Yüklenicinin yapmış olduğu işin karşılığının hangi zamanlarda ve ne şekilde ödeneceğine yönelik olarak ihale dokümanında çeşitli ifadelere yer verilmektedir. Tip idari şartnamenin 45 inci maddesinde sözleşmenin uygulanmasına yönelik düzenlemelerin sözleşme tasarısında yapılacağı ifade edilmektedir. Tip sözleşmenin 12 nci maddesinde ise ödeme yeri ve şartlarına yönelik gerekli düzenlemelerin dipnotta belirtilen hususlar da dikkate alınmak üzere idarelerce belirtileceği görülmektedir.

“Sözleşme bedeli (ilave işler nedeniyle meydana gelebilecek artışlara ilişkin bedel dahil) ... ’de ve Genel Şartnamenin hatalı, kusurlu ve eksik işlere ilişkin hükümleri saklı kalmak kaydıyla aşağıda öngörülen plan ve şartlar çerçevesinde ödenecektir:

12.2. Yüklenici iş programına göre daha fazla iş yaparsa, İdare bu fazla işin bedelini imkan bulduğu takdirde öder.

12.3. Yüklenici yapılan işe ilişkin hakediş ve alacaklarını idarenin yazılı izni olmaksızın başkalarına devir veya temlik edemez. Temliknamelerin noterlikçe düzenlenmesi ve idare tarafından istenilen kayıt ve şartları taşıması zorunludur.”

Tip sözleşmede ödemeyi yapacak olan birimle ilgili düzenleme yapılması gerektiği bilgisine yer verildikten sonra, ödeminin hangi plan ve şartlar çerçevesinde yapılacağının Hizmet İşleri Genel Şartnamesi (HİGŞ) hükümleri dikkate alınmak suretiyle idarelerce sözleşme tasarısında düzenleneceği ifade edilmektedir.

Hizmet İşleri Genel Şartnamesinin 42 nci maddesinde hakedişler ve ödemeye yönelik olarak şu düzenlemeler bulunmaktadır:

“a) Sözleşme bedelinin iş süresince dönemler itibariyle ödenmesi:

Sözleşme konusu hizmetin yüklenici tarafından belli bir süre boyunca devamlı olarak verilmesi (4 üncü maddede tanımlanan sürekli nitelikte bir iş olması) veya işin bölümlere ayrılabilir olması durumunda sözleşmede belirtilen aralıklarla, kesin ödeme mahiyetinde olmamak ve kazanılmış hak sayılmamak üzere geçici hakediş ödemeleri yapılır. Yüklenici tarafından yapılan işlerin bedelleri, sözleşmedeki kayıtlara ve ilgili kanunlara göre yapılacak kesintiler de çıktıktan sonra, sözleşmenin ödemeye ilişkin hükümleri çerçevesinde kendisine ödenir.

İdarenin isteği halinde yüklenici, kesin hesapları kontrol teşkilatının denetimi altında olmak üzere işe paralel olarak yürütmek zorundadır. Bu halde, geçici hakediş raporlarının düzenlenmesinde, bitmiş iş kısımları için bu kesinleştirilmiş miktarlar dikkate alınır.

Hakediş raporlarının düzenlenmesi aşağıdaki esaslara göre yapılır.

1- Toplam Bedel Üzerinden Birim Fiyat Sözleşmelerde;

Geçici hakediş raporları yüklenicinin başvurusu üzerine, sözleşme veya eklerinde aksine bir hüküm bulunmadıkça ayda bir defa düzenlenir. Gelecek yıllara sari olmayan sözleşmelerde yaptırılan işler için, son hakediş raporu bütçe yılının sonuna rastlayan ayın yirminci (20.) günü düzenlenir.

İşe başladığından beri meydana getirilen işler, kontrol teşkilatı tarafından yüklenici veya vekili ile birlikte hesaplanır ve bulunan miktarlar, teklif edilen birim fiyatlarla çarpılmak suretiyle sözleşmedeki esaslara uygun olarak hakediş raporuna geçirilir.

