BELGELERİN SUNULUŞ ŞEKLİ

1. Giriş

İhalelerde istenen belgelerin idareye ne şekilde sunulması gerektiği ihale Uygulama Yönetmeliklerinde[1] ayrıntılı bir şekilde düzenlenmiş olup, ayrıca Kamu İhale Genel Tebliğinde de konuya ilişkin açıklamalar yapılmış bulunmaktadır. Yine Kamu ihale mevzuatı dışında değişik kanun ve yönetmeliklerde de konuya ilişkin düzenlemeler bulunmaktadır. İhaleye katılan isteklilerin söz konusu belgeleri usulüne uygun sunmamaları değerlendirme dışı bırakılmaları sonucunu doğuracaktır. Bu nedenle teklif zarfı içerisinde idareye sunulan belgelerin usulüne uygun olması konusunda ihaleye katılanlarca azami dikkatin gösterilmesi,  ihale komisyonlarınca da bu konuda titiz bir değerlendirme yapılması gerekmektedir.

Bu yazıda ihalelerde istenen belgelerin idareye ne şekilde sunulması gerektiği hususu üzerinde durulacaktır.

2. Belgelerin Aslı Sunulabilir

Adaylar[2] ve istekliler[3] başvuru ve teklifleri kapsamında belgelerin aslını sunabilirler. Bu konuda herhangi bir tereddüt yoktur.

İhale sonuçlandıktan sonra teklif veya başvuru kapsamında idareye verilen asıl belgeler aday veya isteklinin talebi halinde kendisine iade edilir. Bu durumda, iade edilen asıl belgelerin, idarece onaylı bir suretinin ihale işlem dosyasında muhafazası zorunludur.

3. Fatura Örnekleri Asıl Belge Kabul Edilir

213 sayılı Vergi Usul Kanunun 231 inci maddesi gereği, faturalar en az bir asıl ve bir örnek olarak düzenlenir. Birden fazla örnek düzenlendiği takdirde her birine kaçıncı örnek olduğu işaret edilir.

Bu çerçevede ihalelere sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Bu nedenle aday ve isteklilerce başvuru ve teklifleri kapsamında sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilecektir.

4. Aslına Uygunluğu Noterce Onaylanmış Örneklerinin İdareye Sunulması

Belgelerin aslı yerine aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerinin sunulması da mümkündür.

İhale Uygulama Yönetmeliklerinde, “Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 95 inci maddesinde örnek verme şekilleri beş başlık altına düzenlenmiş olup, madde;

“Örnek verme şekilleri:

Madde 95 - a - İbrazdan örnek:

İlgili tarafından ibraz edilip, örneğin çıkartılması ve onaylanması istenilen bir belgenin usulünce örneğinin çıkartılarak verilmesine ibrazdan örnek çıkarma denir.

İbrazdan örneklerin altına (ibraz edilenin aynıdır) ibaresini kapsayan bir şerh konulur.

İbrazdan örnek vermede, örneklerden bir nüshası dairede saklanır. Bu nüshaya ilgilinin imzası (ibraz ettiğim aslına uygundur) şerhinin altına alınır. İbraz edilen aslına örneğin tarih ve yevmiye numarası yazılıp, noter mühürü ile mühürlenir.

Aslında bir bozukluk olan belgelerin, örneklerinde bu bozukluğun açıklanması şarttır.

İbraz olunan belgenin örneği ilgili tarafından dışarda da çıkartılıp, onama için noterliğe ibraz olunabilir.

Bu takdirde örnek ile asıl belge noterlikçe karşılaştırılır. Asıl ve örneğin yekdiğerine uygunluğu şerhte belirtilir.

Her ne suretle olursa olsun çıkartılan örneklerde belgenin belirli bir kısmının örneği de ilgilinin isteği üzerine çıkartılabilir. Bu takdirde bu husus açıkça yazılır.

b- Daireden örnek:

O noterlikte yapılmış bir işlemin ilgilisinin isteği üzerine yeteri kadar örneği çıkartılıp aslına uygunluğu onaylandıktan sonra ilgiliye verilmesine, daireden örnek verme denir.

Ciltbentde saklı işlemin örneği istenilenden bir fazla çıkarılır, bunların altına (işbu örnek dairede saklı…….tarih ve …..yevmiye nolu aslının veya nüshasının aynıdır) şerhi konur. Bu şerhin altına noterlik mühürü basılarak, yetkili tarafından imza edilir. Örneğin birinci sayfasının baştarafına (örnektir) damgası basılır veya yazı ile (örnektir) ibaresi yazılır ve örneğe o günkü tarih ile yeni yevmiye numarası konur. Fazla çıkarılan nüsha dairede saklanır.

