ayrıntılı yapılabilmesine imkân sağlayacaktır. Getirilen düzenlemeyle projede yer almayan bir imalat için ödeme yapıldığı ya da mevcut bir imalatın miktarının yanlış hesaplandığı durumların tespitinde kolaylık sağlayıcı bir özelliğe sahiptir.

Uygulama projelerine ilişkin özel bir husus proje değişiklikleridir. İhale dokümanı ilk esas projelere göre malzemenin terk edilmesi veya değiştirilmesi veya başka yerde kullanılmasından doğacak olan fazla işçilik ve giderleri yükleniciye idareler ödemek yükümlülüğündedir. İlave iş ödemesi usul olarak kanunda kesin değildir. Genel idari yaklaşım olarak, ihale öncesi idarenin yaklaşık maliyeti tespit ederken belirlenmiş işçilik ve giderlerin aynı usulle tespit edilerek ödenmesi esasına dayanır. Denetim bulguları açısından önemli ve özellikli bir noktadır. İhale dokümanı eki uygulama projelerinde yer almayan ancak yapılması zaruri ilave imalatlar ve benzer olarak proje tadilatları kaynaklı maliyetlerin hesaplanması idareler açısından ciddi bir sorundur. Hakedişi denetleyen kişinin ilk dikkatini çekecek unsurlardan biridir.

Proje tadilatları ya da ilave imalatlar, yeni birim fiyat tespitlerini gündeme getirecektir. Yeni birim fiyat tespitleri ihale öncesi idarenin belirlediği yaklaşık maliyet cetvelinden benzer pozlar kullanılarak, benzer pozlar yok ise kurumların birim fiyat tarif ve analizlerinden faydalanmak suretiyle ya da son yöntem olarak piyasadan fiyat alınarak belirlenir.

Yeni birim fiyatlar, analiz şeklinde oluşturularak tutanağa bağlanır ve idare oluruna sunulur. İlave imalatların ya da proje tadillerinin hakedişlerdeki ödemeleri bu tespit edilen yeni birim fiyatların ilgili imalat kalemleri miktarları ile çarpımı sonucu bulunan tutar üzerinden yapılır.

Denetim mekanizmasının diğer önemli bir noktası, iş sürelerinin sözleşme şartları dahilinde kullanılması, kullanılamaması durumunda cezai kesintilere gidilmesidir. Denetimi gerçekleştiren kurum, işin zamanında bitmemesi durumunda sözleşmede belirtilen ceza oranları ve tutarlarına bağlı kalınarak kesintinin yapılıp yapılmadığını tespit etmekle yükümlüdür.

Proje tadilatları yada ilave imalatlar, doğal olarak sözleşme sürelerine ilave süre uzatımı gerektirmektedir. İdarelerin hazırladığı gerekçe raporları denetime esas belgelerdir. Bu raporlarda, süre uzatımının hangi sebep veya sebeplerle verildiği, hangi gerekçelerle ne kadar süre uzatımı verildiği, bu verilen süre uzatımına göre işin bitim tarihi ve ek sözleşme bedeli ile belirlenen nihai iş bedeli açıkça belirtilmelidir.

Hakedişlerin muhasebe yönünden denetlenmesi hususunda harcama/gider denetimi bulgusu öne çıkmaktadır.

İşi yapan firmalara, ihaleyi gerçekleştiren kurumun fazla ödeme yapıp yapmadığı konusu denetim elemanının en çok ilgisini çeken husustur. İş devam ederken vaya iş bittikten sonra denetim elemanı fazla ödeme yapıldığıyla ilgili bir kanıt bulursa, önce sorgu yazıyor. Bu sorguya karşı ihaleyi yapan idarenin ilgilileri savunmalarını yaparlar. Bu idare elemanları; verile emrini imzalayanlar (tahakkuk memuru, sayman), hakediş raporunu imzalayanlar(kontrol mühendisleri), kontrol amirleri gibi kişilerdir. Hakediş ödemelerindeki belgelere, pek çok idare görevlisi imza atmaktadır. Bu kişiler 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda ifade edilen gerçekleştirme görevlisi olarak kabul edilmekte ve harcama sürecinden dolayı sorumlu tutulmaktadırlar.

Harcama denetimi ile ilgili olarak denetim yapan kişi, fazla ödeme nedeni ile sorguya karşı yeterli savunma bulamazsa dosyayı rapor halinde yargılama dairesine gönderir. Yargılama dairesi bu konuda karar verir.

Hakediş denetiminde, yeşil defterde yer alan pozların sözleşme dosyasında yer alan işlere ait poz ve tanımlar ile aynı olup olmadığına bakılır. Farklı bir poz var ise bu poz ile ilgili olarak yeni birim fiyat düzenlenip düzenlenmediği kontrol edilir. Sözleşmede yer almayan bir poz ile ilgili yeni birim fiyat tutanağı düzenlenmemiş ise bu poza hakedişte yer verilmez. Yeşil defterin bir önceki hakediş miktarları sütununda yer alan miktarlar, bir önceki hakediş yeşil defterindeki toplam miktar sütunu ile aynı olmalıdır. Aynı olmadığı takdirde mükerrer veya eksik ödeme söz konusu olur. Yeşil defter kontrolünde her bir poz için her bir satırdaki miktarlar, önceki hakediş miktarları ve bu hakediş miktarları dikkate alınarak toplanarak kontrol edilmeli, doğrulanmalıdır.

Anahtar teslimi götürü bedel sözleşmelerde, yeşil defterde pursantaj oranları yer alır. Bu tip sözleşmelerde yeni poz oluşması durumunda, bu poz yeşil defterin en altına eklenerek aynı işlemler yeni poz için de uygulanır. Revize birim fiyat uygulamalarında, revize edilen ilgili pozun altına ayrı bir satır açılarak pozun revize kısmı, pozun revize olduğunu belirten poz ismi verilerek, oluşturulur. Revize fiyat uygulaması yapılmadığı zaman, yükleniciye o hakediş için fazla ödeme yapılmış olur.

Yapılan işler listesinde yer alan teklif birim fiyatları, ihalede ve sözleşmede yer alan teklif birim fiyat cetvelindeki fiyatlar ile kontrol edilmelidir.

Anahtar teslim götürü bedel ihale ve sözleşmelerde hakedişlerde yapılan işler listesinde yer alan pursantaj oranları, ihale ve sözleşmede yer alan pursantaj oranları ile aynı olmalıdır. Bu tip sözleşmelerde hakedişlerde yer alan poza ait toplam pursantaj oranı, o poza ait dokümanında belirtilen ve sözleşmede yer alan pursantaj oranını geçemez. Denetim görevlileri bu oranlara bakması gerekir.

Hesap kontrolü açısından yapılan işler listesi poz sıralaması ve yeşil defter poz sıralaması aynı olmalıdır. Yapılan işler listesinin yeşil defterde yer alan miktarlar ile kontrol edildikten sonra poz ve teklif birim fiyatları veya pursantaj oranları kontrol edilmeli, miktar ve fiyatların çarpılması sonucu bulunan tutarlar çarpılarak ve toplanarak kontrol edilmelidir.

Denetim görevlileri, yapılan işler listesindeki toplam imalat tutarı ile hakediş icmali sayfası iş tutarı ile aynı olmasına bakmalıdır.

Hakediş raporu fiyat farkı tutarı, hakediş icmali fiyat farkı tutarı ve hakediş özeti dönem fiyat farkı tutarı toplam ile aynı olmalıdır. Bir önceki hakedişin toplam tutarı, bir önceki hakediş raporu toplam tutar satırındaki rakam ile kontrol edilmelidir.