BELEDİYE ŞİRKETLERİNİN SAYIŞTAY DENETİMİ KAPSAMINDA SUNACAKLARI BELGELER ve SORUMLULUK

1. Genel Düzenlemeler

Belediye şirketlerimizin de tabi olduğu 6085 Sayılı Sayıştay Kanununun Hesapların verilmesi, muhasebe birimlerinin ve muhasebe yetkililerinin bildirilmesi başlıklı 8’nci Maddesine göre;

“(2) Bu hesaplara ilişkin ve mevzuatına uygun olarak tutulan defter, kayıt ve belgelerden Sayıştaya sunulacak olanların çeşitleri, verilme yeri, süresi ve usulleri Sayıştay tarafından belirlenir.”

Bu maddeye dayanılarak hazırlanan “Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştay’a Verilmesi ve Muhasebe Birimleri İle Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” 17.12.2011 tarihli ve 28145 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

Belediye şirketleri bu usul ve esaslar kapsamında olup gereklerini yerine getirmeleri gerekmektedir.

Bu yönetmeliğin “Verilecek defter, mali tablo, belge ve bilgilerin çeşitleri” başlıklı 5’nci maddesinde kamu idarelerinin hesap dönemi başında, aylık olarak ve hesap dönemi sonunda Sayıştay Başkanlığına vermesi gereken bilgiler ayrıntılı olarak belirtilmiştir.

2. Belediye Şirketlerinin Sayıştay Başkanlığına Mutat Olarak Sunması Gerekli Evraklar

Usul esaslarda belirtilen mali bilgi ve belgeler Sayıştay Başkanlığına gönderilmesi gerekli olan evraklar olup, bu bilgi ve belgeleri gönderenlerin denetim kapsamında olmasına gerek bulunmamaktadır. Bu evraklar hesap dönemi başında, aylık ve hesap dönemi sonunda gönderilecek evraklar olarak 3 ana başlık altında incelenebilir;

2.1. Hesap Dönemi Başında

Ocak Ayı sonuna kadar belediye şirketlerinin Sayıştay Başkanlığına aşağıdaki bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

a) Muhasebe birimlerini gösterir cetvel.

b) Muhasebecisinin adı soyadı, unvanı ve elektronik adresini gösterir cetvel ile imza sirküleri.

c) Belediye şirketi veya muhasebe birimleri adına açılmış bulunan banka hesap numaralarını gösterir cetvel.

d) Bütçe (Usul esaslarda belirtiliyor olmasına rağmen şirketlerin belediye, özel idare, üniversite, bakanlıklar gibi bir bütçesi bulunmadığından bu belgeyi sunmayacaklardır.)

2.2. Aylık

Aylık olarak Sayıştay Başkanlığına gönderilmesi gerekli evraklar;

a) Birleştirilmiş veriler defteri;[1]

b) Aylık mizan

Bu belgeler takip eden ayın sonuna kadar Sayıştay Başkanlığına gönderilmelidir. Örneğin şubat ayının belgeleri ve aylık mizanı, mart ayı sonuna kadar gönderilmelidir.

2.3. Hesap Dönemi Sonunda

a) Birleştirilmiş veriler defteri.

b) Geçici ve kesin mizan.

c) Bilanço

d) Envanter Defteri

Bu belgeler Şubat ayı sonuna kadar Sayıştay Başkanlığına gönderilmelidir. 2014 yılına ilişkin hesap dönemi sonunda gönderilmesi gereken bilgi ve belgeler 2015 yılının Şubat ayı sonuna kadar gönderilmelidir.

3. Belediye Şirketlerinde Gerekli Mali Evrakları Hazırlamakla Sorumlu Olanlar Kimlerdir?

6085 Sayılı Sayıştay Kanunu’nun Hesapların verilmesi, muhasebe birimlerinin ve muhasebe yetkililerinin bildirilmesi başlıklı 8’nci Maddesine göre;

“(1) Kamu idarelerinin hesapları, muhasebe yetkilileri tarafından hazırlanarak üst yöneticiler veya görevlendirdiği harcama yetkilileri ile muhasebe yetkilileri tarafından denetime hazır bekletilir veya Sayıştay’ın bildireceği yere gönderilir.”

Bu hükümden hareketle; temsil ve ilzama yetkili müdür veya genel müdürün görevlendirdiği muhasebeci tarafından Sayıştay Başkanlığına gerekli mali evrakların gönderilmesi gerektiği sonucuna varılmaktadır.

4. Sayıştay’a Gerekli Mali Evrakları Göndermemenin Sorumluluğu Nedir?

Yukarıda belirtmiş olduğumuz bilgi ve belgelerin tümü hesap kavramı içerisinde ele alınmaktadır. Sayıştay Kanunu’nun Kamu idareleri ve görevlilerinin sorumluluğu başlıklı 9’uncu maddesinde mali bilgi ve belgeleri göndermeyenler hakkında cezai müeyyideler aşağıdaki gibi açıklanmıştır:

“Hesabı bu Kanun hükümlerine göre zamanında ve tam olarak vermeyen sorumlular veya diğer ilgililer ile Sayıştay denetimine giren kamu idareleri görevlilerinden, denetleme ve yarılama sırasında, istenilen her çeşit bilgi ve defterleri vermeyen ve denetleme ve yargılamayı güçlendirenlerin aylıkları, Sayıştayın istemi üzerine ilgili kamu idarelerince, hesabı veya istenen bilgi, belge ve defterleri eksiksiz verinceye kadar yarım olarak ödenir. Yarım aylık kesilmeye başlandığı tarihten itibaren muhasebe yetkilileri en çok üç ay, diğer görevliler ise Sayıştayca belli edilen süre içinde yine hesabı veya istenilen bilgi, belge ve defterleri vermez veya denetleme ve yargılamayı güçleştiren sebepleri ortadan kaldırmazlarsa, bu defa ilgili kamu idarelerince mevzuatındaki usule göre görevden uzaklaştırılarak haklarında gerekli soruşturma veya kovuşturma yapılır.”

Madde metninde de görüleceği üzere ilgili mali evrakları zamanında ve tam olarak vermeyen sorumlular veya diğer ilgiler açısından aylıklarının yarım olarak ödenmesi ve bu hatanın devam etmesi durumunda daha ağır yaptırımlarla karşı karşıya kalabilirler.

[1] Birleştirilmiş Veriler Defteri Usul ve Esaslarda, “Yevmiye defteri, kasa defteri, büyük defter ve muhasebeleştirme belgelerinde yer alan ilgili kamu idaresinin ürettiği ve bu Usul ve Esaslara ekli tablodaki mali verileri içeren defter” olarak tanımlanmıştır. Usul ve Esasların ekinde yer alan belgelerde belediye şirketlerinin sunacağı birleştirilmiş veriler defterine ilişkin bilgiler EK : 4 Şirketlerden İstenecek Veriler başlığı altında ayrıntılı olarak düzenlenmiştir.