ELEKTRONİK KAMU ALIMLARI PLATFORMU İLE İLGİLİ KARŞILAŞILAN SORUNLAR ve ÇÖZÜM ÖNERİLERİ

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun Ek 1 inci maddesi uyarınca; bu Kanunun 13 üncü maddesi hükümleri saklı kalmak üzere, ilan, ihale dokümanının hazırlanması ve verilmesi, katılım ve yeterliğe ilişkin belgelerin sunulması, tekliflerin hazırlanması, sunulması ve değerlendirilmesi, ihalenin karara bağlanması ve onaylanması, kesinleşen ihale kararlarının bildirilmesi ve sözleşmenin imzalanması gibi ihale süreciyle ilgili aşamalar ile her türlü bildirimlerin kısmen veya tamamen, Kurum tarafından oluşturulan Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden gerçekleştirilebileceği ve EKAP’ın kurulması ve işletilmesi ile ihale sürecinde elektronik araçların kullanımına ilişkin esas ve usullerin Kurum tarafından belirleneceği hüküm altına alınmıştır.

2010 yılı itibariyle İdareler ile Kamu İhale Kurumu (KİK) arasında yapılan protokoller çerçevesinde EKAP kullanımına başlanmış ve bu vesileyle ihaleler ile ilgili harcanan emek ve zaman yarı yarıya inmiş, hata yapma olasılığını da önemli oranda azalmıştır.

EKAP’ta Kamu İhale Kurumu tarafından belirli zamanlarda güncellemeler yapılarak, program içeriği genişletilmekte, yeni uygulamalar devreye alınmaktadır. Karşılaşılan bazı sorunlar için ise EKAP iletişim merkezi aranmakta, işini ciddiyetle ve duyarlılıkla yapan EKAP çağrı birimi çalışanları sayesinde, sorunlar en kısa zamanda çözüme kavuşturulmaktadır.

EKAP programı şüphesiz İdarelere ve isteklilere büyük kolaylıklar sağlamaktadır; fakat, kullanım esnasında bazı ihtiyaçların da ortaya çıkması muhtemeldir. İdarelerin EKAP’ı daha verimli kullanabilmesi için bazı eksiklikler tespit edilmiş ve bu tespitler aşağıda belirtilmiştir. Tarafımızca tespit edilen eksikliklerle birlikte kullanıcıların EKAP kullanımına yönelik değerlendirmelerinin, EKAP’ın daha etkin ve verimli kullanılmasında önemli rol oynayacağı düşünülmektedir.

Sorunların önem sırası değişmekle birlikte aklımıza gelen bazı hususlar aşağıda yer almaktadır:

1. İhaleye ilişkin ihtiyaç listesi ve ihale kayıt bilgilerinin hazırlanmasında girilen bazı verilerin, ihale dokümanı hazırlarken de kullanıldığı bilinmektedir. Fakat bazı veriler ise sürekli tekrara düşmektedir. Örneğin Konsorsiyumların ihaleye girmeyeceği belirtilmesine rağmen, doküman hazırlanırken karşımıza iki ya da üç defa çıkmaktadır.

2. Bilindiği üzere ihalelerin çeşitliliği çok fazla olup, bazı özel alımlara ilişkinde ihaleler yapılmaktadır. Son yıllar da ortaya çıkan Elektrik alımı, Telefon Hizmeti Alımı, Doğalgaz Alımı, Bilgisayar Yazılım Alımları, Teknik Destek Hizmeti alımları gibi ihalelerde, ihale dokümanları hazırlanırken, EKAP kullanıcıları zorluk çekmektedirler. Örneğin bir elektrik alımı ihale dokümanı hazırlanırken, Mal Alımlarına ait İdari Şartname ve Sözleşme Tasarısı kullanılmakta olup, bu ihalenin bilgilerinin bu tasarılara aktarılması esnasında bazı ortada kalan durumlar ortaya çıkmaktadır. Konu ile ilgili olarak, malın garanti süresi, ambalajlama, teminatın iadesi, fiyat farkı gibi maddelerin doldurulmasında idareler zorluk çekmektedirler. Önerimiz ise EKAP üzerinde bu tür ihalelere özel Tip sözleşme ve İdari Şartnamelerin oluşturulması gerektiği noktaındadır.

3. Fiyat farkı konusunda ise yine tip sözleşme ve İdari Şartnamelerde verilerin ilgisine göre otomatik olarak işlenmesi gerekmektedir. EKAP’a dışarıdan ne kadar çok veri girilirse hata yapma riski de o oranda artacaktır.