Şerhlerde kaç örnek verildiği herhalde belirtilir ve dairede kalan nüshaya ilgilinin imzası alınır

c- Yabancı dilde yazılı kağıttan örnek

Örneği istenen kağıt yabancı dilde yazılmış ise, evvela bu kağıt usulünce tercüme olunur. Sonra, yabancı dildeki kağıdın örneği çıkartılıp gerekli şerh verilmek suretiyle onaylanır. Ayrıca, gerek ilgilisine verilen, gerekse dairede saklanan nüshalara tercüme edilmiş nüshaların birer adedi de eklenir.

d- Yazıdan başka usullerle örnek çıkarma

İlgili ister veya noter gerekli görürse fotokopi, teksir makinası, fotoğraf veya benzeri usullerle de örnek çıkartılabilir

Bu takdirde, tarifede gösterilen ücretler alınır ve diğer hususlarda yazılı örnek verilmiş gibi hareket olunur.

e- Başka bir noterlikten örnek getirtme (Aracılık)

Giderleri başvurulan notere verilmek sureti ile ve bu noterlik aracılığı diğer bir yerdeki noterlikten de bir işlemin örneği getirtilebilir.

Bu gibi hallerde, başvurulan noter, diğer yerdeki notere ilgilinin isteğini yazı ile bildirmekle beraber, acele hallerde -telgraf, teleks veya telefonla durumu haber verir ve yazının gönderildiğini de açıklar.

Örnek çıkarma ve onaylama giderlerinin tümü ile birlikte gerekli haberleşme masraflarını da ilgiliden tahsil eder. İşlemin gerektirdiği harç, vergi ve noterlik giderlerini, örneği çıkaran notere gönderir. Kendisi ücret tarifesi ile saptanan aracılık ücretini alır.”

İhale uygulamalarında daha çok ibrazdan örnek çıkarma yöntemi kullanılmakta olup, noter onayında yer alan şerhle ilgili herhangi bir tereddüt olduğunda bu hususun bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılması gerektiğini düşünüyoruz.

İhale sonuçlandıktan sonra teklif veya başvuru kapsamında idareye verilen noter onaylı suret belgeler, aday veya isteklinin talebi halinde kendisine iade edilir. Bu durumda, iade edilen noter onaylı suret belgelerin, idarece onaylı bir suretinin ihale işlem dosyasında muhafazası zorunludur.

5. Ticaret Sicili Gazetesinin Sunulması

Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde, “Gazete İdaresi, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinin her sayısını, görüntü olarak erişebilmeye ve aslına uygun olarak çoğaltmaya imkan tanıyan sistemle elektronik (optik) ortamda arşivler. Mahkemeler, resmi makamlar ve ilgililerce istenen nüshalar Gazete İdaresince veya Gazete İdaresinin yetkili kılacağı ve kendisine elektronik iletişim ağları veya diskler (CD ROM) vasıtasıyla iletilmiş bulunan odalarca, onaylanarak istek sahiplerine verilir.” hükmü yer almaktadır.

Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir.

6. Aslı İdarece Görülmüştür Onaylı Belgeler

Adaylar ve istekliler istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini de başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

Uygulamada tereddüt yaratan hususlardan biri de “aslının aynısıdır” ibaresi taşıyan noter onaylı bir belge idareye sunulduğunda idarece “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerinin komisyonlarca kabul edilip edilmeyeceğidir. Kanaatimizce bu belgeler de kabul edilmelidir. Zira aslına uygunluğu noterce onaylanmış belgeler kabul edildiğine göre noter onaylı belgenin  “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen belgelerin kabul edilmesine engel bir durumun olmadığı kanaatindeyiz.

7. Kapasite Raporunun Sunulması

Uygulamada, isteklilerce kapasite raporu olarak, bilgisayar çıktısı üzerine “aslı gibidir.”,  “dosyada mahfuz aslının aynı olduğu tasdik olunur.” veya bu anlama gelecek benzer şerhler taşıyan Ticaret ve Sanayi Odaları onaylı belgeler sunulduğu görülmektedir. İhale komisyonlarınca da söz konusu belgelerin yukarda izahı yapılan belgelerin sunuluş şekline uygun olmadığı gerekçesiyle isteklilerin ihale dışı bırakıldığı görülebilmektedir.

Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği Birlik Yönetim Kurulu 27.01.2012 tarih ve 274 sayılı kararı ile Kapasite Raporlarının Düzenlenmesi Usul ve Esaslarını çıkarmıştır. Söz konusu Esaslarla kapasite raporlarının, 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanunu ve bu Kanuna dayanılarak çıkartılan yönetmeliklere göre, Sanayi Kapasite Raporu Otomasyon Sisteminde elektronik ortamda odalarca düzenlenmesi ve Birlikçe onaylanmasına ilişkin usul ve esasları belirlenmiştir.

Söz konusu  Esasların 9 uncu maddesinin 5 inci bendinde;

“SKR’nin onaylanarak firmalara verilmesi

Onaylanmış nüsha, SKROS’da “Aktif Kapasite Raporu Ara” bölümünden SKR’yi düzenleyen oda tarafından pdf olarak görüntülenir. Bu görüntü, oda tarafından kağıda basıldıktan sonra, oda onay hanesi ile tüm sayfalar ıslak mühürle damgalanır, eksper ve raportör ile oda yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanarak odada saklanır. Firmalara “Aslı Gibidir” kaşeli onaylanmış suret verilir. Suret verilirken tüm sayfalar mühürlenir.   …” düzenlemesi bulunmaktadır.

Bu kapsamda kapasite raporlarının odalar tarafından bilgisayar çıktısı üzerine “aslı gibidir.”, “dosyada mahfuz aslının aynı olduğu tasdik olunur.” veya bu anlama gelecek benzer şerhler taşıyan Ticaret ve Sanayi Odaları kaşeli ve oda mührü basılmak suretiyle düzenlenen belgelerin de bu haliyle asıl belge niteliğinde olduğu kabul edilerek ihale komisyonlarınca değerlendirilmesi gerekmektedir. Dolayısıyla söz konusu belgelerin anılan şartları taşımaları durumunda aslı veya aslına uygunluğu noter onaylı suretlerinin aranmaması gerekmektedir.

8. Banka Referans Mektubunun Sunulması

İsteklinin müşterisi olduğu banka şubesi tarafından faks çekilen banka referans mektubunun aynı bankanın diğer bir şubesi tarafından “aslı gibidir” ibaresiyle kaşelenmesi durumunda da söz konusu belge KİK ve Mahkeme kararlarında kabul edilmektedir.

9.İnternet Çıktısı Olarak Sunulabilecek Belgeler

Bazı belgelerin internet çıktısı olarak sunulması mümkündür. Bu kapsamda;

Mal alımı ihalelerinde, kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen ihaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin belgelerin, internet çıktılarının sunulmasına yönelik olarak ihale ve ön yeterlik dokümanında düzenleme yapılabilir. İdareler tarafından belgelerin internet çıktılarının sunulmasına ilişkin olarak tip şartnamelerin ilgili maddesinin dipnotundaki uygun seçenek kullanılarak düzenleme yapılacaktır.

Mal alımı ihalelerinde, kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca düzenlenen ihaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin belgelerin, sadece internet üzerinden temin edilebilmesi durumunda; idare tarafından şartnamede bu belgelerin internet çıktısının sunulmasına yönelik düzenleme yapılmasa dahi aday veya isteklilerce sunulan internet çıktısı belgeler kabul edilecektir.

Hizmet alımı ve yapım işi ihalelerinde kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen ihaleye katılım ve yeterlik belgelerinin internet çıktısı sunulabilecektir.

10. Sözleşme Esnasında İstenen Belgelerin İnternet Çıktısı Olarak Sunulabilmesi

Mal ve hizmet alımları ile yapım işi ihalelerinde, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından 4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinin dördüncü fıkrasının (a), (b), (c), (d), (e) ve (g) bentlerinde belirtilen durumlarda olunmadığına dair belgelerden kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilenlerin de internet çıktısı sunulabilecektir.

11. Sonuç

Belgelerin yukarıda sayılan şartları taşımadığı durumlarda geçerli belge olarak kabul edilmesi mümkün olmadığı gibi, söz konusu belgelerin tamamlatılması da mümkün değildir. Bu kapsamda örneğin fotokopi veya faks çıktısı belgelerin kabulü mümkün değildir. Yine söz konusu belgelerin usulüne uygun sunulmadığı durumlarda 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37 nci maddesinde yer alan, “….Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. ”  hükmü gereği belgenin tamamlatılması mümkün olmayıp, ancak teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması mümkündür.

[1] Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

[2] Ön yeterlik için başvuran gerçek veya tüzel kişileri veya bunların oluşturdukları ortak girişimleri ifade eder.

[3] Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesine teklif veren tedarikçi, hizmet sunucusu veya yapım müteahhidini ifade eder.