Düzenlenen hakediş raporunun işleme konulabilmesi için, yüklenici veya işbaşında bulunan vekili tarafından imzalanmış olması gereklidir.

Yüklenici veya vekili, bildirilen günde, hakedişe esas hesaplamaların yapılmasında hazır bulunmazsa kontrol teşkilatı hesaplamaları tek başına yaparak hakediş raporunu düzenler ve yüklenicinin bu husustaki itirazları kabul edilmez.

Hakediş raporu düzenlendikten sonra bir hafta içinde yüklenici raporu imzalamazsa kontrol teşkilatı, hakediş raporunu idareye gönderir ve rapor yüklenici tarafından imzalanıncaya kadar idarede hiçbir işlem yapılmaksızın bekletilir. Yüklenici hakediş raporlarını zamanında imzalamazsa, ödemede meydana gelecek gecikmeden dolayı hiçbir şikayet ve istekte bulunamaz.

Hazırlanan ve iki tarafça imzalanmış bulunan geçici hakediş raporu, tahakkuk işlemi yapılıncaya kadar, yetkili makamlar tarafından düzeltilebilir. Ancak bu düzeltme sırasında eski rakam ve yazıların okunabilir şekilde çizilmiş olarak hakediş raporunda bulunması ve düzeltme yapan yetkililerin imzasını taşıması gereklidir. Ancak bu düzeltmeler yeniden sayfa düzenlemeyi gerektirecek ölçüde fazla ise, esas sayfa üzerinde düzeltmenin yapıldığına ilişkin açıklama bulunmak şartı ile yeniden ayrı bir sayfa düzenlenip hakediş raporuna eklenir.

Yüklenicinin geçici hakedişleri, itirazı olduğu takdirde, karşı görüşlerinin neler olduğunu ve dayandığı gerçekleri, idareye vereceği ve bir örneğini de Hakediş Raporuna ekleyeceği dilekçesinde açıklaması ve hakediş raporunun “İdareye verilen ........tarihli dilekçemde yazılı ihtirazı kayıtla" cümlesini yazarak ya da bu anlama gelecek bir itiraz şerhi ile imzalaması gereklidir. Eğer yüklenicinin, hakediş raporunun imzalanmasından sonra tahakkuk işlemi yapılıncaya kadar, yetkililer tarafından hakediş raporunda yapılabilecek düzeltmelere bir itirazı olursa hakedişin kendisine ödendiği tarihten başlamak üzere en çok on gün içinde bu itirazını dilekçe ile idareye bildirmek zorundadır. Yüklenici itirazlarını bu şekilde bildirmediği takdirde hakedişi olduğu gibi kabul etmiş sayılır.

Her hakediş tutarına, eğer sözleşmede öngörülmüşse eklenecek miktar dahil edilir. Bulunan miktardan, bir önceki hakediş tutarı çıkarılarak bulunan miktara, ilgili mevzuata göre hesaplanacak Katma Değer Vergisi (KDV) eklenir. Bu miktardan sözleşmede yazılı kesintiler, varsa yüklenicinin idareye olan borçları ve cezalar ile kanunen alınması gereken vergiler kesilir. Hakediş raporu, yüklenici veya vekili tarafından imzalandığı tarihten başlamak üzere en geç sözleşmesinde yazılı sürenin sonunda, eğer sözleşmede bu hususta bir kayıt yoksa otuz gün içinde tahakkuka bağlanır. Bu tarihten başlamak üzere otuz gün içinde de ödeme yapılır.