4. İdari Şartnameler de yeterlik kriteri olarak istenilen belgeler isteklilerin çoğunluğu tarafından düzensiz olarak teklif zarfına konulmakta, bu durum bazı bilgi ve belgelere ulaşmakta zorluklar yaşatmaktadır. Önerimiz bir dizi pusulası ile ve belirli bir sistemde belgelerin teklif zarfı içerisine konulması ve Ticaret Sicili Gazetesinde bulunan bilgilerin de bir bilgilendirme yazısı ile ayıca sunulması yönündedir. Bu yazıda Gazetede adı geçen gerçek ya da tüzel kişiliğin ortaklık durumlarının oransal olarak gösterilebilir, ortakların kimlik ve vergi numaraları belirtilebilir, teklifi imzalayanın da yine kimlik numarası belirtilebilir. İdareler çoğu zaman ortaklık durumunu gazeteden öğrenmesine rağmen ortaklara ait kimlik numaralarını bulamadıkları için yasaklı sorgulamalarını yapmakta güçlük çekmektedirler. Bazı Anonim Şirketlerin ortaklık sayılarının fazla olması ve Yönetim Kurulu üyelerinin de çeşitlilik göstermesi nedeniyle aynı güçlükler bu tür şirketlerde de gözlemlenmektedir.

5. EKAP firma kaydı yapılırken firmaların ortaklık yapısına ilişkin bilgilerinin de girilmesi ve ortakların kimlik ve vergi numaralarının EKAP’ta kayıtlı olması gerekmektedir. İdareler yasaklı sorgulaması yaparken firmanın vergi ya da kimlik numarası ile giriş yaptıklarında bunlara ait tüm bilgilerin otomatik olarak çıkması daha etkili olacaktır.

6. EKAP’a üye firmalara ilişkin iletişim bilgilerinin geliştirilmesi gerekmektedir. Firmaların bazılarına EKAP’a vermiş oldukları iletişim bilgilerinden ulaşılamamaktadır.

7. Yasaklılık teyidi yapılırken, teyit belgesi üzerinde tarih haricinde ne amaçla çıkarıldığına dair bir bilginin de yer alması gerekmektedir. Örneğin ihale tarihi itibariyle ihaleye katılan tüm isteklilerin yasaklılık teyidi alan bir İdare, aynı gün içinde Komisyon Kararını çıkarması durumunda ilk iki firmanın yasaklılık teyidini bir kere daha almak durumunda kalmaktadır. Bu belgelerden teyidin Komisyon kararının eki olarak mı alındığı yoksa ihale tarihine ilişkin olarak mı alındığı belli olmamaktadır.

8. EKAP’a kayıt olmuş isteklilerin unvanlarının yazılmasında da bazı düzensizlikler görülmektedir. Firma vergi numarası ya da kimlik numarası ile gerçek ve tüzel kişi oluşturma ya da iş ortaklığı oluşturma bölümünde veri girişi yapıldığında, isteklilerin çoğunun unvanlarının düzensiz bir şekilde yazıldığının görüldüğü ve karar aşamasında idarelerce bu düzenlemelerin yeniden yapılması gerektiği gözlemlenmiştir. Bu veri girişlerinin düzenli hale gelmesi yararlı olacaktır.

9. İhale komisyonlarına ihale dosyasının bir örneğinin gönderilmesi Kanun’da belirtilmiş olup, İdareler genellikle bir teslim tesellüm belgesi karşılığında ihale dosyasının bir örneğini tüm komisyon üyelerine göndermektedir. Bu iş ve işlemlerin EKAP üzerinden yapılması, komisyonun evrakları gördüğüne dair bilgi notu ulaşması daha uygun olacaktır. EKAP’ta komisyon üyelerine komisyon üyesi olarak atandıklarına dair e posta gidiyor olmasına rağmen teslim tesellüm formu gibi bir bilgi ile komisyon üyelerine gerekirse dosya taratılıp EKAP üzerinden gönderilmesi zaman ve ekonomik olarak fayda sağlayacaktır.

10. Pazarlık ihalelerinin yapılması esnasında ihale dokümanına onay verildiği anda bu onayın tekrardan alınması mümkün olmamaktadır. Bunun ile ilgili olarak bu onayın iki ya da üç saat gibi bir pasif durumda olması ve bu saat geçtikten sonra otomatik olarak onaylanması daha faydalı olacaktır.

11. İdareden doküman satışı yapılırken ya da e imza ile doküman indirilirken firmalara ait bilgiler EKAP’a işlenmektedir. Bu bilgilerin ihale aşamasında tekrardan girilmesi yerine, firmaların isimleri çek edilerek daha az zaman kaybı ile işlemler gerçekleştirilebilir.

12. İhalelere yönelik olarak Kamu İhale Kurumuna, itirazen şikayet başvurusunda bulunulduğu zaman, o ihalenin sayfasında şikayet ile ilgili bir uyarı göstergesi olmasının uygun olacağı düşünülmektedir.

13. Bazı İdareler için; doküman satış yeri, ihalenin yapılacağı yer, teklif zarfının sunulacağı yer gibi bilgiler sabit olmakta ve her ihale dokümanı hazırlanırken bu bilgiler tekrardan girilmektedir. Bu durum ile ilgili olarak isteyen İdarelerin kullanması için bir bölümün oluşturulması ve bu kısımda girilen bilgilerin isteyen idareler tarafından kullanılmasının daha uygun olacağı değerlendirilmektedir.

Yukarıda maddeler halinde belirtilen eksikliklerin düzeltilmesi kullanıcıların EKAP’ı daha etkin ve verimli kullanmasına imkan sağlayacak ve olası zaman kayıpları da en aza indirgenmiş olacaktır.