2-Toplam Bedel Üzerinden Götürü Bedel Sözleşmelerde;

Yüklenicinin yapacağı iş götürü olarak bölümler halinde teslim alınacaksa hakediş raporları, ilgili bölümlerin tamamlanmasından sonra sözleşmesinde yazılı esaslara göre düzenlenir. Bu hakediş raporlarının imzalanma, düzeltme ve ödemeleri yukarıdaki (1) numaralı bentte yazılı hükümlere göre yapılır.

b) Sözleşme Bedelinin Bir Defada Ödenmesi

Yüklenicinin yapacağı iş bir defada teslim alınacaksa hakediş raporu sözleşmesinde yazılı esaslara göre iş bitiminde bir defada düzenlenir. Bu hakediş raporlarının imzalanma, düzeltme ve ödemeleri de yukarıda (a/1) bendinde yazılı hükümlere göre yapılır.

İşin mahiyeti ne olursa osun, yüklenici süresinde hakediş başvurusunda bulunmadığı taktirde idare, en çok üç ay içinde, tek taraflı olarak hakediş düzenleyebilir.”

Hizmet alım ihaleleri bir seferde gerçekleştirilen işleri kapsadığı gibi, süreklilik arz eden ve peyder pey teslim alınan işleri de kapsamaktadır. Bu bağlamda, yukarıda HİGŞ’nin birim fiyat ve götürü bedel sözleşmelerde hakedişlerin nasıl düzenleneceğine yönelik düzenlemeleri alınmıştır.

Genel Açıklamalar

Hizmet alım ihaleleri yukarıda öngörülen düzenleme çerçevesinde iki bölüm olarak ele alınabilir: Bir defada teslim alınanlar, belli bir süre boyunca devamlı alınanlar.

Belli bir süre boyunca devamlı alınan hizmetlerde –çöp toplama, bina temizlik, güvenlik, yemek, veri hazırlama, araç kiralama, radyoloji görüntüleme, destek hizmetleri- ihale konusu iş yüklenici tarafından belli bir süre boyunca devamlı olarak yerine getirilen sürekli nitelikte bir iş olduğundan yükleniciye bu tür ihalelerde geçici hakediş ödemeleri yapılacaktır. Yapılacak olan bu ödemeler kesin ödeme mahiyetinde olmadığı gibi yükleniciler için kazanılmış hak da sayılmayacaktır. Yani yükleniciye geçici hakedişin ödenmiş olması idarenin sonraki aylarda geçmişe yönelik olarak işlem yapmasına engel değildir.

Geçici hakediş ödemeleri yapılırken ilgili kanunlara ve ihale dokümanı hükümlerine göre gerekli kesintiler de yapıldıktan sonra yükleniciye ödemeler gerçekleştirilecektir.

Bir defada alınan hizmetlerde ise –eğitim, seminer, organizasyon, danışmanlık- hakediş raporu iş bitiminde bir defa düzenlenir.

Ancak, hizmetin mahiyetiyle ilgili olarak HİGŞ’de yer verilen bu düzenlemelerin idareler ve yükleniciler açısından bağlayıcı olabilmesi için, sözleşme tasarısına konulacak hükümler de önem arz eder. Çünkü bir defada teslim alınan hizmetin belirlenebilmesi veya süreklilik arz eden hizmetlerden ayırt edilebilmesi çoğu zaman zor veya imkânsız olabilir. Bu gibi hallerde idarelerin sözleşme tasarısında yaptıkları düzenlemelere bakılacaktır. Örneğin, bir organizasyon hizmeti 3 günlük bir sürede teslim alınmakla birlikte, bu hizmet içerisine konulmuş olan tercümanlık hizmetlerinin temini, verilecek hediyelerin hazırlanması ve gerekli diğer ekipmanların ayarlanması ihtiyacı bulunduğundan dolayı, idare bu işlerin gerçekleştirilmesine göre ara hakedişler düzenleyebilir.

Netice itibariyle; bir defada teslim alınan hizmetleri, idarenin kısa bir zaman diliminde faydalandığı ve söz konusu faydalanmanın olmaması durumunda yükleniciye herhangi bir ödemenin yapılamayacağı hizmetler olarak ifade edebiliriz.